間接部門の課題を解決！生産性向上の糸口とは
会社の売上には「直接的に貢献しない」とされる間接部門ですが、営業や販売、開発、製造といった売上に直結する直接部門を陰ながら支え、会社全体の多岐にわたる業務支援を行うなど重要な役割を担っています。それはまさに企業の屋台骨といえるでしょう。しかし、間接部門は直接部門に比べ定量評価が難しく、業務の成果が見えにくいこと、また日頃の定型業務に時間が割かれ、本来のコア業務に注力ができないといった課題も多くあります。
今回、間接部門が抱える具体的な課題を整理し、今後どのような役割を担いながら、企業の生産性向上に寄与していくのか、その糸口をご紹介します。
間接部門とは
間接部門は、売上に「間接的に貢献する」機会をもつ部門です。営業や販売、製造など売上に直接的に貢献する直接部門を後方から支援する意味合いから『バックオフィス』とも呼ばれています。会社全体に関わる業務を行っており、会社の事業運営を円滑にする重要な役割を担っています。そのため、間接部門の業務の効率化は、会社全体の改善につながります。
また、このほかにも経営資源の「人」にまつわる業務や企業のお金の動きを管理・記録する業務、契約や取り引きなど法律を扱う業務、他の部門では扱わない・定義できない業務など、バックオフィスとしての役割や内容は多岐にわたります。
最近では、AIやビックデータ、クラウド等の最新のテクノロジーを活用し、間接部門の業務が劇的に効率化されるようになり、会社経営に直接影響を与えることができるようになってきました。
間接部門の役割
間接部門には実際にどのような職種があり、どのような業務が遂行されているのでしょうか。具体的に解説します。
人事
人事は、経営資源の「人」にまつわる業務を行います。採用活動や人員の配置などの雇用管理業務、従業員の評価や研修制度などのキャリア開発業務、社員の賃金や退職金など給与体系の策定といった報酬管理業務などを担います。
最近では終身雇用制度が崩壊し、採用や育成、配置や評価、キャリア開発まで、柔軟かつ一人ひとりの社員にフォーカスしたマネジメントが求められ、人事部門では経営戦略に資する貢献が強く求められるようになりました。人事担当者の勘や経験ではなく、データとデジタル技術を活用し、人事業務の一層の効率が必要となっています。「HR Tech」といって、人事部門の生産性向上をサポートする強力な手法に最近は注目が集まっています。
経理
経理は、企業のお金の動きを管理記録する業務を担う部門であり、経理の仕事は「お金を管理すること」と考えられがちです。もちろん、請求書や伝票の整理、会計ソフトへの入力、試算表の作成、給与計算、交通費などの経費精算などお金を「扱う」「管理する」ことを重要な役割としています。しかし、経理の本来の役割は、そうしたお金の動きを正確に把握し、その情報をタイムリーに経営者へ提供することです。最近では、クラウド会計などデジタル化が進み、業務の自動化・効率化が進んでいる部門でもあります。
法務
法務は、契約や取り引きなど「法律」を扱う業務を担います。社内規定の策定、他社との契約書の作成やリーガルチェック、コンプライアンス対応など、企業活動に関係する法律関係について適切に把握したうえで、トラブルを未然に防ぐこと、実際に起こってしまった問題に対しては法律を駆使しながら適切に処理をする業務を担っています。「Reg Tech」「Legal Tech」といった言葉が用いられるようになってきていますが、人事部門や経理部門のように有効なテクノロジーの活用は進んでいない現状があります。
総務
総務は、他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な業務のすべてを扱う、非常に広範囲で管轄が不明確な業務に携わります。会社の規模によって別の部門が扱う業務もありますが、基本的には保安・防災、備品の管理や空調照明などのオフィス管理、社員の健康管理や冠婚葬祭時の対応など多岐にわたります。求められる役割としては、社内の情報やサービスの提供、会社全体のパイプ役や推進役といった、社員が働きやすいと感じるオフィス環境の整備や、風通しの良い風土を育む仕組み作りに注力します。
間接部門の課題
間接部門のさまざまな職種・業務を解説しました。ここでは、間接部門全体が抱える業務への課題感について解説していきます。
評価が難しい
間接部門は直接部門に比べ貢献度が見えにくい特徴があります。業務の成果から考えると、直接部門は商品の生産や販売を行い、「生産数」「販売数」「不良率」や「棚卸資産回転率」、「労働生産性」や「標準時間」などの尺度が明確なのに対して、間接部門の業務成果は数値化しづらく、適切に評価しにくい特徴があります。
ノンコア業務に忙殺されて、コア業務に時間が割けない
多くの企業では、コア業務にリソースを投入して生産性を向上させようとしますが、間接部門の場合、日々の定型的な業務が非常に多く、そうした定型的で難易度の高くないノンコア業務に多くの時間を割いてしまっています。そのため本来のコア業務に注力できないといった課題があります。
間接部門の生産性を上げるためには
では実際に、間接部門の抱える課題に対し、どのように対処していけばよいのでしょうか。ここでは具体的な解決策を用いて解説していきます。
間接部門の目標を明確にする
間接部門は目標の定量化や数値化が難しいとされていますが、数値化して定量評価することが可能な業務もあります。数値化しやすい業務としては、以下のようなものが考えられます。過去の推移や、1人当たりの平均件数を基準にしておけば目標が設定しやすくなります。
・採用計画の達成度
・経費節減率
・社内研修への参加率
・ミスやクレーム件数および処理件数：
・処理時間の短縮・月次決算資料作成の短縮日数など
加点評価できる仕組みを作る
間接部門で働く社員のモチベーション管理には、評価方法の見直しが必要です。
間接部門は、業務成果が不明瞭で数値化もされにくく、個人の評価はミスを犯したときによる減点評価になりがちです。
そのため、加点評価できる仕組みを構築し具体的な数値で量る。つまり数値化することは、モチベーションを上げるための有効な手段となるため、技能や技術、簿記や財務諸表基礎といった専門知識を有する社員への優遇措置もその1つです。
アウトソーシングを活用する
間接部門のコア業務では、採用計画や制度構築、企画などの考える業務の比率が高く、ルーティン業務よりもまとまった時間を要します。定型的で難易度の低いノンコア業務を外部にアウトソーシングすることで、コア業務に集中し、生産性を向上させることができます。
また、アウトソーシング会社は、多くの経験と実績を持っており、正確性や質も担保されていることがほとんどで、自社でやるよりも効率的、かつ安心してルーティン業務を任せることができます。
デジタル化を進める
これは間接部門のどの業務にも共通することですが、積極的なシステム化を図ることで業務の効率化に直結するだけでなく、これまで手作業で行っていた細かい管理を可視化させることができます。また、定型的な業務をデジタル化によって自動化・効率化することで、コア業務に集中することができるようになります。
間接部門の課題解決で、企業の生産性を上げよう
今回、間接部門が抱える具体的な課題を整理し、どのように企業の生産性向上に寄与していけばよいのか、その糸口をご紹介しました。
間接部門は企業の売上に直接影響を与える部門ではありませんが、直接部門を支え、会社全体の事業運営を円滑にする重要な役割を担っています。業務内容の成果を数値で表すのは難しく、適正な評価を得にくいという特徴があります。間接部門の人材の生産性向上のためには、可能な限り目標を定量化し、成果を評価に反映していくことが重要です。
また、間接業務の多くは、定型化しやすくアウトソーシングが可能であり、外部の企業に委託することによって、社員のコア業務への集中や定型業務の効率化、コストの削減につながります。間接部門の課題を解決することで企業の生産性が向上するポイントは様々です。ぜひ参考にしてみてください。
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