購買パターンモニタリングが新しくなりました: より使いやすく、よりタイムリーに

大規模かつ分散したチームで購入を管理する組織では、不審な支出の検知や、コンプライアンスを維持するための支出監査を、一人の担当者だけに頼るべきではありません。購買パターンモニタリングは、支出管理を目視で確認する負担をなくすために作られた、Prime Business Unlimited限定のツールです。組織の購入状況をリアルタイム監視でき、不審なアクティビティがあれば、コンプライアンス上の問題になる前に検知します。

本日、購買パターンモニタリングをより利用しやすくし、組織の実運用体制に適応させるための、2つのアップデートを発表します。

新機能

1. 週次ダイジェストEメール

購買パターンモニタリング、週次ダイジェストメールを管理者に送信するよう、ダッシュボードから設定できるようになりました。各ダイジェストには、現在フラグが付けられている異常の概要が含まれます。毎日のログインが不要になり、イレギュラーな購買アクティビティを定期的に確認する機会が得られます。

このアップデートにより、管理者は監視のサイクルを自分でコントロールすることが可能です。不審な点をリアルタイムで確認することも、1週間に一度まとめて確認することも、柔軟に選択できます。

こうしたEメールを有効にするには、ダッシュボードにアクセスしてください。

2. 財務およびグループレベルの管理者アクセスを拡張

支出のモニタリング権限は、上位管理者だけに限定すべきではないというご意見をよく伺います。複数の部署や事業部門にわたる購入を管理する組織では、グループ管理者や会計担当者が、各チーム内の何が通常で何が異常かを最もよく理解していることが多くあります。

以前は、購買パターンモニタリングにアクセスできるのはアカウントレベルの管理者のみでした。その結果、組織の上層部で異常を検知しても、迅速に解決できる担当者に戻す必要があり、ボトルネックが生じていました。

このアップデートにより、会計担当者およびグループ管理者も購買パターンモニタリングにアクセスできるようになりました。これは、多数の支出確認を複数の部門で管理する大規模な組織において、次のようなメリットがあります。

• 異常への対応の迅速化：購入業務に最も近い管理者が、中央の管理者を介さずに即座に対応できます。

• 状況に応じた適切な判断：自部署の購入傾向を把握しているグループ管理者こそが、本当に異常なものかを適切に判断できます。

• 説明責任の分担を強化：コンプライアンスの監視を特定の担当者に集中させるのではなく、組織全体に分担します。

これは、効果的な購買チームが実践する「信頼しつつも、検証する」という運用モデルに向けた大きな一歩です。これにより、適切な担当者が対応できるようになり、さらに支出を確認するための組織の統制が維持されます。

チームの適切なメンバーに権限を拡張したい場合でも 対象のロールに直ちにアクセス権限が付与されるので、お客様側での追加の操作は必要ありません。

これが重要な理由

未承認の支出や不正購入は、大規模な組織において、最も一般的なコンプライアンスの課題の一つです。今回のアップデートにより、購買パターンモニタリングは、適切な情報を適切なタイミングで適切な担当者に届けることで、その価値をさらに高めました。

より多くの管理者が利用できることで、対応が迅速化でき、的確な意思決定が可能になります。ダイジェストEメールによって見落としも防げます。今回のアップデートは、購買依頼者が、組織の購入状況をスムーズに管理できるよう設計されています。

使用開始

購買パターンモニタリングは、UnlimitedプランのPrime Business会員が利用できます。Prime Businessメンバーでない場合、今すぐ詳細を確認してください。