株式会社ソラスト

Amazonビジネスを導入した理由

• 経理業務の本社集約と標準化
• 各事業所での現金購買と関連業務の抑制
• 少額品の購買先の集約と購買の効率化
  
   

業務のDX/ICT化・本社集約を進める

ソラストは医療事務全般の受託をはじめ、病院の経営支援、さらに介護事業所や保育所の運営など、幅広い領域で事業を展開しています。介護事業ではM&Aを成長戦略の柱に据え、東名阪を中心にソラスト単体で介護事業所約370ヶ所を運営するまでに拡大。それに伴いM&A後の各事業所の運営・会計基準をソラストの基準に統合する必要がありました。一方で経理業務には紙や現金でのやり取りという昔ながらのやり方が多く残っており、時間と手間がかかっていました。かねてよりソラストでは、人材が持つ力を最大限に発揮すべく、業務プロセスを根本的に見直すBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）として業務のDX/ICT化・本社集約を進めており、経理業務においても業務標準化は喫緊の課題となっていました。そこで、Amazonビジネスを活用しました。

現金での買い物が経理業務標準化のネック

経理業務標準化でネックとなったのが、各拠点での現金での買い物です。特に介護事業所や保育所は、季節行事の飾り付けや施設利用者様からの依頼などで細かな買い物をする機会が多く、現金を日常的に扱っています。領収書は、事業所の職員が手作業で処理していましたが、BPRが進めば将来的には370事業所から送られてくる領収書を、経理部が処理することになります。M&Aによって事業所数とともに経理業務も増えているなかで、手を打たなければ本社機能がパンクするのは目に見えていました。また人の手が介在する作業には常にミスの可能性が付きまといます。BPRを遂行するには、現金による買い物そのものを減らす「キャッシュレス化」と、そこで発生した購買データを基に一括で会計処理する「DX/ICT化」の推進が不可欠。その両方を同時に解決するために導入したのが、Amazonビジネスでした。

現金決済件数の約８割、金額にして約3,400万円分の減少を達成

Amazonビジネスをただ導入するだけでは既存の会計システムへの入力作業が必要となり、目指している姿に到達しない可能性がありました。そのためAmazonビジネスの購買データとソラストの会計システムへの連携を調整しました。そのうえで介護・保育の全事業所でAmazonビジネスを導入し、医療支社や本社など全社へと拡大しました。経理・会計業務に精通したメンバーがAmazonビジネス導入を進めたことで、スムーズに展開できたと思います。以前は各事業所が地元のスーパーや百円ショップなどで買い物していたため、少額品ほど購入先が乱立している状況でした。今はその大多数がAmazonビジネスへ集約されつつあり、スケールメリットを利かせやすくなっています。また突発的な買い物でもできるだけ現金を使わずにすむよう、あわせてデビットカードを各事業所に配布。二つの施策の組み合わせで、事業所での現金決済は大幅に減少しました。これら施策により、介護・保育事業所での現金決済件数8割減を達成でき、単月の現金決済がゼロの保育所も出始めています。また以前までは各事業所で現金が足りなくなったとして追加入金の要請が毎週のようにあったのですが、Amazonビジネスが普及した現在は、こういった要請が著しく減少しました。今後は各事業所の現金保有額を引き下げていく予定です。

「事業所での現金決済は大幅に減少しました。これら施策により、介護・保育事業所での現金決済件数8割減を達成でき、単月の現金決済がゼロの保育所も出始めています。また以前までは各事業所で現金が足りなくなったとして追加入金の要請が毎週のようにあったのですが、Amazonビジネスが普及した現在は、こういった要請が著しく減少しました。」

株式会社ソラスト　管理本部 財務部 部長
信末 涼一 氏

Amazonビジネスを“ファーストチョイス”に

現金でないと買い物しづらい地域もありますし、職員によってはオンライン購買に抵抗がある人もいます。従来の購買手段は残しながらも、Amazonビジネスが職員の“ファーストチョイス”となるように環境を整備していきました。使い勝手の面でいえば社内システムとSSO連携することで、職員はユーザーIDやパスワードを入力せずとも、Amazonビジネスにアクセス可能。利便性とセキュリティを両立しています。またAmazonビジネスの利用率が低い地域には、各事業部長からエリアを担当するディレクターに声かけをしてもらい、緩やかに利用率を引き上げていきました。これらの取り組みが奏功して、Amazonビジネスのアクティブ率（1日1回以上アクセスしたかどうかの数値）は80％近くとなり、目標としていた利用率を達成できました。

「現金による買い物そのものを減らすキャッシュレス化と、そこで発生した購買データを基に一括で会計処理する DX/ICT化の推進が不可欠。その両方を同時に解決するために導入したのが、Amazonビジネスでした。」

国立大学法人三重大学　財務部 契約チーム 予算第一担当
兼 業務運営DX作業部会 係長
平山 亮 氏

配送料を年間320万円削減。コスト削減や効率化の先は、クリエーティブな業務に注力。

Amazonビジネスのメリットについて、教員からは「納期が分かりやすく助かっている」「納品場所の融通が利くので、学外で研究する立場としてありがたい」などの声が上がっています。Businessプライム会員にもなっているので、配送は迅速で、配送料も年間320万円ほど削減できました。財務部門としては、今後、業務効率化によって生み出した時間をいかに有効活用するかが重要になります。一つには学部や研究科とのコミュニケーションをいっそう密にして、こちらから戦略的な予算活用、外部資金調達などを提案していきたい。そうしたクリエーティブな業務を通じて、教育活動、研究活動の活性化に貢献していきたいと考えています。

一方でDXの取り組みもまだまだ進めていきたいです。Amazonビジネスの購買データは賢く使うことでさらなる価値を生むに違いありません。消耗品の一括購入によるコストダウン、財務会計システムへの購入データ活用などできることはたくさんあります。引き続き具体的な取り組みを通じて、その潜在的な価値を引き出していければと思います。

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　株式会社ソラスト
　管理本部 財務部
　杉田 香澄 氏

　株式会社ソラスト
　管理本部 財務部 部長
　信末 涼一 氏

    取材時期 2022年7月

    記載内容（役職、数値、固有名詞等）はすべて取材時の情報です。