間接部門のKPI設定は難しい？おさえておきたいポイントを解説
総務・財務・経理・人事といった間接部門では、KPI（目標達成度の数値化）の設定が難しいと言われています。営業などの直接部門を支援するなど、円滑な事業運営には不可欠な間接部門。目標管理の導入や業務の効率化について、なんとかしたいと考えている経営者の方は多いのではないしょうか。
今回は、間接部門の目標設定について、KPI設定の具体例や設定時のポイント、KPIを設定して間接部門の生産性をアップさせるための方法などを解説します。
間接部門の目標設定はしにくい
間接部門には、人事・総務・経理・法務・品質管理・カスタマーサポートなどの部門があり、各部門共通の役割として、経営基盤の役割、顧客満足度を向上させる役割、コスト削減案を考案する役割などがあります。
間接部門はバックオフィスや管理部門とも呼ばれ、営業など売上に直結する部門の支援業務を担当し、企業では縁の下の力持ちとしての役割を果たす部門です。このような間接部門の目標は、「ミスなく業務を行う」、「1人でできるようにする」など定性的な目標になりがちで加点評価がしにくく、目標設定がしにくいと言われています。また、生産性の測定や評価がしづらく、直接部門からの理解を得にくいといった課題も。そのような点から、従業員のモチベーションの維持が課題となるケースも多いです。
間接部門の目標設定には、定性的な目標に加え、目標達成度を測りやすくするためのKPI（数字などの定量的な目標）を設定すると、目標達成度が測りやすく、メンバーのモチベーション維持がしやすくなり、また他部門からの理解も得やすくなるでしょう。
では、実際に間接部門でKPIを設定するには、どのような考え方で進めていけば良いのでしょうか。
間接部門のKPI設定の具体例
目標を設定しにくい間接部門では、「コスト・質・速さ」の3つの観点で設定しましょう。KPIは数値化された指標なので、あらかじめ間接部門の様々なタスクを数値化しておく必要があります。たとえば、1つあたりのタスクを達成するために必要な時間、1つあたりのタスクに現状発生しているミスやクレームの件数などです。その指標を基に、KPIを設定しましょう。ここでは具体例をご紹介します。
コスト削減
コスト削減の観点では、
・経費を前年同月比より〇%削減
・経費削減案を〇個提案
・残業時間を月〇時間以内にする
といった定め方をすれば、定量目標になります。
また、資材調達などを担当する調達・購買部門は資材の原価を下げてコストを削減することで企業の利益に貢献します。コスト削減額・資材別購買比率・ソース別購買比率などをKPIに設定しましょう。
業務の質の改善
業務の質や量についても、目標設定に基準を設けましょう。
・業務マニュアルを〇月までに作成する
・〇〇業務の作業時間を月平均で○時間短縮する
・ミスの発生率を〇%削減する
・勉強会を1か月に〇回実施する
・書類を〇通データ化する
など、普段行っている業務に落とし込みます。そのほか、教育訓練への参加者数、採用計画の達成度などもKPIとしては設定しやすいものになります。
納期までの速さ（納期短縮）
間接部門の中でも購買部門は、生産管理という重要な役割も担っています。特に重要なのが、生産リードタイムを短縮させることです。時間を意識したKPI設定を行いましょう。
・納期を〇日短縮する
・作業時間を〇時間短縮する
ただし、納期を短縮するには生産工程を洗い出し、現状の情報収集・遅延する原因分析をしなければなりません。その上で、作業を減らすのか、作業の生産性を上げるのか、作業工程の中の待ちを減らすのかなどを判断しましょう。
間接部門のKPIを設定する際のポイント
「コスト・質・速さ」3つの観点で定量目的を設定するための具体例をお伝えしました。
ここからは、実際にKPIを設定する際のポイントを解説していきます。
数は少なく
目標の数については、多すぎると意識が分散して効率が下がってしまうので3～5個程度に絞り込みます。
簡単に達成できる内容を設定しない
簡単に達成できてしまう内容を目標に設定することは避けましょう。目標を設定する際には、対象者が努力しないと達成できないレベルの内容にする必要があります。かといって、目標のレベルが高すぎるとモチベーションの低下につながるので、従業員と話し合ってバランスをとる必要があります。
各目標のウエイト・達成度を明確に設ける
目標の優先度を明確にし、それぞれの目標の重要度を従業員が意識できるようにしましょう。また、目標に対し達成度を設けます。中央値は設けず
4 : 目標に対し、100%以上の成果を出した
3 : 目標を100%達成した
2 : 目標に対し、80%未満
1 : 目標に対し、50%未満
といったように、達成状況を明確に設けることで各部門の管理職も従業員自身も、目標達成度を視覚的に理解することができます。
管理職クラスが適切に自部門のミッションを設定・共有する
経営層が定めた会社のビジョンや、今後の方針を管理職層がしっかりと把握し、それを基に、部門ごとにミッションを策定します。
間接部門の管理職は、自部門の従業員の役割を細分化し、何を期待しているのか、どんな役割を担って欲しいかなど、ミッションを浸透させつつ適切に共有する必要があります。
KPIを設定して、間接部門の生産性をアップさせよう
間接部門の目標設定について、KPI設定の具体例や設定時のポイントをご紹介しました。
企業が生産性を上げていくためには、直接部門だけではなく、間接部門の生産性向上は必須です。直接部門の従業員だけではなく、間接部門の従業員のモチベーションもアップさせることができるよう、適切な目標を定めましょう。また、経営層のビジョンがしっかりと浸透するよう、管理職が適切に目標設定し、自部門の従業員に理念を浸透させることも重要です。
