工数削減を始めるなら間接業務から。購買工数の削減がもたらす、企業・社員への効果とは

業務全体の効率化を考える際に、間接業務のコストを削減したいと考える経営者や現場担当者の方は多いのではないでしょうか。間接業務の1つ1つは小さなものですが、積み重なると大きな工数となり、通常業務を妨げます。
今回は、間接業務の工数を見直すことで得られる効果と見直し方法について解説します。

工数削減とは？

工数削減における工数とは、ある作業を行うために必要な作業数を意味します。
作業時間と作業人数を掛け合わせることで導き出すことができます。

工数＝作業時間×作業人数

工数の単位には「人時」「人日」「人月」などがあり、業務内容によってどの単位を使用するかが変わります。工数を把握することは、業務ごとのコストを管理・削減する上で欠かせません。
特に、間接業務は直接利益を生み出すものではないため、工数削減の必要性は高いと言えます。

間接業務の工数を削減することで、様々な効果を得ることができます。

工数削減の効果は企業にも社員にも

間接業務の工数削減を実行できれば、会社全体のコスト削減に留まらず、働く側の社員にも効果があります。ここでは工数削減の効果を企業と社員に分けて見ていきましょう。

企業への効果

間接業務の工数を削減することで得られる効果は、大きく分けて「生産性向上」と「コスト削減」の２点です。

1. 生産性向上
企業の生産性を上げる1つの手段は、企業の競争力や利益の向上につながる付加価値業務の比率を高めることです。この場合の付加価値業務とは、営業部門であれば顧客への提案、購買部門であれば取引先との価格交渉などが該当します。付加価値業務の比率を高めるための施策は、単純に付加価値業務の時間を増やすか、間接業務の比率を下げるかの2択です。

しかし、安易に付加価値業務の時間を増やすだけではさらに現場へ負荷がかかってしまうため、間接業務の比率を下げることのほうが現実的です。
間接業務の比率を下げ、付加価値業務に人的リソースをかけることができるようになれば、企業全体の生産性を上げることができます。

2. コスト削減
間接業務の工数を減らすことは、企業全体のコスト低減につながります。
間接業務は多岐に渡るうえ、1つ1つの業務にかかる時間は短いため、長年見過ごされているケースが多々あります。

たとえば、社内での情報共有や経費の精算などは、社員個人の視点ではわずかな時間ですが、会社全体で積み重なると大きな工数となります。また、間接業務に費やす時間は経営指標として表れる原価や経費と違い、人件費の陰に隠れています。そのため、経営層からは把握しづらく、課題として認識されにくい実態があります。

間接業務の工数を正しく計測し、時間当たりの人件費に換算することができれば、経営層および現場の双方が納得のいく形でコスト削減を実現することができます。

社員への効果

間接業務の工数削減は企業にはもちろんのこと、社員にもプラスの効果をもたらします。ここでは、間接材の購買担当者と経理担当者の事例を取り上げましょう。

・間接材の購買担当者
多くの企業では備品などの間接材を現場の裁量で調達しています。直接材と異なり需給の計画が立てづらい上に、複数の取引先を比較せずに発注されることが多いため、コストの観点から無駄が生じているのが実態です。
また、現場では本来注力すべき業務の合間に間接材の購買を行うことが多く、企業全体のコスト最適化を考慮する余裕がありません。間接材の購買業務そのものが現場の負荷を上げていると同時に、間接材のコスト増加を招いているのです。

・経理担当者
間接材の購買業務は、実際に購買に携わる担当者だけではなく、後工程で伝票を処理する経理部門にとっても悩ましい業務です。
たとえば、伝票のやり取りが紙やエクセルベースで行われている場合、伝票の整合性や社内規定の違反有無を、人力でチェックする必要があります。不備があれば現場の担当者に差し戻す必要があり、さらに時間がかかってしまいます。
また、一部の業務フローが電子化されていたとしても、購買データから決算や予算管理に必要な情報を効率的に入手できているケースは少ないのではないでしょうか。

工数削減はどこから始めるべき？

ここまでで、工数削減は企業と社員にとってどのような効果があるのか解説しました。
では、実際にはどのようにして間接材購買の工数削減を進めていけばよいのでしょうか。
段階を踏んで解説します。

購買工数を削減するためのステップ

1. ヒアリング
まず、各部門の購買担当者にヒアリングを実施します。ヒアリングでは、購買工数が占める業務時間の割合はどれぐらいか、どのような点がボトルネックになっているかを細かくヒアリングし、業務の中に潜む無駄や非効率をリストアップしましょう。また、限られた時間内で有効な回答を引き出すため、予め質問内容を担当者に共有しておくなどの工夫が必要です。

2. 優先順位を決める
次にヒアリングで判明した業務の無駄と非効率について、対応方法と優先順位を付けます。工数削減のためには、テクノロジーを使った自動化、作業手順の見直し、マニュアル整備など様々な手段があります。内容によっては思い切って廃止するという判断もあり得ます。いざ業務の棚卸をやってみると、過去の慣習で特に理由もなく続いていた業務が見つかることもあります。

3. 担当者・作業範囲を決める
工数削減を実行する担当者と作業範囲を決めます。最も業務に精通した担当者を選ぶことが望ましいですが、現場経験が長く教育を担当していたり、マネージャーだったりと多忙なケースもあります。そのため、比較的業務量に余裕がある人を主担当として、最も知見がある人には補佐に回ってもらうのが良いでしょう。工数削減の方針決めや意見出しといった、アドバイザーとしての役割であれば、負担が少なく済みます。

4. 社内での情報共有
最後に、社内で検討結果を共有します。自動化のため予算確保が必要な場合は、経営層にも必要性を理解してもらい、協力を仰ぐ必要があります。

工数削減を始めるなら間接業務から

間接業務は直接業務に比べ、発生するタイミングが読めず管理が難しいため、非効率な業務フローが残ってしまい、現場の負荷となっているケースが多く見られます。そのため、業務全体の工数削減を目指す場合は間接業務から優先的に見直すとよいでしょう。安易に付加価値業務のコストを下げようとすると、現場からの反発や顧客満足度の低下など、コスト削減以上の副作用が起こり得るため、注意する必要があります。

Amazonビジネスなら購買部門と経理部門の工数削減を同時に達成

ここからは、工数削減を実施するための一つの手段として「Amazonビジネス」についてご紹介します。Amazonビジネスを活用することで、購買および経理の担当者双方の工数を低減することが可能です。

購買の自動化

多くの人が使い慣れたAmazonの画面で必要な商品をすぐに探し出すことができます。これだけでも、従来は購買部門が各自でインターネットやカタログから探していた時間を削減できるでしょう。また、購買にあたっての承認フローもシステムに組み込まれているので、各企業で定めたルールに沿っているか確認することができ、承認者の負荷も軽減することができます。

購買情報の可視化

Amazonビジネスによって、購買情報があらゆる角度で可視化されます。
たとえば、以下の情報です。
・最も経費が掛かっている商品
・部署ごとの支出額
・承認フローの進捗状況
従来の紙やエクセルベースの業務フローではこのような情報は把握しづらかったのではないでしょうか。

また、購買データが可視化されることで企業ごとの規定や予算計画を順守する意識が高まり、購買業務全体の統制が効きやすくなります。

経費精算処理の自動化

Amazonビジネスでは、購買業務の経費精算処理や会計ソフトへの取り込みもカバーしています。これまでにも購買管理システムを導入していた企業の中には、購買や承認の業務フローが自動化されていたとしても後工程である会計ソフトへの取り込みなどで経理部門の手作業が発生しているケースが多くありました。Amazonビジネスであれば、この工数も削減することができます。また、支払方法も請求書払いと法人カード払いの両方に対応できるため、現場の購買部門が立替える必要がなくなります。

工数削減を企業の成長につなげよう

今回は間接材の購買業務を中心に間接業務の工数低減について解説しました。
企業にとってコスト削減は難しいテーマですが、その中で最も取り組みやすいといえるのが間接材の購買業務です。まずは現行業務の非効率な部分を洗い出し、優先順位をつけて改善策を検討しましょう。
多くの購買管理システムがありますが、「業務の自動化」や「購買データの可視化」という観点でAmazonビジネスは強力なツールとなります。工数削減に向けた選択肢の1つとして、ぜひご検討ください。