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BPM

BPM(ビジネスプロセスマネジメント)とは?目的や実現すること・手順を解説

BPMは、業務プロセスを可視化、設計、管理し、日々の業務の成果を向上させる経営手法の1つです。この記事では、BPMの特徴や実際の導入手順などわかりやすく解説します。

企業が長期的に安定して成長を続けるためには、経営環境の変化、業務課題を敏感に察知し、現場主導で業務改善を迅速に行える組織体制が必要不可欠です。
近年、多くの企業に注目されているBPMは、業務プロセスを可視化、設計、管理し、日々の業務の成果を向上させる経営手法の1つです。この記事では、BPMをあまり知らないという方や、BPMを活用して業務の効率化を考えている方のために、BPMの特徴や実際の導入手順などわかりやすく解説します。

BPMとは?

BPM(Business Process Management:ビジネスプロセスマネジメント)とは、企業の業務プロセスを管理する手法の1つです。組織内の業務プロセスを分析して問題点や課題を抽出し、かつ最適化を図り、それを継続的に見直していくことで効率的な業務プロセスを実現します。

 

 

BPMの主な目的

 

BPMを実施する目的は企業によって様々です。業務プロセスを改善することによって、様々な経営課題を解決します。BPMは単に改善を行うだけでなく、そういった業務改善をし続ける職場環境を整えるきっかけとなりますし、また、急速に変化するビジネス環境を察知し、現場主導で迅速に対応できる組織力をつけるという狙いもあります。以下に具体的な目的を解説します。

1.組織力の強化


・ガバナンスの強化

業務プロセスが可視化されるようになると、業務の進捗状況を可視化できます。つまり、業務が滞りなく遂行できているか、簡単かつリアルタイムに把握できるようになります。
トラブルについては、「だれが」「いつ」「どの部分やどこのつながり」で発生したのか瞬時に把握することができるようになるため、迅速に対処することが可能になります。

・部門間連携の強化
部門間や複数人に渡って行われる業務では、処理漏れや間違いが起きやすくなります。BPMは業務間・部門間の「知る」「つながる」を促進してくれます。
業務プロセスを可視化し、現場固有の業務をつなぎ、スムーズなタスクの受け渡しが可能になります。これにより、部門間連携の改善の余地にも気が付くことができます。


2.オペレーションコストの最適化

 

BPMの特徴の1つとして、業務プロセスのモデル化が挙げられます。業務の標準化を図ることによって、オペレーションコスト(配送にかかる物流費/日々発生する業務に対応するための人件費などのこと)を削減することができます。オペレーションコスト削減は、製造コスト削減と同じくらいのインパクトを持ち、サービス業など労働集約型の業種でも、大きな効果が期待されています。生産性を高め、個々の業務レベル向上などにも役立てることができます。

 

 

BPMの導入手順

 

では、実際にどのような手順でBPMを導入すればよいのでしょうか。

1.対象業務範囲を明確にしておく

 

組織の業務プロセスは無数に存在します。すべてを並行して改善していこうとしても、使える時間と労力も限られているので、失敗に終わる可能性があります。そのため、ボトルネックとなっている特定の業務プロセスの改善から、段階的に取り掛かるとよいでしょう。もし、短期間で広範囲にわたって改善したい場合は、専門家の力を借りることをおすすめします。経営上重要な特定のプロセスに限定して導入するのか、会社として網羅的に整理するために導入するのかではアプローチが異なるので注意が必要です。
 


2.運用体制を整える

 

BPMを導入する際、主体となるのは現場業務に携わる従業員です。これまでよりも働きやすくなると理解していても、やり方を変えていくことに抵抗感を持つ従業員も出てきます。また、一度に導入しようとすると業務負荷がかかり、混乱を招いてしまいます。そのためBPMを導入する目的をしっかりと説明し、事前に研修を実施する・マニュアルの整備を行うなどの対策をしながら体制を整えていくことが大切です。

 

 

BPMの運用手順

 

BPMで重要なのは「設計・適用・評価」を繰り返し、継続的に改善することです。以下に運用手順を解説します。

1.既存業務プロセスの分析

 

対象となる業務プロセスを選定し、その業務プロセスの洗い出しを行います。そこから現状の問題点や課題を分析します。よく使われるフレームワークとして世界標準のモデリング手法であるBPMN(Business Process Model & Notation:ビジネス・プロセス・モデル&ノーテーション)があります。

2.課題を解決するプロセスの設計

 

現状の業務プロセスの問題点や課題を分析した後に、「無くす」「簡素化する」「組み替える」という視点を持ちながら業務プロセスの再設計をします。この再設計がしっかりできれば、各プロセスは効率的となり、無駄なコストを削減できます。

3.設計した新プロセスの実行・監視

 

再設計したプロセスを実行してみて、以前よりも「効率的か」「スムーズで滞りがないか」など狙った動作ができているかどうか監視し、効率化の効果を把握することが重要です。

4.監視結果をもとに業務プロセスの改善

 

実際に運用しながら継続的な監視を行い、その過程において明らかとなった改善点や問題点を一つずつ潰していきます。繰り返し精度を高めていくことにより、新しい業務プロセスは大きな効果を発揮するようになります。

 

BPMの成功事例

では実際に、企業ではどのようにしてBPMを取り入れているのでしょうか。成功事例を見ていきましょう。


・BPMを活用し複数のシステムと連携し業務を効率化した事例


ソフトウェアの受託開発を手掛ける株式会社ニッポンダイナミックシステムズ(以下、NDS)は、業績向上により受託開発以外のビジネスを拡大し、それぞれに適した個別のシステムが必要となりました。現行のシステムでは限界があり、自社ERPシステム*のサポート打ち切りのタイミングでBPMを導入。その結果、基幹システムや会計システム、従来の勤怠管理システムなどを容易に連携することができ、業務効率を大幅に改善することができました。

*ERPシステム:企業の「会計」「生産」「人事」「販売」「物流」などの基幹となる業務を統合・効率化し、情報の一元化を図るためのシステム


・グループ企業内の事業統合後の業務標準化・合理化に活用した事例


ガゼル株式会社は、携帯電話の販売店向けの営業&業務の代行を事業としています。グループ内の事業統合を機に、販売管理、在庫管理、請求・支払いの多様な業務プロセスを、BPMにより効率化・合理化。結果として、業務工数の3割を削減することに成功しています。

 

BPM導入の成功は、サイクルを回し続けることが大切

 

BPMは企業にとって多くのメリットをもたらします。小さなところから始めて、部門間、そして企業全体へと「設計・適用・評価」の改善サイクルを回し続けることが大切です。業務プロセスの管理や改善に問題を抱えている企業は、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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