BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは？効果や手順、成功事例を解説
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは？
BPM（Business Process Management：ビジネスプロセスマネジメント）とは、企業の業務プロセスを管理する手法の1つです。組織内の業務プロセスを分析して問題点や課題を抽出し、かつ最適化を図り、それを継続的に見直していくことで効率的な業務プロセスを実現します。
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）の主な効果
BPMを実施する目的は企業によって様々ですが、業務プロセスを改善することによって、多くの経営課題を解決します。また、BPMは単に業務改善を行うだけでなく、現場における見直す習慣をつくるきっかけにもなります。ビジネス環境が大きく変化しても、高い組織力で対応できるようになることが魅力です。ここでは代表的な効果を2種類紹介します。
１．組織力の強化
・ガバナンスの強化
業務プロセスが可視化されるようになると、業務の進捗状況を可視化できます。つまり、業務が滞りなく遂行できているか、簡単かつリアルタイムに把握できるようになります。
トラブルについては、「だれが」「いつ」「どの部分やどこのつながり」で発生したのか瞬時に把握することができるようになるため、迅速に対処することが可能になります。
・部門間連携の強化
部門間や複数人に渡って行われる業務では、処理漏れや間違いが起きやすくなります。BPMは業務間・部門間の「知る」「つながる」を促進してくれます。
業務プロセスを可視化し、現場固有の業務をつなぎ、スムーズなタスクの受け渡しが可能になります。これにより、部門間連携の改善の余地にも気が付くことができます。
２．オペレーションコストの最適化
BPMの特徴の1つとして、業務プロセスのモデル化が挙げられます。業務の標準化を図ることによって、オペレーションコスト（配送にかかる物流費／日々発生する業務に対応するための人件費などのこと）を削減することができます。オペレーションコスト削減は、製造コスト削減と同じくらいのインパクトを持ち、サービス業など労働集約型の業種でも、大きな効果が期待されています。生産性を高め、個々の業務レベル向上などにも役立てることができます。
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）の手順
BPMで重要なのは「設計・適用・評価」を繰り返し、継続的に改善することです。1度に全ての業務プロセスを見直すのは大変なため、ボトルネックとなっている部分から段階的に取り掛かると良いでしょう。以下に運用手順を解説します。
１．既存業務プロセスの評価
対象となる業務を選定し、業務プロセスを洗い出したうえで現状の問題点や課題を分析します。よく使われるフレームワークとして世界標準のモデリング手法であるBPMN（Business Process Model & Notation：ビジネス・プロセス・モデル＆ノーテーション）があります。BPNで業務プロセスを図や表に書き出し、視覚的に把握できるようにしていきます。
２．課題を解決するプロセスの設計
現状の業務プロセスの問題点や課題を分析した後に、「無くす」「簡素化する」「組み替える」という視点を持ちながら業務プロセスの再設計をします。この再設計がしっかりできれば、各プロセスは効率的となり、無駄なコストを削減できます。以下に実際の業務を例に改善方法をご紹介します。
コールセンター
お問合せ内容が乱雑しており、業務プロセスが増えている場合はチャットボットの導入がおすすめです。よくある質問を分析し、チャットボットに学習させることで、顧客が問合せをする前段階で必要な回答を得られるようになり、効率的な対応が可能になります。お問合せ件数の削減によって人件費が節約できたり、対応可能な時間を広げたりすることが可能となります。これは顧客満足度の向上につながるなど、大きなメリットがあります。
購買業務
経理部門の「承認作業」や「発注管理」といった人手のかかる購買業務には、Amazonビジネスなどの購買分析が可能なツールを導入すると良いでしょう。Amazonビジネスの場合、購買履歴から自動で分析シートを作成、予算の決定や備品管理の業務プロセスを短縮できます。
３．設計した新プロセスの適用
再設計したプロセスを実行してみて、以前よりも「効率的か」「スムーズで滞りがないか」など狙った動作ができているかどうか監視し、効率化の効果を把握することが重要です。
４．新しい業務プロセスの評価
実際に運用しながら継続的に監視し、その過程において明らかとなった改善点や問題点を一つずつ潰していきます。繰り返し精度を高めていくことにより、新しい業務プロセスは大きな効果を発揮するようになります。
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）に効果的なツール導入
先述のように「設計・適用・評価」を全て人の手で行おうとすると膨大な時間や労力がかかります。特に評価の段階では、多くのデータから分析する必要がありミスが起こりやすい工程となります。ツールを活用することで、より効率的にBPMを行えます。ツールを選ぶ際には次の機能があるか確認しましょう。
業務プロセスの可視化ができる
BPMは既存の業務プロセスを書き出し、評価することから始まります。そのため、直感的に業務プロセスのフロー図やマップ図が作成できる機能が備わっているBPMツールを選ぶと良いでしょう。
知見を蓄積できる
「設計・適用・評価」のプロセスの過程で改善点を見つけた後は、設計時に参考になりそうなアイデアやメモを蓄積できる機能があると便利です。新しい業務プロセスを適用した後もBPMで改善を繰り返すため、日常的に記載できることが望ましいです。
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）ツール導入の成功事例
では実際に、BPMツールを導入し、成功した事例を紹介します。
・BPMツールを活用し複数のシステムと連携し業務を効率化した事例
ソフトウェアの受託開発を手掛ける株式会社ニッポンダイナミックシステムズ（以下、NDS）は、業績向上により受託開発以外のビジネスを拡大し、それぞれに適した個別のシステムが必要となりました。現行のシステムでは限界があり、自社ERPシステム*のサポート打ち切りのタイミングでBPMを導入。その結果、基幹システムや会計システム、従来の勤怠管理システムなどを容易に連携することができ、業務効率を大幅に改善することができました。
*ERPシステム：企業の「会計」「生産」「人事」「販売」「物流」などの基幹となる業務を統合・効率化し、情報の一元化を図るためのシステム
・BPMツールを業務標準化・合理化に活用した事例
ガゼル株式会社は、携帯電話の販売店向けの営業＆業務の代行を事業としています。グループ内の事業統合を機に、販売管理、在庫管理、請求・支払いの多様な業務プロセスを、BPMツールにより効率化・合理化。結果として、業務工数の3割を削減することに成功しています。
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）導入の成功は、サイクルを回し続けることが大切
BPMは企業にとって多くのメリットをもたらします。小さなところから始めて、部門間、そして企業全体へと「設計・適用・評価」の改善サイクルを回し続けることが大切です。業務プロセスの管理や改善に問題を抱えている企業は、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
