備品発注のポイントをおさえて、経費を削減しよう

机や椅子、ノートやボールペン、コピー用紙など、オフィスで使用する様々な備品や消耗品。こういったものを、どのように管理されていますか？
どのくらい在庫があるか把握できておらず、急な在庫切れに慌ててしまったり、備品の管理の仕方が分からず常に在庫過多の状態が続いてしまったりするケースもあるかもしれません。
備品管理が不十分だと備品の過剰発注を招き、不足による業務の停滞、企業活動の効率性、生産性低下を招きます。備品管理は企業の活動をストレスなくスムーズに進めるためにも重要な取り組みです。

今回は、備品発注で起こりがちな問題を明確にしながら、課題を整理し、解決するためのポイントを解説します。

備品発注で意識すべきポイント

では、備品の発注ではどのような点を意識すればよいのか見ていきましょう。

１．在庫切れを起こさない

社内で使用頻度の高い文房具。コピー用紙が切れたのに誰も注文していない、封筒を使おうと思ったら無く、やむを得ず買い出しに行くことはありませんか？
必要な時に必要なものがない状態は非常にストレスがかかるうえ、生産性を低下させる原因となります。「誰かがやってくれるだろう」と他人事にするのではなく、オフィスを使用している全員が意識して在庫切れ防止に努めることが重要です。

また、備品は都度発注では遅いことがあります。
現状、必要な在庫数が確保できているのか定期的に保管場所を巡回し、チェック・発注・補充する必要があります。ストックしておく最低数、発注のタイミングや発注数をルール化し、一人の担当者に任せるのではなくオフィス全体でチェックしましょう。

日常の業務において、過不足がなく備品がしっかりと用意され、必要なときに使用できる状態を維持することができれば、全員が気持ちよく働くことができます。

２．在庫過多を起こさない

備品の品目や個数、利用状況を管理できていないと、十分な在庫があるものを誤って購入してしまったり重複して購入してしまうなど、備品の在庫過多を招いてしまいます。
備品には品質が低下するモノもありますし、在庫を保管するスペースも必要です。使用頻度の低い備品の大量購入や劣化しやすい備品の過剰発注は避けるよう、常に意識することが重要です。

３．費用を抑える

同じメーカーの同じ商品でも仕入れサイトによって価格が異なったり、いつも注文している商品がいつの間にか値上げしていたりするケースがあります。定期的に仕入れ先を見直し、競合と比較しましょう。備品1つあたりの金額は小さいですが、まとめて発注する場合にはコストパフォーマンスに大きな差が出ます。定期的に価格を見直すことで、費用を抑えるように意識しましょう。

備品管理のコスト・工数を削減するために

ここまでで、備品発注の際に意識したいポイントをお伝えしました。
では、実際に備品を管理する際のコストや工数を削減するためにはどのようなことから始めたらよいのでしょうか。
ここでは、具体的な解決策をお伝えします。

１．発注プロセスを見直す

備品発注の際、無駄な発注プロセスがないか確認しましょう。
オフィス内では発注業務の進め方にバラつきがあり、且つフローが不明確で、情報確認に多くの時間を費やしてしまうことがあります。また、担当者によって進め方が異なり、発注に掛ける労力にムラが発生するケースもあります。
発注する際に必ず発生する「確認」や「調整」、「判断」といった発注プロセスを社内で統一するようにしましょう。発注担当者や、経理担当者の業務効率の改善負担と軽減が期待できます。

２．システムを導入する

これまで人力で管理してきた備品の情報をシステムで管理する方法です。
システムによっては導入コストがかかったり、従業員が使いこなせるようになるために研修が必要となるケースもありますが、長期で見れば備品管理の大きなコスト・工数削減に繋がります。
システム化することで在庫状況、購入履歴、仕入れ先の情報などを共有することが可能となり、発注担当者によるバラつきや、発注の重複を防ぐことが可能となります。

備品発注にはAmazonビジネスがおすすめ

先に触れたように、備品の発注・管理にはシステムの導入もおすすめです。備品管理のためのシステムにも様々なものがありますが、Amazonビジネスであれば多くの方が利用したことのある「Amazon.co.jp」と同じように購入することができるので、スムーズに導入することができたというお客様のお声も多くいただいています。また、登録は無料ですので気軽に導入することが可能です。(無料登録はこちら ›）

ここでは、Amazonビジネスがおすすめの理由をご紹介します。

数億種類の品揃えで、最適な商品を選ぶことができる

Amazonビジネスでは、Amazon.co.jpの視覚的な「わかりやすさ」「つかいやすさ」はそのままに、豊富な商品に加え、IT、オフィス用品、消耗品までビジネス向け商品を数億種類扱っています。
欲しい品目1つとっても、様々な候補の中から選ぶことができ、比較できる価格も一目瞭然。自社にとって最もコストパフォーマンスの良いものを選びやすく、わかりやすいサイトデザインとなっています。

最短で翌日配送

スピーディーな配送、質の高い配送、「今すぐに必要なものをより早く」提供することに注力しているAmazon。
あらかじめ必要になることがわかっている特定の備品・消耗品は計画的に購入したいものですが、突発的に必要となる場合でも最短で翌日に配送が可能です。
また、個人向けのAmazonと同様、発送のお知らせやお届け予定日、配送状況を常に確認することができるので安心です。

備品発注の情報を全社に共有できる

Amazonビジネスの法人アカウントの強みは、情報の共有にあります。どこの部署の、誰が、いつ、何をどのくらい購入したのか。品目や購入金額、日時などをダッシュボードで常に確認することができ、社内で情報共有することが可能です。そのため、過剰発注や発注の重複を避けることができます。

経理処理の手間が軽減される

突発的に必要となった備品をオフィスの誰かが購入に出向くケースは少なくないのではないでしょうか。買物に出かけたスタッフは商品を探す手間はもちろん、立て替え払いや精算の申請業務の手間が発生します。また、領収書のチェックや仮払いの精算など、経理処理の手間も発生します。
Amazonビジネスでは請求書払いや法人カードの利用など、組織内で支払い方法を統一することができます。また、購入した商品はすべてデータ化され一括でダウンロードすることが可能です。これにより、購入者は立替精算をする必要も領収書を残す必要もありませんし、経理担当者は立替精算のための手続きの工数を省略することができます。双方にとって工数削減となるでしょう。

備品発注はシステム化も視野に入れて効率化の検討を

今回、備品発注のポイントをお伝えしました。
日常の業務において、適切に備品が用意され適切な時に使用できる状態にあるのは、備品発注の仕組みがしっかりと整えられている証拠です。ストレスなく、快適な職場環境であることは企業の生産性向上に大きく影響します。
備品発注の業務は、手間や時間・コストが掛かり煩雑な業務となってしまいがちですが、人が行う以上、見落としやうっかりミスは発生します。
システムの導入は発注担当者の負担を減らすだけではなく、経理担当者の業務の効率化や生産性向上も期待できます。導入を検討してみてはいかがでしょうか。