ERPとは？基幹システムとの違い、近年主流のクラウドERPについて解説

ERPの意味とは？

ERP(Enterprise Resource Planning)とは、企業資源計画といって、企業の資産である人・モノ・カネ・情報を一元管理し、限られた企業資源を効率的に活用する方法や考え方を意味します。

企業においては生産部門だけでなく、人事や会計、総務など主要業務を支える基幹システムが、部門ごとに独立したシステムとなっているのが一般的です。
ERPでは、部門ごとに分かれている基幹システムを統合的かつリアルタイムに処理し、経営の効率化を図ることができ、基幹業務に関わる情報を一元管理することからも「統合基幹業務システム」とも呼ばれています。全ての情報が連動し、リアルタイムで状況を把握できるようになるため、これまで部門別に決定していた方針や目標を企業全体で決定できるようになります。

基幹システムとの違い

ERPと混同されがちな基幹システムとは、企業の基幹業務を部門ごとに独立させて、コンピューター管理するシステムです。例えば生産管理システムや販売管理システム、人事管理システムなどが挙げられます。
従来の基幹システムでは、各業務をコンピュータで管理することが目的でした。しかし、先述したようにERPではそれぞれの基幹システムを連携させることで、企業経営全体の効率化を目的としています。
従来の基幹システムで管理していたデータや情報を、一元的に管理しようとするものがERPであり、決定的な違いです。

ERP導入のメリット

ERPを導入することで企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

1. 情報の一元管理

これまで部門ごとで独立した基幹システムを運用してきた結果、多くの弊害が生じていました。
従来のシステムは、取り扱う情報やデータ処理の方法がシステムごとで異なり、1つの動きに合わせて他のシステムが連動・同期するということが苦手だったので、個々のシステムごとに入力や更新が必要になっていました。

それに対してERPでは、企業全体の情報が一元管理できるところに大きなメリットがあり、データが部門を横断し、ひとつの動きに合わせて、関係のあるデータすべてがリアルタイムに修正や変更、更新が可能となります。整合性がとられることによって、従来の部門間の連携の悪さを解消することができます。

2. システム連携による内部統制の強化

健全な企業経営を営むためには内部統制の強化は必要不可欠です。
ERPは、業務効率の向上のためのツールとして捉えられがちですが、システム連携による重複処理や漏れの削減、アクセス権限や承認管理の明確化により、モニタリングや高いリスクマネジメントが可能となります。その結果、内部統制を図ることができるので、最近では内部統制を目的としてERPを導入する企業が増えつつあります。

3. 経営意思決定の迅速化

変化の激しいビジネス環境において、迅速かつ正確な意思決定を下すことは非常に重要です。
データベースに情報が集約されており、情報はタイムリーに確認でき、分析が可能です。人やモノ、カネといった経営資源を「見える化」することによって、迅速かつ正確な意思決定を支援します。

ERPの機能とその種類

ERPは導入すれば自動的に業務を効率化できるというわけではありません。様々な種類があるため、自社に合ったEPRを導入しなければうまく活用することができず失敗に終わる可能性があります。自社にとって適切なシステムと導入方法を選ぶことが重要なポイントとなります。「どのように始めるか」「どこに作るか」によって以下の4種類に分けて考えることができます。

ERPの持つ機能

・生産管理
・購買管理
・販売管理
・会計管理
・営業管理
・人事管理
・給与管理

ERPには上記のような企業活動の根幹を担う機能を搭載したものが多くあります。これら以外の機能も製品によっては搭載されているため、自社の課題に合わせたERPを選択しましょう。

【ERPの種類】
1. 統合型

企業のデータを1つに統合して管理できるタイプです。ERPの基本形で、ERPと言えばこの統合型をイメージされる方は多いかもしれません。海外に拠点を持つグループ会社など、グローバル企業でも比較的容易に導入しやすいという特徴があります。

2. コンポーネント型

会計や人事、労務業務といった特定の業務に焦点を当てて導入できるタイプです。必要に応じて機能を追加することができるので、既存の基幹システムとの連携が可能です。低価格かつ短期間で導入できるだけ、スモールスタートに適しています。

3. オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内に物理的なシステムを構築するタイプです。サーバーやネットワーク機器など自社で準備する必要があり、設置後も管理を怠ることはできません。これまで一般的に用いられてきた方法で、自社内でERPを構築できる企業で導入が進んでいました。

オンプレミス型は、サーバーの調達やネットワークの構築、ソフトウェアのインストールなど導入までの作業工程が多く、初期費用に加え維持費も高額になりがちです。
しかし、社内にノウハウの長けた技術者がいる場合、既存の基幹システムを取り込み、自社に適したシステム構築が可能になります。また、ローカルのネットワークで運用するため、情報漏洩などのリスクを減らすことができます。

4. クラウド型

近年、注目を集めているのはクラウド型です。ハードウェアを別途調達する必要はなく、ネット環境とパソコンがあればすぐにERPを導入することができるため、導入時の手間とコストを抑えることができます。さらに、導入後にかかる多くの手間もクラウド事業者側で行われ、運用管理の負担が大幅に軽減されます。また、他のソフトウェアと機能を共有できるAPIという仕組みを介することにより、新しいサービスとの連携や他のサービスとの同期が可能です。

情報流出などクラウドで扱うことを不安視されることがありますが、セキュリティ対策に積極的に取り組み、高いセキュリティ水準をクリアしているサービスも登場しているので安心です。費用対効果、利便性からも今後益々ERPのクラウド型が浸透していきそうです。

ERP導入までの流れ

ERPを導入するとメリットがある反面、高額な導入コストやランニングコストが発生するなどのデメリットもあります。そのためERPを導入する過程で必ずポイントを押さえ、自社に最適なERPを導入しましょう。

導入目的を明確にする

まず初めになぜ自社にERPを導入しなければならないのかを明確にしましょう。 どの機能を使うために導入し、どの業務をどれだけ効率化できるかを明らかにすることで、導入までのステップをスムーズに進めることができます。もし、明確な目的が不明瞭なまま導入を進めた場合には多額のコストを投じただけで、業務の本質的な課題を解決するに至らないこともあるでしょう。

プロジェクトを立ち上げる

解決したい課題に深く理解し、一言で会社全体の変化を促せる経営層に近い役職者をプロジェクトメンバーに選抜しましょう。社内のほぼ全ての基幹業務に関わり、多くの従業員が使用するため、周囲から理解を得られやすいメンバーを選抜しましょう。

導入前の業務フローの棚卸・導入後の業務フローの策定

ERP導入予定の業務について、業務フローを細かく把握することで導入後も問題なく業務を遂行できるようにしましょう。
また、ERPを導入した後でどのように活用し、どのような業務フローにするかということを新たに検討しましょう。現在抱えている課題を解決するだけでなく、ERP導入後に起こりうるトラブルや課題を洗い出し、新しい業務フローを策定することが大切です。

ERPの試験運用

いきなり運用を始めるのではなく、従来のシステムと併用しながら関係部署で問題なく運用できるか慎重にテストします。この段階で最終的な問題点や不具合を確認しましょう。

ERPの本導入

本格的な運用を開始するにあたり、必ずマニュアルを用意しましょう。また、講習会を設けるなどして従業員全員が使いこなせるようなサポート体制を敷くことが大切です。
導入後もどれだけ効率化が達成できているかを随時確認し、調整や改善を繰り返しましょう。

Amazonビジネスで、ERPと連携して購買の一元管理を可能に

基本的に間接材は部署または個人単位で発注するため、購入のプロセスが曖昧になりやすく正確に管理することが難しいという特徴があります。そのため、個々で行われているさまざまな購買から支払いまでのプロセスを標準化し、一元管理することが大切です。
Amazonビジネスを連携させることによって購買業務の利便性が格段に向上するとともに、購買業務を効率的に管理することが可能になります。

・会社やチームでアカウントを共有可能にし、間接材購入の見える化を実現
Amazonビジネスでは１つのアカウントを複数のユーザーで共有し、購買情報の見える化を実現することができます。例えば他部署で購入した間接材をリアルタイムで閲覧できるので、同じ商品を重複して注文するのを防ぐことができたり、いつ・だれが・なにを購入したのかすべて履歴に残るため、在庫の管理をスムーズにできたりします。

・購入までのリードタイムに貢献
数億種類の商品と価格を簡単に比較し、購入できるため、購買にかかる総時間とコストの削減が可能になります。

・経理手続きの処理を削減、簡素化
Amazonビジネスでクラウド型ERPを活用することで、経理担当者はリアルタイムで当月経費を確認することができ、企業全体の経費規模を予測可能となります。
従業員は「立替支払い」が無くなり、「経費申請」処理が簡単に行えることで、経費精算するというストレスや手間から解放され、経理担当者も清算手続きが簡略化できます。

自社の課題に合ったERPを導入して、経営のスピードを加速させよう

最近では、ビジネスのグローバル化に応じて、急速な環境やニーズの変化に対応するための柔軟性の高いERPが求められるようになりました。従来型のERPでは、コストや人的リソースで課題があり、それを解決できる「クラウド型ERP」は徐々にトレンドになりつつあります。クラウド型ERPとAmazonビジネスを連携することで購買業務の自動化や利便性が格段に向上しビジネス購買で発生する様々な業務負担が大幅に削減可能です。
購買の一元管理、購買業務を効率的に進めたい場合にはAmazonビジネスがおすすめです。