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【イベントレポート】事例に学ぶ 介護・保育業界における購買のデジタル化

Amazonビジネス事業本部主催で「Amazonビジネスで実現する、介護・保育業界における購買のデジタル化」というオンラインイベントが開催されました。今回は「Amazonビジネス」を活用した、購買業務・事務作業の効率化をご紹介します。

2017年にリリースされてから様々な業界で利用者数を増やしている、Amazonの法人向けサービス「Amazonビジネス」。その便利さを受けて、介護・保育業界でも利用の輪が広がっています。

 

今回は、2020年9月9日にオンライン上で開催されたAmazonビジネス事業本部主催のイベント『Amazonビジネスで実現する、介護・保育業界における購買のデジタル化』をレポート致します。

 

そもそも「Amazonビジネス」とは何なのか、その概要に簡単に触れつつ、実際に導入した保育業界の法人様の声をご紹介します。

イベント概要

 

介護・保育業界は、医療業界と並びコロナ禍でも社会インフラとしての機能を果たしている、日本社会を支える重要な業界です。

 

現在、介護・保育業界における多くの法人様で、コロナ禍での業務のデジタル化・IT化をどのように進めていけばよいのか悩まれております。そのような悩みを抱える法人様に、購買に関わる無駄を取り除き・業務効率化を実現された企業の事例を交えながら、Amazonの法人向けサービスである「Amazonビジネス」を活用した、デジタル化の最初の一歩としての"購買業務・事務作業の効率化"をご提案させて頂きました。

 

イベント前半は、Amazonビジネス事業本部ヘルスケア営業部マネージャーの大出より、サービスの概要や導入メリットについての説明がございました。また、後半には、実際に導入をした法人の事例紹介として、保育施設や児童クラブの経営を行う社会福祉法人檸檬会の森氏をお招きし、お話を伺いました。その内容を、詳しくレポートしていきます。

Amazonビジネス導入の4つのメリットとは

 

(以下、ヘルスケア営業部大出より)Amazonビジネスとは、一言で言えば企業・法人向けのAmazonです。個人向けのAmazonとの違いは、請求書払いが可能であること、法人限定の安い価格での購入ができること、そして複数ユーザーで利用でき、上長などが購買承認をする機能があることなどが挙げられます。

また、細かな購買状況を分析するデータ機能も充実しています。

 

では、Amazonビジネスを導入することで法人様へどのようなメリットがあるのでしょうか。以下の4つ切り口でご紹介します

 

1.購買コスト削減Amazonビジネスのアカウントから買うと、法人特別価格での購入が可能です。その上、まとめ買いに応じた値引きもあるので、お得に商品を買うことができます。

 

2.立替精算コスト削減Amazonには数億種類もの品揃えがあるので、必要なものが高い確率で見つかるでしょう。これにより、立替精算をなくすことができます。

 

3.導入コストが不要基本的にAmazonの個人アカウントと使い勝手は同じなので、使い方の研修等に時間が割かれることがありません。また、無料で利用できるので、導入に関わるコストもかからないのがポイントです。

 

4.コンプライアンスリスク管理Amazonビジネスを使えばこれまで見えてこなかった購買を可視化することができます。企業として奨励しない購買に気付くきっかけとなるかもしれません。

コロナ禍での新しい生活様式が、新たな課題をもたらしている

 

コロナ禍では、業務を従来の形とは大きく変え、遠隔で実施できるようにすることが求められています。厚生労働省が発表している「新しい生活様式」では、感染防止の基本として、買い物や食事、働き方のスタイルが定義されています。ビジネスの世界では、テレワークやローテーション勤務、オンライン会議などが奨励され、多くのビジネスマンの生活を実際に変化させています。

この「人と人との接触を減らす」という課題は、企業の購買業務の領域にも大きく関わります。

調達購買業務・経理業務の各プロセスにおける課題とは

 

では「新しい生活様式」の枠組みで、調達購買業務や経理業務にどのような課題が生じているのでしょうか。ここでは5つのプロセスに分けて簡単に説明をします。

 

1.新型コロナ対応いかに社員、入居者や児童から感染者を出さないようにするのかという課題です。また、もし感染者が出た場合、業務へのダメージ対応をどう行うのかも検討しておく必要があります。

 

2.パーチェシング業務プロセス発注や納期の督促などの業務で、いかに人との接触を減らすかという課題です。小口現金での買い出しも人と人の接触にあたるので、回避できないか検討する必要があります。

 

3.ソーシング業務プロセス見積取得・交渉・決定などの業務を、いかにオンライン会議・在宅勤務で行うかという課題です。

 

4.エクスペンス業務プロセス取引先への支払い手続きについて、コンプライアンスを担保しながら遂行できるかという課題です。店舗、従業員による立替精算も見直す必要があります。

 

5.調達・経理業務規程脱紙・脱押印など電子を基本とした業務にシフトするという課題です。また、いかにその情報管理を行うかも検討する必要があります。

購買業務における課題──「物品コスト」と「業務コスト」

 

これら5つの課題の中で、「購買業務」に関わる部分にフォーカスを当ててみましょう。

まず、企業内で発生する購買業務関連の課題は、「物品コスト」と「業務コスト」の2点に分けることができます。

 

前者は金銭的なコストなので可視化されやすいですが、後者は購買やその処理にかかる時間・労力のコストを指します。このようなコストを減らすことが、業務改善、ひいては新しい生活様式における課題の解決につながると考えています。

 

例えば、従来の購買処理のフローとして、物品を選んで申請、その承認を受けて購買、購買後に立替精算の申請をして、承認が降りたら支払われるという煩雑なステップを多くの企業が踏んできました。細かく見れば、領収書を貼り付けて申請書にする時間なども積み重なり、大きなコストがかかっていたのです。

 

Amazonビジネスを導入すれば、煩雑なフローをごくシンプルな数ステップに改革することができます。Amazonビジネスの導入を通して業務にかかっているコストを見直すことで、企業の収益性・生産性の向上に直結すると考えています。   

 

以上、Amazonビジネス事業本部ヘルスケア営業部マネージャーの大出よりAmazonビジネスとは何なのか、そして導入によってどのようなメリットがあるのかをご紹介致しました。

 

導入事例―社会福祉法人檸檬会様

 

続いて、社会福祉法人檸檬会本部長の森氏より、実際にAmazonビジネスを活用した事例をお話しいただきました。社会福祉法人檸檬会は、和歌山県に本部を持つ、2007年設立の社会福祉法人です。現在の職員数は1200名を超え、計76もの保育施設や児童クラブの経営を行っています。

各部門と施設でAmazonビジネスを活用

 

(以下、社会福祉法人檸檬会本部長森氏より)檸檬会は、8月の上旬にAmazonビジネスを導入し、現在1ヶ月ほど利用をしています。導入に際して、76の施設と本部の各部門のメールアドレスを利用し、計87ユーザーのアカウントを作成しました。各施設の職員・本部の職員が自分で購買をできるようになっています。購買内容の承認について、各施設の行う購買はその施設長が承認を行うという設定で運用をしています。

 

一方で、施設を統括している本部側で発生する購買は、決済額が各施設に比べると大きくなることが多いので、金額に応じて部署内で承認できるフローにしています。

 

さらに財務のメンバーには一人ひとつのアカウントを付与し、購買状況の確認やその後の会計処理を取り行えるようにしました。このように組織の形態に即した利用設定を行うことで、便利に活用することができています。

Amazonビジネス導入前の課題とは

 

Amazonビジネスを導入する前、檸檬会にはある課題がありました。

それは、施設長が行う事務処理の量が非常に多く、本来はマネジメントにリソースを割くべきところ、その時間を取ることができないというものです。

 

保育業界は一般企業に比べて離職率も高く、そもそも就職希望者も減少しています。そんな中で、マネジメントに労力をかけられないせいでさらに離職率が上がり、また新たな職員を探すのにもリソースがかかるという厳しい状態でした。

職員ともっとコミュニケーションをとり、保育の質を担保したい。そのために施設の現場、本部両方の事務負担を減らせないかと思っていたのが背景でした。

導入後、大幅な業務削減を実感

 

20209月現在、導入してから1ヶ月ほどですが、現場からは早速喜びの声が聞こえてきています。

Amazonは普段多くの職員がプライベートで使用しているツールなので、誰もが利用できる高い操作性を誇ります。無理なく使える上、請求書でのやりとりがクレジットカードに変わったので、振り込みの手間がなくなり、法人の小口現金を持って外に買い物に行くこともなくなりました。その分別の仕事ができるようになったと、多くの現場職員から好評です。

 

また本部側も、各施設から上がってきた膨大な領収書を照らし合わせる作業がなくなり、すぐにデータとして会計ソフトに入れられるので、大幅な業務削減を実感しています。全社的な導入前は、法人全体で11施設しか使っていなかったサービスですが、導入後は利用施設が47施設に増加。件数で言うと66件から198件、金額で言うと27万円から130万円の増加となりました。

導入に際しての苦労・工夫も

 

導入までに要した期間についてお話しすると、Amazonから説明を受けて決定するまでが3週間、そこから運用開始までが1ヶ月ほどでした。この開始までの期間は、アカウントの登録やクレジットの紐付け、マニュアルの作成などを行いました。

実際にかなりの成果が出ている取り組みですが、導入に際しては苦労した点もありました。例えばこのような新しい取り組みを行うとなると、抵抗感を持つ施設長が少なくないのです。そもそも忙しいのに、バックヤード業務で新しいことを初めてエネルギーを割く、そのことを嫌がる声もありました。また、システムをうまく使えるか不安の声もありました。

 

そこで、Amazonビジネスを利用するかどうかを「任意」としました。従来のやり方も認めながら、「利用するとこれだけ事務作業が軽減できる」という案内を徹底することで、現場のストレスを和らげました。

 

また、施設長には、現場での運用ルールを一任。現場がやりやすい形で導入することで浸透を図ったのです。さらに、マニュアル作成システムを利用して、視覚でやり方がわかるようにし、慣れていない職員への説明に活用ました。マニュアルの作成自体は簡単なので、本部にはそこまで負担はありません。普段利用しているAmazonと操作が変わらないので、これだけで問い合わせは0件でした。これには正直驚きました。

Amazonビジネスにさらに求めることは?

 

最後に、Amazonビジネスがもっとこうなればいいというご意見もお話しします。

1つは、保育関連商品の量・質をもう少し充実させて欲しいということです。保育の現場では特殊な商品が必要になることが多いので、商品の扱いを拡大してもらえると助かると思っています。

また、現在は「カートに入れたものが一定の額を超えた時に承認のルートを通る」というシステムですが、「一商品で一定の金額を超えたら承認のルートを通る」などもう少し細かい承認システムを設定できれば理想的です。細かな購買を追記細かく管理できているかが監査で見られる業界なので、その辺りはより徹底できればありがたいです。

 

以上、社会福祉法人檸檬会本部長の森氏より、実際にAmazonビジネスを活用した事例をお話しいただきました。

これからの社会にどのように対応していくか

 

森氏のお話も受けて分かるように、保育・介護業界はデジタル化そのものに抵抗感がある方もいらっしゃいます。それでもAmazonビジネスは、個人が普段利用しているシステムと同様に使えるので、スムーズな導入が叶うのです。

クレジットカードでの利用も可能ですが、請求書払いも可。また必要に応じて、事業部ごと・施設ごとなどの細かい単位で出力することも可能です。

また、Amazonでは現在、6ブランドで、消費財系のプライベートブランドを展開しています。飲料、日用品、ベビーパンツやお掃除シートなどの商品もございます。他ブランドの同種商品より20%以上安い商品もあり、お客様のレビューも好評です。今後も、保育・介護業界のニーズに応えていく予定です。

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Amazonビジネスで、コスト削減と業務の効率化を

 

本イベントを通して、Amazonビジネスというサービスの概要や、保育・介護業界に導入することの具体的なイメージを掴んでいただけたのではないかと思います。導入は非常に簡単で、コスト削減・業務効率化に繋げることができます。保育・介護業界の皆様にもご検討いただければ幸いです。

【アーカイブ動画】

Amazonビジネスで実現する、介護・保育業界における購買のデジタル化

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    今回ご参加が難しかったお客様もぜひご覧ください。

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