【イベントレポート】大学でのAmazonビジネス導入・活用方法を知るイベント「JAB-DAI」を開催
JAB-DAIとは？
「Japan Amazon BusinessーDaigaku」の略で、Amazonビジネスをご利用いただいている大学・学校法人を対象にした情報交換イベントです。Amazonビジネス導入による、学内の業務改善やコストダウンの事例共有、運用の悩みなど、参加者がリアルに直面する日々の課題について質問をしたり、知見を共有しあう交流の場として生まれました（今後、年数回実施予定）。
・当日の発表資料はこちらでご覧いただけます。
※イベントレポートへの掲載は、掲載許可をいただいた阪南大学のみとなります。
※今回のイベント動画のアーカイブ配信はございません。
学校法人阪南大学事例
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Amazonビジネス導入前 商品選定から購買までの膨大な業務に限界を感じた日
最初のセッションでは、学校法人阪南大学 法人部 施設課の井上敦友 氏から事例紹介をしていただきました。施設課に異動してきた井上氏は、学内の調達を一手に担っている施設課の膨大な業務を目の当たりにしたところから検討が始まりました。
各課が電子伝票で起案した伝票を施設課が複数サプライヤーから価格を比較して発注、納品後に検収処理、請求書が到着後に電子伝票の処理していました。作業にかかる膨大な時間や、担当に依存してミスの発生する一連の業務を何とか効率化し、課内の業務負担を削減できないか、と考え始めたことがきっかけでした。
電子伝票システムとAmazonビジネスの導入
井上氏がまず取り組んだことは、「調達システム」を調べること。学内で使用している電子伝票システムとうまく連携し、Dr. Budgetと、Amazonビジネスの導入を決められたそうです。
井上氏：Amazonビジネスに決めた理由は、品数の多さと価格の安さ、また、教職員がプライベートで使用している人も多く、Amazonで調べた価格を自分たちに言ってくることも多かったからです。Amazonビジネスに問い合わせたら、すぐに担当を付けて親身にサポートしていただけました。
導入システムにあたりをつけた後、学内承認を経て、まずはスモールスタートとして、事務局での運用を2021年にスタートしました。セッションでは、導入にあたり、学内の巻き込み方や、学内での活用浸透のために、伝票の突合せ作業や工数のさらなる短縮にどう取り組んだのかなど、実例や学内の調達フローを説明いただきながら、リアルなお話が聞くことができました。
2022年度中には教員の利用も開始する予定で学内調整を進めており、さらなるコスト削減や立替精算業務の効率化に取り組んでいく予定です。
導入後、年間約950万円のコストダウンと大幅な業務時間の削減へ
Amazonビジネスを導入した結果、導入前よりも購入数は増えていましたが、それでも約950万円のコストダウンを実現しました。また、調達にかかる時間も、大幅に削減されたそうです。
発表後は、他大学の参加者から、
- 導入にあたって、学内の承認ステップをどうとっていたのか
- Amazonビジネス以外での購入はどうしているのか
- 請求書発行と検収の突合せの具体的なタイミング
など、現場で日々業務されている参加者ならではのご質問に、井上氏より学内の状況を1件ずつ回答いただきました。
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学校法人阪南大学の発表資料ダウンロードはこちら
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国立大学法人三重大学事例
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２つめのセッションでは、国立大学法人三重大学 財務部契約チームの奥野直美 氏と、平山亮 氏にお話しいただきました。
2019年11月からAmazonビジネスを導入後、規模を拡大してご利用いただいている三重大学ですが、導入時、また導入後の険しい道のりを臨場感あふれる事例とともに共有いただきました。
Amazonビジネスって本当に便利なの？毎月１日は伝票の山に
Amazonビジネスを導入することにより、毎月の教員の立替払いは確実に減ったものの、毎月１日の伝票締め日になると、毎月140件以上、繁忙期は200件を超える請求書がやってきます。1件ずつメールを開封し、添付ファイルをダウンロードし、教職員の名前の判別、請求書と納品書の突合、伝票処理作業が発生するため、毎月１日は作業量が膨大になった、と当時の苦労をお話いただきました。
RPA *で、現場から業務効率化に取り組むことにチャレンジ
*RPA：RPAとは「Robotic Process Automation」の略語。パソコンで行う事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のこと。
「この毎月来る大量の請求書を処理するのに必要な、繰り返し行う面倒な作業と、伝票処理７名の工数をまとめて、どうにか仕組みで効率化できないか」 奥野氏のチャレンジきっかけはここからでした。
まず学内のRPAに詳しい人（後の業務運営DX作業部会メンバー）に、相談をすることからスタートしました。
RPAの利用により、メール受信後、自動的に請求書データをダウンロードし、AmazonビジネスのWebページから注文履歴データをCSVとして出力、そのデータを元に、教職員名を紐づけたファイル名に変更し、適切なフォルダに保管する一連の作業を自動化することができました。セッションでは、実際のRPA作業をデモンストレーションいただきました。
業務効率化とさらなるDXの進化へ。仕組み構築は「現場から」
RPA導入により、担当が毎月の請求書出力にかける処理時間も「150分→５分」へ大幅削減。その時間短縮にとどまらず、「支払い通知書報告も楽にしたい」と、RPAとExcelのPower Queryを利用して各種データを出力、結合することにより、Amazonへの支払通知書報告の作成にも着手しました。平山氏からは、Amazon関連外の事例としてRPAを利用した財務会計システムでの支払伝票処理の活用事例をご紹介いただきました。
平山氏：今後は契約チームの取り組みを学内モデルとして、すでに学内各部署からDX推進のために集められたWGである「業務運営DX作業部会」のサポート体制のもと、管理は情報部門が統括するが、各部の構築部署が構築後の保守も行うことで、自律的に各部署でDX人材を育成していくような動きがしたい。
奥野氏：大学のDXは情報部門にまかせっきりにせず、困っている現場が自ら動くことにより、本当に必要な課題について業務効率化できると思う。いきなり予算をかけて大きなシステムを組むよりも身近にある便利な機能を使い、教職員や業務担当者が楽になるようなスモールステップで取り組んでいきたい。
さらに、Amazonビジネスへのご要望として、「Kindle・Amazon Payが請求書でも購入できるようになってほしい」など、日々課題と思われているお話も宿題として頂戴しました。
参加者からも「RPAの構築は独学か、情報部門に作ってもらったのか？」という質問に対し、
「独学で構築したが、自分たちにプログラミングやマクロの知識があったわけではなく、システムに詳しいわけでも決してなかった。RPAは少しの勉強で誰でも使える技術だと思う。情報部門に頼るのではなく、あくまで現場起点で課題を解決していくことが大切」という力強いメッセ―ジをいただきました。
今回の学校法人阪南大学と国立大学法人三重大学の取り組みは、他の大学の関心も高く、イベント開催中・開催後にも多くのご質問やご感想をいただきました。
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国立大学三重大学の発表資料ダウンロードはこちら
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Amazonビジネスでは、今後も継続して、大学・教育機関の業務効率化に向けて、機能・サービス改善をしていくとともに、皆様が情報交換をいただける機会を開催予定です。
今回のイベントや取り組みにご興味があるかたがいらっしゃいましたら、担当営業へのご連絡、また以下お問い合わせページよりご連絡ください。
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