【イベントレポート】大学教職員が語る、Amazon連携で実現する効率的な調達業務の秘訣とは-学校法人大妻女子大学、駒澤大学、白梅学園大学

冒頭にアマゾンジャパン合同会社Amazonビジネス事業本部 文教営業部 小嶋より、Amazonビジネスのサービス概要について、その後、予算管理WEBシステムDr.BudgetとAmazonビジネス連携について動画にて紹介しました。

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続いて、４つのテーマに沿って３大学にお話しを伺いました。

「Dr.BudgetとAmazonビジネス連携を行ったことで、業務はどのように改善されましたか？」

駒澤大学 山村氏：Amazonビジネス導入前も別の調達システムを使っていたので、立替精算そのものの減少より業務コストの削減に繋がりました。Amazonビジネスは各教員がコーポレートカードで購入後、転送メールを受付検収窓口に送る手間、内容を確認しDr.Bdugetに転記し300人以上の教員のカード利用明細との照合もする手間がありました。
連携導入により、リアルタイムでDr.Budgetに反映されるようになった為、教員・事務側双方の業務負担が大幅に改善されました。また、今までの調達システムやコーポレートカードでも課題であった事前承認がないことによる誤発注や申請できない調達の阻止を実現することが出来ました。教員からも好評であったため、研究費だけでなく学部等の色々な部門管理予算もDr.Budgetに導入し、予算ごとにあったexcel様式を一掃し、調達方式の統一も図ることができました。

大妻女子大学 鈴木氏：以前は職員と事業子会社双方で調達業務を行っていましたが、重複した作業もあったこと、また繁忙期は発注依頼を捌ききれないこともあり、発注にかかるリードタイムが課題でした。
Amazonビジネスの導入によって調達の工数が大幅に削減され、依頼者側、事務側双方の負担が減ったと感じます。従来2名分の業務だった見積取得から依頼書処理までの作業を1名で行うことができるようになり、人件費の削減にも寄与しました。Amazonのプラットフォームを利用できるため、職員を経由せずに依頼者が直接問い合わせできるのも利点です。

白梅学園 武田氏：Dr.BudgetとAmazonビジネスの導入を同時期に実施しました。それまでは各先生方が個人のAmazonアカウントで立替精算を行っていましたが、連携して利用することで、これまでの紙での伝票処理を電子化出来ました。
導入前と比較して伝票処理の処理スピードが格段に改善し、これまで年度末などにまとめて処理していた業務を前倒して処理することが可能となりました。（個人Amazonアカウントの場合は発注したことが職員で確認できないため、年度末にまとめて提出・精算されることが常態化していました）

「Amazonビジネス連携を導入したことで、学内の反応はいかがでしたか？申請者又は管理部門からの反応を教えてください。」

大妻女子大学 鈴木氏：金額を一時的に負担する必要もなく、商品選択・依頼書作成が楽になったと意見をもらっています。立替と比べ配送まで時間がかかる等の声もありますが、実際に使ってみてもらうことでその印象が解消されてきていると感じます。

白梅学園 武田氏：個人向けのAmazonと異なり、Dr.Budgetで予算管理を行う作業が必要でありますが、そこに慣れてない先生もいます。ただ、使い方さえ慣れてしまえばスムーズに使っていただいている印象です。
またDr.Budgetでは、必須入力項目が視覚的に分かること、自身に関する予算のみが表示されること、「check」の項目で収支一覧がすぐに表示されること。が分かりやすい点と評価しています。

駒澤大学 山村氏：先に上げたような手間・負担が大幅に改善され、なおかつ研究費残高や部門予算の残高もリアルタイムで反映されるようになったため事務側はもちろん、教員からも大変好評です。

「最後に、NBソリューション/Amazonビジネスへ期待することがありましたら教えてください。」

白梅学園 武田氏：正直なところ、先生方は文字データでのマニュアルを見ないことが多いので、視覚的な対応が増えると助かります。具体的にはフローチャートや図での説明や、動画マニュアルの作成や、チェックボックスによる選択等の機能の充実です。
また、複数にまたがる伝票のデータ連結（出張の場合、旅費・現地での物品調達・謝礼等が発生し、複数の伝票が存在することになり、データ上での見え方が細かく・複雑になりがちなため）や、AmazonビジネスとDr.Budgetでのデータ取り込みの自動化。（アマゾンビジネスで調達した後に、Dr.Budgetにデータ取り込み作業を行わない先生が複数いる）の実現ができるとより利便性が向上すると思います。

駒澤大学 山村氏：AmazonビジネスサイトのUIとしては、注文履歴の検索を注文番号以外でもできるように、また電子書籍やダウンロード版ソフトウェアは年々需要が増しているため、こちらも注文履歴に反映できるよう対応いただけると電子媒体もweb調達運用ができるようになるので大変ありがたいです。
システムの点としては、タイムセール時の価格やキャンセル状況が現状反映されないため手作業でDr.Budgetに反映する必要はあるので、ここもうまく連携いただけるようになればと思います。

大妻女子大学 鈴木氏：NBソリューション様とは1月からの電帳法に向け、全学的な依頼書のペーパーレス化のカスタマイズを検討中です。また、毎年度の人事異動による更新等、システム保守にかかる時間を減らしたいと考えており、仕組みの構築をご検討いただければ幸いです。Amazon様へはユーザに効率性等のメリットを広く周知する上でご協力いただきたいと思っております。
システムについては、データ連携はされているものの、発注物の管理番号がAmazon様とDr.Budgetで異なるため、サイトでの購買履歴検索時にDr.Budgetの管理番号でも検索出来るようにする等、連携率をあげると利便性があがるように感じます。

まとめ

昨年に引き続き開催した本セミナーでは、参加者の皆様が抱える大学特有の予算管理や会計処理に関し、より具体的なご質問を数多く頂き、大盛況のうちにイベントは終了しました。

昨年開催分のイベントレポートはこちら＞【イベントレポート】システムを活用したペーパーレス化と購買コスト削減を実現 -学校法人阪南大学

Amazonビジネスでは、今後も継続して「より良い大学運営・業務効率化に向けてのヒントを得られるイベント」を開催予定です。今回のイベント、ご紹介サービスについてもっと知りたい方は、担当営業へのご連絡、またはこちらのページからお問い合わせください。