【勉強会レポート】コロナ禍は総務にとって追い風でもある？
総務にかかわる人は価値向上をはかるチャンス
この総務向け勉強会は、Amazonビジネスのお客様を中心としたコミュニティであるAmazon Business Meetupの分科会「総務分科会」にて開催されました。総務分科会は、同じような課題を抱える総務の方々が会社や業界の垣根を変えて情報交換、ネットワーキングできる場として始まりました。
今回は、合同会社DMM.com総務部長の高橋様、パーソルキャリア株式会社総務課長の今泉様にコンテンツ企画・ファシリテートを務めていただきました。本コミュニティの主宰を務めていただいているDMM高橋様からは、「コロナによって働き方改革が積極的に行われている今こそ、総務にとって追い風が吹いている。なんでも屋や雑用担当という日本の総務におけるネガティブなイメージを変えるチャンスだと思う。総務に関わる人全員で価値向上をはかるためこの勉強会を通じて情報交換をし、今後の業務に役立てていただきたい」という熱いメッセージをいただきました。
その後、自己紹介を兼ねて、「最近総務の仕事上で一番うれしかったこと」や「夢のオフィスの形」について参加者からお話いただきました。特に「夢のオフィスの形」では「オフィス内にジムが欲しい！」や「バーチャルオフィスを作りたい」など自由なアイデアが飛び交いました。
また新型コロナウイルスの影響でコスト削減が重要な課題となっている企業様からは、「現状全席に1台ずつ固定電話が配布されているが、携帯電話を全員が持っているわけではない。この時代に1人1台の固定電話はいらないし、携帯電話のほうが利便性も高いため、固定電話の台数を削減し、全員に携帯電話を付与したい」といった発言もありました。
テレワーク下で変わるオフィスの在り方やペーパーレス
その後、グループセッションでは参加者が2つのグループに分かれ、「コロナ禍での効率化」をテーマに参加者から意見を集め、トピックを選び、情報交換を行いました。その中でも印象的だった2つのトピックについてご紹介いたします。
・テレワーク下でのワーキングスペースの活用方法について
感染防止の為、在宅勤務を推奨する企業が増えている中、各企業がオフィスの在り方について様々な課題を持ち、取り組んでいました。ある鉄道会社の参加者からは、オフィス勤務の従業員は感染防止のため席を離れて配置し出社率は7割ほどになっている一方、駅で勤務されている従業員は泊まり勤務も多くスペースも狭いため、濃厚接触のリスクが課題として挙げられました。
それに対して別の参加者から「（駅でも）席の間にはアクリルパーテーションを立てる、2名以上でいるときにマスクを外さない、飲食を共にしないなど徹底すれば感染リスクは低いのでは」という意見がありました。各企業が感染対策に頭を悩ませている様子がうかがえました。
・テレワーク下での書類作業のペーパーレス化について
総務やバックオフィス系業務の課題として初めに挙げられるのが、紙や印鑑などの物理対応です。コロナやテレワークをきっかけに、各社が紙から電子データ、印鑑から電子署名などの切り替えに注力されており、過渡期に特有の悩みも挙げられました。
例えばパーソルキャリア株式会社の今泉様からは、「紙を利用したオペレーションを残さざるを得ない状況がある。例えば、紙の請求書をPDF化する場合等、マンパワーがかなりかかってしまう」といった悩みや、鉄道会社の参加者からは「出社率が上がってきてはいるが、家が近い人が出社することが多く、特定の人に負担が集中している現状がある。これからは出社手当てが必要になるのでは」といった意見もありました。
総務分科会、新メンバー募集中
どのグループも和気あいあいとしながら、積極的に各社の取り組みを伝え、悩みを相談していました。参加した方にとって、非常に学びの多い意見交換ができたのではないかと思います。
総務分科会は、今後も、3か月に1回のペースで開催予定です。新規メンバーを随時募集しています。興味のある方は本コミュニティ事務局（ab-community-soumu@amazon.co.jp）までお気軽にご連絡ください。
