Amazon Business For University
【イベントレポート】予算管理システムとの連携でコンプライアンス強化を実現 –昭和女子大学様の事例–
セミナーテーマ
「透明性の高い仕組みで公的研究費不正防止の強化と管理を効率化」
【内容】
- 不正防止システムの強化
- Amazonビジネス紹介
- システム連携デモンストレーション(Dr.Budget・Amazonビジネス)
- 昭和女子大学様の事例ご紹介
- 質疑応答
研究者が支払いに関与しない仕組みの構築
まず、初めに株式会社NBソリューション 代表取締役社長 保坂一弥様より、「不正防止システムの強化」というテーマでお話しいただきました。主に研究費の不正使用の例、また、それらを防止する仕組みとして、Dr.BudgetとAmazonビジネス連携による、不正防止システムの概要についてお話しいただきました。「研究者が支払いに関与しない仕組みを構築できれば不正を事前に阻止」ができるため、Dr.Budgetの導入が不正防止に対して非常に効果的であることを説明しました。
教員、管理部門、双方にメリットのあるサービス
Amazonビジネスのご紹介
次にAmazonビジネス事業本部 文教営業部マネージャーの村松より、「大学様におけるAmazonビジネスのご活用方法」についてお話しさせていただきました紹介いたしました。NBソリューション様のお話と同様に、「研究者が支払いに関与しない仕組みの構築」にAmazonビジネスがどのように貢献できるのか、という話のほかに、教育機関向けの特別割引価格など大学様向けのに向けたAmazonビジネスの取り組みについてもお話しさせていただきましたました。
システム連携デモンストレーション(Dr.Budget・Amazonビジネス)
後半では、NBソリューション様よりAmazonビジネスとDr.Budget連携のデモンストレーションが披露されました。AmazonビジネスとDr.Budgetを連携することでAmazonビジネスでの購入に対しても第三者発注ができ、コンプライアンスの強化が実現可能となること、請求書払いにより立替清算が不要となることなどを実際の画面を見せながら解説されました。
システム連携計画段階から約6か月で導入
最後に、学校法人昭和女子大学様の武田亜紀 様(教学支援センター 研究支援課 主任)より、システム連携による導入事例をお話いただきました。
昭和女子大学様では、2020年5月よりDr.BudgetとAmazonビジネスを連携してご利用いただいています。連携以前にもそれぞれのサービスを活用されていましたが、全学でAmazonビジネスの導入の計画が進んでいたタイミングで科研費の予算執行においても、AmazonビジネスとDr.Budgetのシステム連携を実施されました。連携実装における学内調整は情報システム部門を中心に進め、システム連携計画段階から約6か月で導入完了に至りました。
昭和女子大学では、研究の円滑かつ効率的な遂行等の観点から一定金額未満の物品購入は研究者発注が可能ですが、事務担当者としては発注時点で支出財源が特定しづらい事が課題でした。Amazonビジネスでは商品選択後にDr.Budgetに画面遷移し、支出財源を選択、発注承認申請を行うため、発注時点で支出財源の特定が可能となったとのことです。
また、Amazonビジネスの発注前に適正な購買かどうかを事務担当者が確認できるようになっただけでなく、事務担当者による承認・支払が可能となり、研究者が直接発注・支払に関与しないという点からガイドライン遵守の面でも有効とのことです。
その他にも、Dr.Budgetから会計システム用のデータを出力し、会計連携を簡単な操作で実施できる点や、Amazonビジネスから請求書をダウンロードできるため、これまで研究者から個別に受け取っていた領収書が受け取り不要となった点にも言及されました。
セミナー全体を通して、大学特有の予算管理や支払処理に関する具体的な話が多かったため、参加者の中心である大学関係者の方々からは時間終了まで多数の質問や感想が続き、大盛況のうちにイベントは終了しました。
Amazonビジネスでは、今後も継続して「より良い大学運営・業務効率化に向けてのヒントを得られるイベント」を開催予定です。もし今回のイベント、ご紹介サービスについてもっと知りたい方がいらっしゃいましたら、担当営業へのご連絡、またはWebからお問い合わせください。
Dr.Budgetに関するお問い合わせ
Dr.Budgetは、日本初の本格的でかんたんな発生源入力を実現した、発生源Web予算管理システムです。「調達入力」「支払入力」「旅費入力」「仮払入力」に対応しております。
