【イベントレポート】埼玉大学様から学ぶ物品購入集約から伝票処理電子化までの進め方

研究費による物品購入の集約により業務を合理化、本業に専念できる環境を提供

最初のセッションでは、株式会社一貫堂 常務取締役　阿保晴彦様が、購買プラットフォーム「KOBUY」を紹介されました。阿保様からはKOBUYを適切に活用することで、既存取引先の業務合理化、科研費管理の適正化、プラットフォームの利用率増加など様々な効果を生み出せることを解説しました。

セッションの後半では、実際にAmazonビジネス連携による発注を含むデモンストレーションもありました。

自由度の高い組織階層や承認ルール、請求書の発行設定が可能なAmazonビジネス

2つ目のセッションでは、Amazonビジネス事業本部 文教営業部 丹下より、大学におけるAmazonビジネスの活用方法について紹介いたしました。Amazonビジネスのアカウント構造、支払い方法の事例や、具体的な導入のステップを中心にお伝えしました。

特に、具体的な導入のステップの部分では本セミナーのゲストの埼玉大学様がAmazonビジネスを導入した際のステップをご紹介するなど、大学関係者の皆様にとってよりAmazonビジネスの理解を深めていただけるような内容となりました。

３つのフェーズで挑む調達の課題解消

最後のセッションでは、KOBUYとAmazonビジネスをそれぞれ運用されている国立大学法人埼玉大学 学務部教育企画課教育企画室担当係長 (併) 情報メディア基盤センター運営室専門職員川上 糧佑 様（導入当時：財務部財務課総務係）にご登壇いただきました。

埼玉大学様では、先生方が発注する際、システムで作成する発注書の他、見積書、納品書、請求書を紙ベースで運用していました。そのため、経理側にはチェック、修正作業の手間、教員側には発注書作成の手間や、修正対応の不満などが生じていました。また、各証憑を紙ベースで扱っていることで、テレワークへの対応が難しいなど、様々な課題が生じていました。

これらの課題に対して、システムの導入と連携を、3つのフェーズに分けて進めていくことで、確実に一つ一つの課題を解消していこうとしています。川上様からは、３つのフェーズそれぞれの詳細の説明があり、埼玉大学様が目指している完全電子化運用についてお話しいただきました。