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経費精算のシステム化で、現場担当者のコスト削減と効率化を実現しよう

ビジネスにおいて経費精算は必要不可欠です。1日単位で見ると気にならなくても、長い目で見ると社内のリソースはかなりの工数を割いています。今回は、この経費精算のプロセスを効率化するための手法について実例を交えて解説していきます。

経費精算はビジネスにおいて必要不可欠な業務です。例えば社内の営業が交通費を手入力して申請し、その内容を定期区間が控除されているか経理が確認し、承認する…といった光景が見られる企業は多いのではないでしょうか。
1日単位で見ると気にならなくても、長い目で見ると社内のリソースはかなりの工数を割いています。

経費精算の概要


経費精算効率化の説明に入る前に、「経費精算」という言葉の意味を解説します。

経費精算とは?

経費精算とは、業務に必要な経費を一旦社員が立て替えたのちに、そのお金を企業に請求することです。
例えば、営業活動にかかった宿泊費や移動費などを領収書と引き換えに会社側から払い戻してもらうことなどがあります。

経費精算における「経費」と「費用」の違い

経費とは税務会計上の用語で、法人税を計算する上での損金を意味します。課税対象となる所得を算出するための要素であり、経費が大きくなるほど所得は小さくなるため、納める税額も小さくなります。また、企業が収益をあげるために要した支出全般を指す「費用」という単語とは意味が異なるので、注意が必要です。

経費に含まれるもの
 

では、経費精算の対象となる「経費」にはどのようなものが当てはまるのでしょうか。主に経費には旅費・交通費、消耗品費、交際費、通信費、福利厚生費の5つが費目として含まれます。経費となる各項目の内容や具体例について、それぞれ解説していきます。
 

●旅費・交通費
営業活動のために利用した電車、バス、タクシーなどの公共交通機関にかかった費用、出張先の宿に支払った宿泊費などが当てはまります。

●消耗品費
該当の経費が消耗品費かどうかを見極める具体的な基準は、価格が10万円に満たないこと、使用できる年数が1年に満たないこと、が挙げられます。この2つに基準のいずれかに該当すれば消耗品費の扱いとなり、経費精算の対象になります。この条件内であれば、固定資産とされるパソコンやデスクも消耗品費として扱えます。逆にこれらの条件に当てはまらない場合は備品勘定での処理となり、毎年行うこととなる減価償却が必要となってしまいます。

●交際費
接待交際費ともいわれることから分かるように、取引先やそれに関係する人物への接待や贈与物にかかった経費がこれに当てはまります。社員旅行や社内会議で普段から要している茶菓子などはこれに当てはまらないなど、当てはまらないものも多くあるので、都度確認が必要となります。

●通信費
業務上で必要な郵便代金や、電話による通話代金、インターネット利用による通信代金などの料金のことです。しかし、祝電やお悔やみ電話などは通信費ではなく、「接待交際費」や「福利厚生費」に含まれるので区別するよう注意が必要です。

●福利厚生費
会社が社員の福利厚生のために提供するサービス費用のことです。具体的には社員旅行や、従業員同士のコミュニケーションの円滑化などを目的として開催される、社内イベントなどがこれに当てはまります。しかし社員旅行であっても、参加人数がその職場の50%以上を超えない場合や、かかる経費が高額すぎる場合には福利厚生費に認められないので注意しましょう。
 

また、経費は扱う費目が多岐に渡りますので、同じ種類の経費でも会社ごとに振り分けられる費目が異なることもあります。例えば、旅費と交通費を一緒に扱う会社もありますが、逆に旅費を宿泊費と日当に分ける企業もあるでしょう。経費の扱いは税金や経理に関わるデリケートなものですが、統一的なルールがないのが現状です。

経費精算の種類


では、経費にはどのような精算方法があるのでしょうか。

・小口精算
小口精算とは、日々の細かい経費を賄うために、現場でストックした小口現金を使って精算することです。経費が発生するたびに本社から送金してもらうのはあまりにも非効率であるため、現場である程度の現金を持っておきます。外回りが多い営業の部署では交通費を小口現金としてストックしておけば、営業担当者の立替をできる限り減らすことができるでしょう。また、オフィスのすぐ近くで手に入る消耗品を購入するにあたり、小口精算するケースもあります。

・立替精算
交通費や業務で必要な物品を、社員が経費を立て替え、経理へ申請することで給与に振り込まれる精算方法です。企業によっては領収書やレシートと併せて申請しなければならないケースもありますが、領収書やレシートの管理をしなければならない点、また、金額が5万円10万円と大きくなると社員の日常生活をひっ迫してしまう可能性があるので注意が必要です。

 

経費精算の流れ


それでは実際に、経費にまつわる業務がどのように流れていくのか見ていきましょう。

1. 現場担当者が立替精算をする
業務の中で経費負担が発生した際は、現場担当者が現金やクレジットカードで立て替えます。小口現金を使うケースもありますが、多くは現場担当者のポケットマネーで負担することになるでしょう。

2. 現場担当者が領収書をもらう
経費を負担した現場担当者は、その金額を証跡として残すため領収書を取得します。領収書は決算や税務調査においても重要な証拠書類となります。

3. 経理担当が部署や品目ごとに仕分けをする
現場担当者から集まった領収書は、経理担当が会社のルールに基づいた品目ごとに分類します。部署ごとに異なるルールで整理されているケースもあるため、この場合も経理担当者の手で会社共通のルールに沿った仕分けをします。

4. 経理担当がデータを入力する
領収書を分類した後は、品目ごとに金額を入力していきます。多くの場合は自社で準備した経理システムに手作業で入力していくことになるでしょう。ここで作成されたデータは決算や納税といった局面で重要となるため、経理担当者にとってはストレスの多い業務となります。

5. 従業員への支払いが行われる
負担した経費が社内ルールに則ったものであれば、経理担当のデータ入力後、実際に負担した担当者に支払いが行われます。確認作業を挟むため、立替えから支払いまで時間がかかることが多いです。

経費精算で最も着目すべきは消耗品


経費精算は旅費、交通費、消耗品費と多岐に渡ります。しかし、経費精算の効率化を考える場合は、まず消耗品の経費精算から手を付けるのが得策といえるでしょう。消耗品費は文房具や生活用品、通信機器に至るまで幅広く対象とされており、経費精算プロセスには効率化できる要素が多分に含まれているのです。
ここでは、消耗品の経費精算に目をつけるべき3つの理由について説明します。

経費精算の回数が多い消耗品


消耗品費は品目によっては消耗スピードも速く、経費精算の頻度も多いでしょう。
通常業務が多忙な場合は、1回ごとの経費精算が現場担当者の負担になります。また、経費精算の作業が本来注力すべき業務を圧迫して、パフォーマンスを落としてしまうという側面もあるでしょう。

消耗品の発注業務で、現場に負荷が

現場で消耗品の発注をする場合、そのルールは会社によって様々です。システムを使って効率的に発注できるケースもあれば、決まったテンプレートに沿って申請書を作成して承認を得ることもあります。特に後者の場合は通常業務の合間に実施することになるので、現場担当者の負荷を増やすでしょう。先述の消耗品の精算頻度が高いことも相まって、より現場担当者を悩ませます。また、承認が階層的に行われるため、どこかで処理が止まった場合は問合せの必要が発生します。

精算ルールが異なり、経理部門への負担も大きい


消耗品の経費精算は、経理部門への負担も大きい業務です。精算ルールは会社によって異なり、さらに部署ごとに個別のルールが存在していることもあります。経理担当者は個々の伝票についてルールに合致していくかを確認していく作業を強いられます。当然ながらケアレスミスが発生することもあるでしょう。多くの領収書は紙ベースで提出されるため、自動読取の技術を使用しない限り人手での確認作業になります。また、領収書は郵送や保管のコストもかかるため、会社全体のコスト低減を目指す場合に避けられない課題です。

消耗品の経費精算を効率化するAmazonビジネス

消耗品の経費精算に対して有効なのが、Amazonビジネスです。Amazonビジネスは人手に頼りがちな経費精算の業務プロセスを自動化および可視化し、現場の負荷軽減につなげることができます。また、多くの人が使い慣れたAmazonのユーザーインターフェースを持つため、初めての人も使いやすいという大きなメリットがあります。

いつ、だれが、何を購入したかデータ化が可能


Amazonビジネスを利用することで、これまではブラックボックス化していた経費精算のプロセスが可視化されます。従来は経理に伝票が届くまでわからなかった購買情報が、発注時点で見えるようになります。プライベートでAmazonを利用したことがある方であれば、注文履歴なの画面をイメージするとわかりやすいかと思います。特に購買情報が電子化されることでレシートが不要になり、現場担当者の現金立替がなくなることは大きなメリットでしょう。

社内共通の承認ルールへの統一が可能

これまでは承認者が人手で確認作業を行っていたところを、Amazonビジネスではオンラインで承認することが可能になります。また承認フローのルールも設定することができます。承認ルールは社内で統一する必要があるため、部署ごとに承認ルールが異なる場合調整が必要ですが、一度統一できればAmazonビジネスで一元的に管理することができます。
また、承認者にメールで通知する機能もあるので、場所にとらわれずに経費精算を進めることができます。Amazonビジネスは近年拡大しつつあるテレワークにも適したサービスといえるでしょう。

既存システムとのスムーズな連携と切替が可能

経費精算について、一部のプロセスでは別のサービスを使っているケースもあるでしょう。その場合でもAmazonビジネスは効果を発揮します。例えば、経費の承認フローは自動化されていないものの、経理システムは存在するというケースもあるでしょう。その場合は、Amazonビジネスの購買情報を既存の経理システムにデータ連携することができます。これによって、経理担当者が手作業で購買情報を入力する必要がなくなります。
また、すでに別の消耗品購入のサービスを導入している場合でもAmazonビジネスを外部カタログサプライヤーとして追加できるので、既存のサービスを有効活用しつつ消耗品のラインアップを増やすという使い方も可能です。
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Amazonビジネス活用事例:すしざんまい様

東京都内を中心に計55 店舗を展開するすしざんまい様(株式会社喜代村が運営)では、Amazonビジネスを利用して、消耗品の精算業務を全社的に効率化することに成功しています。
すしざんまい様では、経営企画部において個人用のAmazonを利用して消耗品の購買を行っておりましたが、さらなる経費精算の効率化を目指し、店舗を含めたAmazonビジネス導入を決断しました。経営層やデジタルに苦手意識のある従業員へ粘り強くメリットを説明し、ついには全社導入に至ります。これによって、従来は1か月近くかかることもあった消耗品の手配が翌日には完了するようになり、現場の負担も大きく軽減されました。さらに、各店舗の個性を引き出すための備品をすぐに発注できるようになったことで、本業である店舗運営においても効果を発揮しています。
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まずは消耗品から、経費精算を効率化しよう

消耗品の経費精算は部署ごとにルールが統一されておらず、1つ1つの作業量が軽微であることから、効率化の対象としては見逃される傾向があります。しかし、消耗品が多岐に渡ること、頻度が高いこと、経理部門にも負担があることの3点から、効率化の余地が大きい領域といえるでしょう。特にAmazonビジネスは、経費精算の可視化と自動化において大きなメリットを生み出します。さらに既存サービスとの親和性も高いため、多くの企業にとって強い味方となるでしょう。Amazonビジネスを活用して経費精算を効率化し、現場担当者や経理部の人材がコア業務に専念できる環境を整えましょう。

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