経費精算の業務フロー、注意点を解説！効率化のポイントとは？

経費精算とは？

経費精算とは、業務に必要な経費を一旦社員が立て替えたのちに、そのお金を企業に請求することです。例えば、営業活動にかかった宿泊費や移動費などを領収書と引き換えに会社側から払い戻してもらうことなどがあります。

日々の細かい経費を賄うために、現場でストックした小口現金を使って精算する「小口精算」と、交通費や業務で必要な物品を、社員が経費を立て替え、経理へ申請することで給与に振り込まれる「立替精算」の2パターンがあります。

経費とは税務会計上の用語で、法人税を計算する上での損金を意味します。課税対象となる所得を算出するための要素であり、経費が大きくなるほど所得は小さくなるため、納める税額も小さくなります。

また、企業が収益をあげるために要した支出全般を指す「費用」という単語とは意味が異なるので、注意が必要です。

経費には以下の科目が含まれます。

また、経費は扱う費目が多岐に渡るため、同じ種類の経費でも会社ごとに振り分けられる費目が異なることもあります。例えば、旅費と交通費を一緒に扱うケース、旅費を宿泊費と日当に分けるケースもあるでしょう。

経費の扱いは税金や経理に関わるデリケートなものですが、統一的なルールがないのが現状です。

経費精算の流れ

それでは実際に、経費にまつわる業務がどのように流れていくのか見ていきましょう。

1.　現場担当者が立替精算をする

業務の中で経費負担が発生した際は、現場担当者が現金やクレジットカードで立て替えます。小口現金を使うケースもありますが、多くは現場担当者のポケットマネーで負担することになるでしょう。

2.　現場担当者が領収書をもらう

経費を負担した現場担当者は、その金額を証跡として残すため領収書を取得します。領収書は決算や税務調査においても重要な証拠書類となります。企業によっては経費精算書へ記入が必要となるケースもあります。

3.　経理担当が部署や品目ごとに仕分けをする
現場担当者から回収した領収書は、経理担当が会社のルールに基づいた品目に分類します。部署ごとに異なるルールで整理されているケースもあるため、この場合も経理担当者の手で会社共通のルールに沿った仕分けをします。

4.　経理担当がデータを入力する

領収書を分類した後は、品目ごとに金額を入力していきます。多くの場合は自社で準備した経理システムに手作業で入力していくことになるでしょう。ここで作成されたデータは決算や納税といった局面で重要となるため、経理担当者にとってはストレスの多い業務となります。

5.　従業員への支払いが行われる

負担した経費が社内ルールに則ったものであれば、経理担当のデータ入力後、実際に負担した担当者に支払いが行われます。確認作業を挟むため、立替えから支払いまで時間がかかることが多い傾向にあります。

経費精算で企業が抱える課題

フローだけ見ると簡単にできそうな経費精算ですが、この一連の流れの中にはさまざまなリスクが潜んでいます。

申請→支払いまで時間がかかる

一般的に現場担当者が立替精算をした場合、申請書の記入や領収書の提出を求められるケースが多いでしょう。これらを記入する手間や、経理部へ提出し、経理部で確認するにも時間がかかります。

遠方への出張の交通費など金額が大きいと、申請から承認・支払いまでの間に現場担当者の負担になりかねません。

領収書紛失のリスク
現場社員が領収書を紛失させてしまった場合、基本的には支払いができなくなってしまいます。領収書再発行の依頼や、通帳記録や振込明細書、カードの利用明細で対応できるケースもありますが、いずれにしても本来のフローに加えて手間がかかってしまいます。

入力ミス、計算ミスなどのヒューマンエラー

現場社員が経費精算書に記入する際の計算ミスや、経理担当者の確認の際の計算ミスなど、申請から支払いがされるまで人力で計算を行う企業では、ヒューマンエラーが起こるリスクはつきものです。また、Excelなどで管理している場合は申請内容の改ざんなどのリスクもあります。

小口管理などセキュリティ面のリスク

立替精算に必要となる現金をオフィスで管理する必要があります。経理担当者が、小口現金出納帳と実際の現金の金額が一致しているかどうか常に把握しておく必要があり、盗難のリスクもあります。

経費精算を効率化するために重要な２つのポイント

さまざまな課題を抱えてしまいがちな経費精算ですが、効率化させるためにはどのような点に注意すればよいのでしょうか。ここではそのポイントを2つご紹介します。

経費精算に関するルール・フォーマットの作成

申請の期限や承認フローはかならず全社でルール化しましょう。これだけでも現場担当者、経理担当者双方の負担軽減に繋がります。また、申請書への記載のルールなどはマニュアル化しておくとスムーズに進めることができます。申請方法はできるだけシンプルに、記入箇所が少なく済むようにまとめられると理想的です。

経理担当者が複数名いる場合には、それぞれがやりやすいように処理していると業務内容が属人化してしまい、他の担当者が内容を把握できなくなってしまうケースがあります。経理担当者間でも、やり方を統一するようにしましょう。

経費精算システムの導入

ルールやフォーマットの作成、社内への浸透には時間がかかるものです。そこですぐに導入できるものが経費精算システムです。

システム内ですでに操作方法がルール化・マニュアル化されているため作成の手間が省け、ヒューマンエラーなどの人的ミスの削減に繋がります。

また、承認フローも設定できるので、手動で申請から支払いまでを行っていた時にはわからなかった申請の進捗を可視化することができ、申請者・確認者双方のストレスも減るでしょう。領収書などの物理的な管理もシステム上でできるようになるので、ペーパーレス化にも繋がります。リモートワークで申請者と確認者が離れた場所にいても確認しやすく、今の時代の働き方に合った効率化の方法と言えます。

さまざまなメリットが有る一方で、システム導入時にコストがかかること、現場へ導入に向けた研修コストがかかることがデメリットとして挙げられます。

経費精算で最も効率化しやすいのは「消耗品」の処理

経費精算は旅費、交通費、消耗品費と多岐に渡ります。しかし、経費精算の効率化を考える場合は、まず消耗品の経費精算から手を付けるのが得策といえるでしょう。消耗品費は文房具や生活用品、通信機器に至るまで幅広く対象とされており、経費精算プロセスには効率化できる要素が多分に含まれているのです。

ここでは、消耗品の経費精算に目をつけるべき3つの理由について説明します。

経費精算の回数が多い消耗品

消耗品費は品目によっては消耗スピードも速く、経費精算の頻度も多いでしょう。

通常業務が多忙な場合は、1回ごとの経費精算が現場担当者の負担になります。また、経費精算の作業が本来注力すべき業務を圧迫して、パフォーマンスを落としてしまうという側面もあるでしょう。

消耗品の発注業務で、現場に負荷が

現場で消耗品の発注をする場合、そのルールは会社によって様々です。システムを使って効率的に発注できるケースもあれば、決まったテンプレートに沿って申請書を作成して承認を得ることもあります。特に後者の場合は通常業務の合間に実施することになるので、現場担当者の負荷を増やすでしょう。先述の消耗品の精算頻度が高いことも相まって、より現場担当者を悩ませます。また、承認が階層的に行われるため、どこかで処理が止まった場合は問合せの必要が発生します。

精算ルールが異なり、経理部門への負担も大きい

消耗品の経費精算は、経理部門への負担も大きい業務です。精算ルールは会社によって異なり、さらに部署ごとに個別のルールが存在していることもあります。経理担当者は個々の伝票についてルールに合致していくかを確認していく作業を強いられます。当然ながらケアレスミスが発生することもあるでしょう。多くの領収書は紙ベースで提出されるため、自動読取の技術を使用しない限り人手での確認作業になります。また、領収書は郵送や保管のコストもかかるため、会社全体のコスト低減を目指す場合に避けられない課題です。

消耗品の経費精算を効率化するAmazonビジネス

消耗品の経費精算に対して有効なのが、Amazonビジネスです。Amazonビジネスは人手に頼りがちな経費精算の業務プロセスを自動化および可視化し、現場の負荷軽減につなげることができます。また、多くの人が使い慣れたAmazonのユーザーインターフェースを持つため、初めての人も使いやすいという大きなメリットがあります。

いつ、だれが、何を購入したかデータ化が可能

Amazonビジネスを利用することで、これまではブラックボックス化していた経費精算のプロセスが可視化されます。従来は経理に伝票が届くまでわからなかった購買情報が、発注時点で見えるようになります。プライベートでAmazonを利用したことがある方であれば、注文履歴なの画面をイメージするとわかりやすいかと思います。特に購買情報が電子化されることでレシートが不要になり、現場担当者の現金立替がなくなることは大きなメリットでしょう。

社内共通の承認ルールへの統一が可能
これまでは承認者が人手で確認作業を行っていたところを、Amazonビジネスではオンラインで承認することが可能になります。また承認フローのルールも設定することができます。承認ルールは社内で統一する必要があるため、部署ごとに承認ルールが異なる場合調整が必要ですが、一度統一できればAmazonビジネスで一元的に管理することができます。
また、承認者にメールで通知する機能もあるので、場所にとらわれずに経費精算を進めることができます。Amazonビジネスは近年拡大しつつあるテレワークにも適したサービスといえるでしょう。

既存システムとのスムーズな連携と切替が可能
経費精算について、一部のプロセスでは別のサービスを使っているケースもあるでしょう。その場合でもAmazonビジネスは効果を発揮します。例えば、経費の承認フローは自動化されていないものの、経理システムは存在するというケースもあるでしょう。その場合は、Amazonビジネスの購買情報を既存の経理システムにデータ連携することができます。これによって、経理担当者が手作業で購買情報を入力する必要がなくなります。
また、すでに別の消耗品購入のサービスを導入している場合でもAmazonビジネスを外部カタログサプライヤーとして追加できるので、既存のサービスを有効活用しつつ消耗品のラインアップを増やすという使い方も可能です。
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Amazonビジネス活用事例

ここでは実際に、Amazonビジネスを活用して経費精算の効率化を実現した企業様の事例をご紹介します。

事例①　すしざんまい様

東京都内を中心に計55 店舗を展開するすしざんまい様(株式会社喜代村が運営)では、Amazonビジネスを利用して、消耗品の精算業務を全社的に効率化することに成功しています。
すしざんまい様では、経営企画部において個人用のAmazonを利用して消耗品の購買を行っておりましたが、さらなる経費精算の効率化を目指し、店舗を含めたAmazonビジネス導入を決断しました。経営層やデジタルに苦手意識のある従業員へ粘り強くメリットを説明し、ついには全社導入に至ります。これによって、従来は1か月近くかかることもあった消耗品の手配が翌日には完了するようになり、現場の負担も大きく軽減されました。さらに、各店舗の個性を引き出すための備品をすぐに発注できるようになったことで、本業である店舗運営においても効果を発揮しています。
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事例②　星野リゾート様

2018年にAmazonビジネスを導入した星野リゾート様は、現在Amazonビジネスでの購入が月間800件程度に上がり、購入金額は2018年の倍となりました。

導入前は立替精算1件につき10分近くかかっていたところを、導入後は単純計算で133時間近い効率化を実現しています。

星野リゾートトマムは合計客室数が730室に上る大型宿泊施設となっており、施設全体の備品を揃えると後からの切り替えは簡単にはできません。しかしAmazonビジネスであれば大規模な発注はもちろん、少数発注もできるのが魅力です。トマムではAmazonビジネス導入によって月に200件近くあった立替精算件数が20件程度と、10分の1にまで縮小できました。

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事例③　KDDI様

KDDI様では、購買関連の課題の1つに、消耗品やオフィス備品などの「購入の手間」がありました。消耗品やオフィス備品も含めて業務で使うものの購入はすべて購買本部を通すのが原則で、各部署から購買本部への見積依頼・見積取得、各部署での申請・承認、さらに購買本部での発注といったプロセスが必要となり、購買本部内に見積・発注の専任スタッフを4人置いている状況だったといいます。

そこでAmazonビジネスを導入したところ、現場からの日常品の見積依頼は大幅に減少し、月に120件から30件ほどになりました。実際、4人いた専任の見積・発注担当は0人となり、ほかの仕事と兼務で対応できるようになりました。

導入当初は月200件ほどだったAmazonビジネスでの発注件数は、半年ほどで倍増。期末の時期には700件ほどまで増え、社内では必要不可欠な購買ツールとなっています。

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事例④　東急リバブル様

東急リバブル様では、全国に約200ある店舗（センター）の店舗の生産性を高めることが課題の1つとなっており、日々の物品購入を効率化するためにAmazonビジネスを導入しました。

以前はお客様から「販売する住まいのデザインに合う色合いや品質のものを用意したい」とのリクエストに、営業アシスタントが半日かけて探し回るということもよくありました。しかしAmazonビジネスを導入してからは店舗でAmazonから物品を購入することができるようになり、そのような負担もなくなりました。現在は全店舗と本社部門の一部にアカウントを付与して運用し、月締めの請求書をアカウントごとに発行し、支払いは本社でまとめて処理しています。

これによって、全社で毎月200〜300件ほどあった立替精算を、70～80％減少させることに成功しました。

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まずは消耗品から、経費精算を効率化しよう

消耗品の経費精算は部署ごとにルールが統一されておらず、1つ1つの作業量が軽微であることから、効率化の対象としては見逃される傾向があります。しかし、消耗品が多岐に渡ること、頻度が高いこと、経理部門にも負担があることの3点から、効率化の余地が大きい領域といえるでしょう。特にAmazonビジネスは、経費精算の可視化と自動化において大きなメリットを生み出します。さらに既存サービスとの親和性も高いため、多くの企業にとって強い味方となるでしょう。Amazonビジネスを活用して経費精算を効率化し、現場担当者や経理部の人材がコア業務に専念できる環境を整えましょう。