購買管理システムを選ぶ4つのポイントと、導入のメリット・デメリットを徹底解説

購買管理は企業活動を正常に機能させるための要となる業務の1つです。購買業務を適切に管理することにより、人件費や無駄な作業の削減、発注ミス、不正を防止でき、企業利益の最大化に結び付けることができます。「質の良いモノを」「必要な量だけ」「最適なタイミングと料金」で調達するために、しっかりとした購買管理が重要であり、面倒な購買業務を効率的に機能させるための購買管理システムは、とても重要な役割を担います。
今回この記事では、購買管理に興味がある方や、今後購買管理システムの導入を検討している方に、購買管理システムの仕組みと機能を簡単に解説します。

購買管理システムとは

購買管理システムは、購買業務を行う中で発生する面倒なプロセスをパソコンやタブレットの情報処理機能を使い効率化し、コストの削減を実現できるシステムです。

具体的には、資材や部品、補修品や消耗品、事務用品に至るまで色々なモノを調達する際に、価格や品質、納期等をシステムによって管理します。
必要な資材や部品をいつ、誰が、何を、どこから、いくつ購入したのか。それらを、指定した品質や適正な価格で購入できているのか。発注した商品は種類・個数共に毎回あっているのか。
このような情報が管理しやすくなる購買管理システムを使えば、企業活動は飛躍的に効率化・最適化を図ることができるようになります。

購買管理システムを導入するメリット／デメリット

では、実際に導入するにあたりどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

詳しく解説していきます。

メリット

まずはメリットから見ていきましょう。

・メリット１：「可視化」することができる

購買管理システムを導入することで発注・調達した商品の品目や数量、価格、納期を可視化することができるようになります。また、いつ・どんな取り引きがあったのか、詳細をシステム上で管理できるため、過去の取り引きや現在進行中の取り引きをいつでも閲覧することができます。急に担当者が変わっても過去の資料を探したり、比較対象がなく判断に迷ったりすることが少なくなります。

・メリット２：購買実績を簡単に管理することができる

企業の購買において、レシートの管理や現金の受け渡しなど、すべて手作業で行うには限界があります。購買管理システムを導入することで、品質や数量、価格など過去の実績を一元的に記録・管理することができ、次回調達する際の参考となるデータを蓄積していくことができます。

・メリット３：不正やミスを防ぐことができる（ガバナンス強化）

・取り引きの内容
・現在進行中の取り引きの進捗
・発注した商品の品質・数量・価格は過去と比較して適正か
このような購買に関する情報を複数人で閲覧管理できるようになるため、不備や不正の防止に繋がります。

・メリット４：間接材購入のコスト削減につながる

商品を仕入れる際は、品質を保ちながらも可能な限り安く仕入れることが求められます。購買管理システムでは、最低価格を比較してくれたり、適切な仕入れ情報を提案してくれる機能も備わっています。適切な仕入れ情報を管理することで、大幅なコスト削減に繋がります。

デメリット

ここまででメリットをご紹介してきました。では、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

・デメリット１：コストがかかるケースがある

購買管理システムは多岐にわたります。企業規模や業種によっても多様な選択肢があるので、自社にあった製品を選ぶこととなります。
費用は様々ですが、ものによって数100万～1,000万円のコストがかかるケースもあります。

・デメリット２：長期運用できるかどうか見極める必要がある

運用するにあたり、適宜サービス内容の追加・変更が必要になる可能性があります。契約内容の見直しにも随時対応してもらえるかどうか、事前に確認しておく必要があります。

購買管理システムを選ぶポイント

では、実際に購買管理システムを選ぶ際にはどのような点に留意したらよいのでしょうか。

自社の業種に合っているか

販売管理システムを選ぶ際にまず注目したいのが、自社の業種にあっているのかどうかです。

業種によって抱えている業務課題は様々なので、自社の購買管理業務で、何が課題となっているのか現状を把握し、各ベンダーの得意な機能とサービスにマッチさせていく必要があります。

各ベンダーに連絡し、自社の業務課題に対して解決できる機能やサービスがないかを確認したり、資料を取り寄せベンダーサイトの製品詳細を精査したりするなど、時間をかけて比較検討することが大切です。

社内既存システムとの連携はできるか

既存の運用システムと、これから導入を検討している販売管理システムが、うまく連携・共有できないとシステム間のデータ不整合が生じてしまいます。システム間の連携が問題なくできるか、自社のエンジニアにも協力を仰ぎながら、事前に確認しておく必要があります。

他部署との連携はとれるか

1つの部署だけに合わせてシステムを導入してしまうと、他の部署との連携がうまくとれなくなってしまう可能性があります。部署間の連携がとれるシステムかどうかもチェックしましょう。

誰もが使いやすいシステムかどうか

充実したシステムかどうかも重要ですが、多くの社員にとっての入力のしやすさ、快適な操作感、使いやすさに配慮した画面デザインであることも重要です。

また、承認フローを設定したい、これまでの購買できる商品を限定させたいなど、様々な要望に応えてカスタマイズできるかどうかも選ぶ際のポイントとなります。

誰でも簡単に使える「Amazonビジネス」

購買管理システムを選ぶ際のポイントをお伝えしました。自社の購買管理に合ったシステムは見つかりそうでしょうか？
さまざまな購買管理システムがありますが、ご紹介したいのがAmazonビジネスです。
まず、Amazonビジネスは無料で登録することができるので初期費用がかかりません。そのうえ、豊富な品揃え、利便性、お求めやすい価格に加え、調達・購買に特化した機能やサービスを提供しています。
 

申し込みは5分で完了

Amazonビジネスの申し込みは非常に簡単です。Amazonビジネスの公式サイトから、使用するメールアドレスを登録し、簡単な会社情報を入力するだけです。審査が終われば数日で登録が完了し、利用することができるようになります。

Amazon.co.jpと同じユーザーインターフェースを起用

Amazon.co.jpと同じユーザーインターフェースを起用しおり、Amazonで買い物をしたことがある方であれば、慣れ親しんだ画面操作です。説明がなくとも直感的に操作でき、注文の際の煩わしさから解放され、ストレスなくスムーズな購入を行うことができます。

社内既存システムとの連携が可能

Amazonビジネスは、既存の運用システムと連携させることができる可能性があります。
既存のコンプライアンス機能や管理機能を活かしたり、会計・経費精算サービスにデータ連携またはインポートすることができたりします。
Amazonビジネスと連携できる対応システムを公式ページで紹介していますので、一度ご確認ください。
https://www.amazon.co.jp/b?ie=UTF8&node=8138242051

購買データの管理

いつ・どこで・誰が・何を購入したのか、購買データを一元管理することができます。
フィルターや項目を自由にカスタマイズして使えば、注文や返品、返金などの購買履歴から自社全体はもちろん、各部署や商品別等、多角的な分析をすることができます。

承認ルールの設定で購買を可視化

Amazonビジネスでは、商品購入時の承認ルールを設定することができます。
例えば決済の上限金額や購買の商品カテゴリーを階層的に設定することで、無駄な支出を抑えることができると同時に、不正防止にも繋がります。

支払いは個人から法人化で一括管理

個人で発注後、領収書での立替清算が不要になるため、経費処理の手間を大幅に削減できます。職員やチームのメンバーなど複数人が1つのアカウントに登録できるため、支払方法を共有することができます。請求書払いにも対応しており、法人全体やグループ別に翌月まとめて支払うことができます。法人向けクレジットカード、コンビニ・ATM、ネットバンキング、電子マネー、代金引換などでの支払いが可能です。

数億種類の豊富な品揃え

Amazonの強みといえば豊富な品揃えではないでしょうか。Amazonビジネスでは、資材や部品、パーツ類、さらにはソフトウェア、清掃用品、オフィス用品から消耗品まで数万から数億種類の商品を取り扱っており、さまざまな商品の中から適したものを調達することができます。また目的なくページを巡り、たまたま目を引く商品もあるかもしれません。それもまた、Amazonでの購買の楽しみ方です。

購買管理システムを導入し、業務を効率化しよう

今回、購買管理システムついて、その仕組みと機能を簡単にご紹介しました。
購買管理は時間も手間もかかり、人的リソースだけでは限界があります。購買管理システムを導入することで、面倒で煩雑化しやすい購買管理業務を効率化し、企業利益の最大化を可能にします。
購買管理業務の効率化・生産性の向上に向けて、一度導入をご検討してみてはいかがでしょうか。