請求書の設定をニーズに合わせて変更しよう
利用部署ごと、予算項目やプロジェクトごとなど、請求書を分けて発行できる
Amazonビジネスの請求書では、ご利用アカウントの中にグループ、サブグループを作成し、グループごとやサブグループごとに請求先や請求書の締め日を設定することができます。
請求書をグループごとに設定すると便利となるのは、部門別に請求書を分けたいケースなどで非常に便利です。たとえは、「関東支部」の各支店購入分の請求書を支店ごとに分けたい場合、グループ内に「東京支店」「埼玉支店」「神奈川支店」などのサブグループを作成することで、別々の請求書を作成できます。
さらに、Eメールの宛先に「関東支部」を含めておけば、管理部門である「関東支部」にも同様の請求書が添付されたメールが届くので確認や管理が可能です。
また、大学や研究機関などにおいて、コンプライアンス遵守にあたって財源別、予算区分別の請求書を必要とするケースでは、任意のグループを作り請求書を分けることで対応できます。
このように、部署や用途、プロジェクト予算など、購買の都合に合わせて請求書をあらかじめ分け、発行する仕組みができていれば、担当部門による受領後は切り分けや付け替えの確認の手間が軽減されます。
財源別のグループ設定でご活用いただいている芝浦工業大学の事例はこちらです。
グループ/サブグループ設定の方法
1. グループ/サブグループの一括登録
- 「ビジネスアカウントの設定」→「ユーザーを追加」から、「ユーザーを一括登録」を選択
- 既定のテンプレートを使用して、ユーザーのEメール、設定するグループ/サブグループと役割を入力し、アップロード
2. サブグループの設定
- アップロード後、「グループ/サブグループ」が自動で作成完了
- 「グループ」から設定したグループを選択し、再度「グループ」をクリック
- 紐づいているサブグループが表示されるので、「支払方法と配送先住所の共有」画面で、「共通の支払い方法」と「共通の配送先住所」をチェック
- 「配送先住所」：請求書に表示させたい住所を登録済みの住所より選択 （新たな住所を追加する場合、「アカウントサービス」内「アドレス帳」から住所の追加が必要です。）
３. グループ別請求書発行機能の設定
- 「請求書の設定」→「新しい請求書を設定」→「請求書を設定する」へ進む
- 請求書に表示させたい住所および管理用の設定名称を入力
- 「請求書発行形式の設定」の画面で「個別に発行」を選択、PDF送付先のEメールアドレスを入力
- グループ名を表示させたい場合、「グループ名の表示」を選択
さらに、請求書の締め日も選べます
Amazonビジネスでは、請求書の締め日をグループ/サブグループで発行する請求書ごとに設定することが可能です。
現在5日、10日、15日、20日、25日と末日の6つの選択肢からお選びいただけ、変更も可能です。
ご変更後の締め日は、次の支払期間から適用されます。支払期日は各締め日より1か月以内となります。
締め日の変更・設定方法
- 「ビジネスアカウントの設定」画面にて「請求書払いの設定」を選択
- 「請求書払い」の画面で「既存請求書設定の編集または追加設定」の「変更する」を選択
- 締め日を変更する請求書設定を選択、「変更する」を選択
- 請求先住所登録の次の画面で「請求書締め日」のプルダウンメニューから希望の締め日を選択
- 画面通りに必要項目を入力し、設定完了
Amazonビジネスで請求書払いを利用するには？
請求書払いをご利用いただくためにはまず、Amazonビジネスのアカウント登録が必要です。登録申請後、当社による審査があります。請求書払いのご利用が可能な場合には、審査結果を原則3日以内にメールでご連絡を差し上げます。その後、請求書利用に関する設定を完了すれば、ご購入の際に支払い方法として選択いただけます。
