モノを買う従業員にも経理にもメリットが大きい請求書払い

請求書払いは、企業間の取引で多く用いられる、受領した請求書に基づき特定の期日までに購入代金を支払う決済方法です。ビジネス用の商品購入をされる際、請求書払いであれば、都度の金銭のやり取りが発生しないため、個人で立替払いをする必要がなくなり、そのあとの面倒な経費精算申請が不要になります。

経理処理においては、月に取引が何度もある場合の支払業務、社員による小口購入の際の多量の立替精算申請書や関係書類の確認に手間や時間を費やしますが、請求書払いであれば、それらを1か月分まとめて処理できます。

また、お支払い期限は請求書の受領から1か月後であるため、資金繰りにも優しい方法です。Amazonビジネスで請求書払いを利用すると、組織のビジネスアカウントに登録されたすべてのユーザーにあたる従業員の皆様の1か月分のご購入代金をまとめて後払いすることができます。

組織のニーズに沿ったカスタマイズ機能のご提供や電子データ形式による発行/保管を可能にすることで、経費処理の効率化をサポートします。

Amazonビジネスで請求書払いを利用するには？

請求書払いをご利用いただくためにはまず、Amazon ビジネスのアカウント登録が必要です。

登録申請後、請求書払いのご利用が可能な場合には、審査結果*を原則3日以内にメールでご連絡いたします。もしも審査結果の連絡がない際や、利用可能額が足りない場合は、カスタマーサービス宛にご連絡ください。その後、請求書のご利用に関する設定を完了すれば、ご購入の際にお支払い方法としてご選択いただけます。

*請求書払いのご利用には審査が必要となります。

Amazonビジネスの請求書払いが持つ3つの特長とは？

Amazonビジネスの請求書払いには、以下の3つの特長があります。

１．部署単位やプロジェクト単位など、組織のニーズに合わせた請求書発行

組織によって請求書発行に関するニーズは様々です。Amazonビジネスでは、必要に応じてご利用アカウントの中にグループを作成し、そのグループごとに請求書の発行先住所や発行締め日を設定できます。

たとえば、営業所購入分の請求書を地域統括部が一括で支払う、というケースであれば「営業所１」「営業所２」などのグループを作成し、請求書の宛先を「地域統括部」に設定できます。

会社の組織形態とは別に、プロジェクト単位でグループを作成して、支払い関連部署を請求書の宛先に設定したり、大学や研究機関などでは予算区分別にグループを作って請求書発行したりするといった応用も可能です。

こうすることで、請求書の受領後は請求項目の仕分けが不要になり、経理処理する部署への支払依頼が簡素化され、購買プロセスを効率化できます。

Amazonビジネスのアカウントをお持ちのお客様は、ログイン後、グループごとの請求書設定がこちらから可能です。

２．請求書を電子データとして保存

請求書は、締め日から2営業日以内にPDF形式で、事前に設定済みのお客様のメールアドレス宛に送付されます。また、Amazonビジネスアカウントの「請求書情報」の画面からも過去10年分の請求書のダウンロードが可能です。

紙の請求書の場合、保管の上での劣化や紛失などの心配がありますが、Amazonビジネスの請求書は何度もダウンロードが可能なので安心です。

また、郵送される請求書と異なり、在宅勤務の場合もEメールで受け取ることができます。

３．購買データはCSV形式でもダウンロード可能 

請求書に記載の内容は、購買データを利用することで、CSV形式でもダウンロードが可能です。ダウンロード後、請求書番号でフィルターすれば、自社のデータと突合せたい際などにご活用いただけます。

他にも、事前に発注画面で「コストセンター」「発注番号」「UNSPSCコード」など必要な区分が設定できるため、事務処理の必要に応じて関連する区分だけを参照することができます。

もし個人向けのEコマースのAmazon.co.jpなどで従業員の皆様が立替購買を行っているようでしたら、Amazon ビジネスにアカウント登録のうえ、請求書払いによる経理処理の効率化を考えてみませんか。