購買の最適化はアウトソーシングだけじゃない！システム化もおすすめの理由

購買業務を見直すことで、コストの削減や不正防止、業務の効率化を図ることができます。
しかし、購買を管理するためには時間や手間もかかります。そのうえ正確性も求められるため、会社の規模によっては社内の人的リソースだけでは限界があるかもしれません。

このような課題を解決する方法の1つとしてあげられるのが、購買業務のアウトソーシングです。専門業者に任せることによって購買管理を効率化し、発注担当者や経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えることで、会社全体の業務効率化が見込めます。

また、別の手段として「システム化」があります。「購買方法を標準化したい」、「データを一元管理したい」、「情報の共有と可視化を図りたい」といった場合にはおすすめです。

今回は、購買管理がうまくいかず解決策を模索中の方、またアウトソーシングを検討中の方へ、アウトソーシングとシステム化のメリットやデメリット、それぞれの選定のポイントを解説します。

購買部門でよくみられる課題

では、実際に購買部門にはどのような課題があるのでしょうか。

現場ごとに購買されていて、承認ルールも内容もバラバラ

必要となる備品や消耗品を、適切なタイミングで仕入れることは重要です。
しかし、「何を、いつ、誰が購入しているのかわからない」「特定の担当者の判断で購買されている」といったように購買業務が標準化されておらず、承認ルールも購買フローもバラバラに行われているケースがあります。
購買業務が属人的となりブラックボックスになってしまった場合、情報の共有や引継ぎに問題が生じやすく、担当者不在時は円滑に進んでいた業務を止めてしまう原因になります。そればかりではなく、非効率な作業の増加、発注ミス、不正行為が横行している可能性もあるので注意が必要です。

月末の請求書の整理に膨大な時間を要している

毎月やってくる備品や消耗品等の膨大な請求書。これらの処理を紙や表計算ソフトを用いて行っている経理担当者は多いのではないでしょうか。
請求書のデータ入力にかかる手間は非常に大きなものです。紙で行っている場合、処理や支払い等を終えた後、問い合わせや調べ事がある度に請求書を探し出し、戻す手間も発生します。手間がかかる量だけ、ミスのリスクも高まります。

定型業務が多すぎて、コア業務に集中できない

大量かつ繰り返しの多い定型業務。
見積依頼、発注書の作成や送付、納期の確認作業などの定型業務が多く、価格交渉や新規開拓、分析といった利益を生み出すコア業務に専念できないといった課題があります。

解決策①購買をアウトソーシングする

では、これらの課題をどう解決すればよいのでしょうか。
ここからは、具体的な解決策をご紹介します。
まずは購買をアウトソーシングする方法です。

購買をアウトソーシングするメリット

・個々の企業の実情にあった購買を、仕組み作りからプロに任せることができる
購買の仕組み作りから任せられる購買をアウトソーシングすることにより、購買機能のマネジメント、プロセスの設計や開発といった専門家の知識やノウハウを活用し、自社で行っていた業務をレベルアップさせることが可能になります。つまり、個々の企業の実情にあった購買を、仕組み作りからプロに任せることができるということです。企業運営にとって必要不可欠なノンコア業務を外部に委託することで、専門的ノウハウを取り入れ、クオリィティーを保つことができます。
    
・コア業務にリソースを集中できる
また、人的リソースやコストを社内におけるコア業務に集中させることができるので、これは大きなメリットと言えます。

購買をアウトソーシングするデメリット

上手に活用できれば企業に恩恵をもたらしますが、デメリットもあります。

・情報漏洩のリスクがある
顧客情報や他の企業データなど、社内情報を外部の目に晒すことになるので、情報の取り扱いは契約時にしっかり確認しておく必要があります。

・事業継続性が下がる
一部の業務を外部に依存することとなるため、急に自社で対応するとなった場合、業務が止まってしまうリスクがあります。

解決策②購買をシステム化する

続いて、購買業務をシステム化する場合について     解説します。

購買をシステム化することのメリット

・工数削減と業務の効率化
購買業務の一部を自動化することで、工数削減と業務の効率化を図ることができます。    

・人的エラーの改善と不正の防止
情報の共有化や可視化によって人的エラーの改善と不正の防止に繋がります。    

・業務フローの標準化、購買プロセスの改善
蓄積されたデータをもとに自社にあった業務フローの標準化、購買プロセスの改善が可能になります。自社に合ったシステムツールがあれば、自社の中で購買フローを確立することできます。

購買をシステム化することのデメリット

・社内の運用ルール整備が必要となる
アウトソーシングであれば、購買業務の運用はもちろんプロセスの改善、再設計まで外部の専門業者が一手に担います。一方、社内でシステムを運用する場合は、自社の業種や用途にフィットするよう、業務の洗い出しや整理、ルール作りから手順の策定、システム構築が必要となります。構築や運用によっては、「効果が思うように得られない」事態も起こります。

・社内向けの研修が必要となる
また、導入したシステムが簡単かつ直感的に操作できれば良いのですが、操作工数が複雑になるとITに慣れていない従業員は混乱します。そのような場合、導入時にはシステムの使い方などの研修が必要となります。

購買活動を得意とするベンダーと契約することも可能ですが、費用対効果が悪いケースもあります。安易な導入は控え、しっかりと検討されることをおすすめします。

Amazonビジネスで購買をシステム化

購買のアウトソーシングにも、購買のシステム化にもそれぞれメリット・デメリットがあることをお伝えしました。

ここからは、購買のシステム化を検討している方におすすめのAmazonビジネスをご紹介します。Amazonビジネスは数億種類の品揃えに加え、企業購買に特化した様々な機能を備えています。

Amazonビジネスなら、登録無料

購買システムを導入する場合には、一般的に費用が掛かります。
その点、Amazonビジネスは初期登録料や月額利用料は無料で利用することが可能です。そのうえ、法人価格で通常より安い価格で商品を購入することもできます。簡単な審査はありますが、すぐに導入いただけるのも大きなメリットです。

個人向けのAmazon.co.jpと同じデザインで誰でも使える

「顧客ファースト」の視点に立って機能や使い勝手を追求するAmazon.co.jp。
Amazonビジネスは個人向けのAmazonと同じサイトデザインなので、個人向けAmazonを使ったことがあれば、慣れ親しんだ同じ方法で商品を購入することができます。

他のシステムを導入する際には使い方の研修が必要となるケースもあり、導入の際に障壁がありますが、Amazonビジネスは多くのお客さまから導入がスムーズだったというお声をいただいております。

全社共通の承認ルール・支払い方法を設定することができる

Amazonビジネスにおいて備品や消耗品など購入する際には、承認ルールを会社単位や部署単位で個別に設定することが可能です。
承認ルールを設定しておくことで、購買の都度、承認をとる必要がなくなり、申請する側も承認する側も業務負担が軽減されます。
また、商品購入に関する支払いは「請求書払い」による後払いや、法人クレジットカード、代金引換など、社内共通の支払い方法を設定することができます。

購買情報を一元管理することができる

Amazonビジネスでは、誰が、いつ、何を、いくらで購入したか可視化し分析することができます。
つまり、購買情報を一元化管理することができ、従業員の購買活動やコンプライアンスの管理、購買プロセスの見直しを容易にします。

請求書はすべてデータでダウンロードすることができる

Amazonビジネスでは、請求書払いが可能です。いつでもどこでも商品の購入を行い、請求先を指定し、請求書払いが可能です。
アカウント管理者や会計担当者などは、請求書、請求書状況の表示や管理ができ、請求書はまとめてPDFデータでダウンロードができるので、経理担当者の工数コストも削減できます。

請求書は締日翌日の月初１日にメールで送付しておりますので、スピーディな経理業務が可能です。

購買はアウトソーシングだけではなく、システム化も検討を

購買管理には時間も手間もかかり、正確性も求められます。人的リソースやコストを社内のコア業務に集中させるため、購買管理の見直し・改善が必要不可欠です。そのため、アウトソーシングやシステム化それぞれのメリットやデメリットを知ったうえで、自社に合った方法を選定することが重要です。
企業の購買活動において、Amazonビジネスは時間や手間、業務効率化の実現を図ることができる便利なシステムです。初期費用や月額利用料は無料ですので、戦略的な購買を行うための足掛かりとして、導入を検討してみてはいかがでしょうか。