業務用と個人用の支出を分離：経費管理をシンプルにする方法

企業が成長するにつれて、財務管理はより複雑になっていきます。財務管理を円滑に進めるための重要なステップの1つは、業務上の支出と個人的な支出を分けることです。この区分けにより、キャッシュフローの管理、経費の追跡、そしてスマートな購買判断において大きな違いが生まれます。

キャッシュフロー、可視性、および経費照合への影響
業務用と個人用の支出が混在すると、キャッシュフローがわかりづらくなり、未払い請求書の支払い・成長への投資・運用コストの確保といった重要な意思決定に影響を及ぼす可能性があり、以下の特定が難しくなります:

• 業務上必要な資金がどの程度利用可能か
• キャッシュフローの発生タイミングと内容
• 従業員による購入のうち、どれだけの取引を分類・監査する必要があるか

業務用と個人用の支出を明確に分けていないと、キャッシュフローの管理を誤るリスクが高まり、時間やコストの損失につながります。さらに、支出を適切なカテゴリーに分類し、コストと支出の管理に関するより適切な判断を下すことが困難になります。どの製品がビジネスの成長や運営に寄与したのか、特定の部門にどのように予算が割り当てられたのか、過去の購買傾向に基づいて購入判断をどのように最適化するかを見出すことが難しくなります。この明確な追跡の欠如により、ビジネスの収益性を改善できるデータに基づいた意思決定を行うことが困難になります。また、各経費の帳簿記入や業務用購入としての分類、個人の立替払いに対する払い戻し、そしてそれらの経費の照合に、多くの時間がかかってしまいます。

財務計画の改善、管理の強化、プロセスの簡略化
業務用と個人用の支出を分けておくことで、税制上のメリット、より良い財務計画、可視性の向上、そしてより付加価値の高い業務により多くの時間を充てられるなど、多くのメリットがあります。支出を分けることで、中小企業はビジネス全体の財務状況をより正確に把握できるようになります。正確な記録があれば、より良い予算編成や予測が可能になり、年々多くの改善策へとつながります。また、キャッシュフローを管理し、支出限度額を設定、従業員の不要な経費を抑制により、事業資源が適切に配分されているかを確認し、支出管理を改善することができます。さらに、業務用の経費を分けることで、経理処理のプロセスが簡素化されます。監査の観点では、関連するすべての経費がすでに計上されているため帳簿が整理され、手作業での入力や遡っての確認作業が減少します。その結果、節約された時間を戦略的な意思決定やビジネスの成長により多く費やすことができます。

経費を分けて管理する方法
効率的な経費管理を実現するために、Amazonビジネスのようなビジネス専用の購買システムの活用をご検討ください。一元化された購買アカウントを持つことで、すべての取引履歴を一元管理し、効率的な経理管理と支出の可視化を実現できます。Amazonビジネスでは、以下の5つのステップで効率的な購買管理を始めることができます。

1. Amazonビジネスアカウントを作成する: Amazonビジネスは無料で簡単にはじめられます。個人用Amazonアカウントと同じメールアドレスを使用して、個人アカウントとAmazonビジネスアカウントを切り替えて使用することもできます。
   
2. ユーザーを招待する: 支出を管理しながら、従業員が必要な商品を調達できる環境を整えることが可能です。ユーザーは各自のログイン情報を保持したまま、アカウントに参加できます。管理者は従業員の購入内容や支出を把握できる一方で、 各ユーザーの購入は安全に保護されます。
   
3. 購入品リストを作成する: 再購入を簡単にするために購入品リストを作成し、効率的な購買を推進します。
4. 支出を分析する: カスタマイズ可能なダッシュボードや標準レポートで支出データを見える化し、目標達成への進捗を確認できます。
5. Businessプライムに加入する: 迅速な無料配送や柔軟な支払条件など、ビジネスに便利な特典を活用できます。
   

さらに、ビジネス専用のアカウントを使用すると、より多くのビジネス関連カテゴリーへのアクセスやより良い価格など、数多くの特典を利用できます。また、経費の払い戻しや個人のクレジットカード使用に関するガイドラインを設けることで、業務用と個人用の支出を分けることの重要性についてチーム全体に共有することが重要です。境界線を設け、一つの包括的なビジネスアカウントを導入することで、購買管理がより効率化され、照合作業や経費管理にかかる時間が削減することができます。