業務上の購入と個人購入の分離: 経費管理を簡略化する方法

企業が成長するにつれて、財務管理はより複雑になります。財務管理を円滑に進めるための重要なステップの1つは、業務上の購入と個人的な支出を分けることです。分けることで、キャッシュフローや経費を管理して効率的な購買判断を下す能力に大きな差が生まれます。

キャッシュフロー、可視性、調整への影響
個人的な支出とビジネス経費が混同すると、キャッシュフローがわかりづらくなり、未払い請求書の支払い・成長への投資・運用コストなどの重要な決定に影響する可能性があり、以下の特定が難しくなります:

• 業務上使える現金はいくらか
• キャッシュフローがいつ、どこで発生するか
• 従業員による購入のうち、分類・監査する必要があるものは何件か

明確に分けていないと、キャッシュフロー管理を誤るリスクが高まり、時間やコストもかかります。さらに、支出を分類し、コストや支出管理が困難になります。どの製品がビジネスの成長や運営に寄与したのか、予算がどの部署に割り当てられたのかを把握し、過去の購入傾向に基づいて購入決定を最適化する方法を見出すことが難しくなります。このように特定ができない場合、ビジネスの最終収益を向上させうる、データに基づいた意思決定を行うことが困難になります。また、各経費の記録や業務用支出として分類、個人の支払い分をチームに払い戻すなど、調整にも時間がかかります。

財務計画の改善、管理の強化、プロセスの簡略化
業務分と個人分の財務を分離しておくことで、税制上のメリット、財務計画の改善、可視性の向上、より付加価値の高い仕事に使える時間を生み出せることなど、多くの利点があります。財務を分離すると、中小企業はビジネス全体の財務状況をより正確に把握できるようになります。正確な記録によって、より適切な予算編成、予測が可能になり、多くの改善策へとつながります。また、中小企業がキャッシュフローを管理し、支出限度額を設け、従業員の不要な経費を軽減することで、支出管理を改善し、リソースが適切に割り当てられるようになります。さらに、業務上の経費を分離することで簿記のプロセスが簡略化されます。監査の観点では、関連するすべての経費がすでに計上されているため、帳簿がきれいに保たれ、手動入力や参照が減ります。そのため、時間を戦略的意思決定やビジネスの成長に費やすことができます。

経費を分けて管理する方法
企業はAmazonビジネスのようなビジネス専用のアカウントの活用は、いかがでしょうか。一元化された購買アカウントを持つことで、すべての財務取引を一つにまとめ、整理できます。次の5つでAmazonビジネスの利用を開始できます。

1. Amazonビジネスアカウントを作成する: 簡単にAmazonビジネスアカウント（登録料無料）を作成できます。個人のAmazonアカウントのメールアドレスを使用して、個人アカウントとAmazonビジネスアカウントを切り替えることもできます。
2. ユーザーを招待する: 支出を管理しながら、必要な商品を従業員が購入できます。ユーザーのログイン資格情報を保持しながら、アカウントに参加するよう招待できます すべての購入は安全に保護され、アカウント管理者はユーザーの注文を把握できます。
3. リストを作成する: 再購入を容易にするために、さまざまなリストを作成し、効率的な購買を推進します。
4. 支出を分析する: ダッシュボードやレポートで支出データを視覚化し、目標達成への進捗を確認できます。
5. Businessプライムに参加する: 迅速な配送、柔軟な支払条件などBusinessプライム特典を利用できます。

さらに、ビジネス専用のアカウントを使用すると、より多くのビジネス関連カテゴリへのアクセスやより適正な価格など、数多くの特典を利用できます。経費の払い戻しや個人のクレジットカードの使用に関するガイドラインを確立し、業務上の購入と個人アカウントを分離することの重要性についてチームを教育することは重要です。ガイドラインと包括的なビジネスアカウントの設定で、購買管理が容易になり、調整や経費管理に費やす時間が削減されます。