確定申告の経費処理を楽に！個人事業主向け、Amazonビジネスの活用方法

確定申告における経費計上の基本

まず、経費計上の基本について以下で解説していきます。

そもそも経費とは何か

基本的に、事業を運営するために必要なコストが経費に含まれます。オフィスの賃料や人件費の他に事務用品費や広告費なども含まれます。しかし、仕入れ商品などは、実際に販売されるまでは事業のために使用されていないと見なされます。ゆえに、経費でなく、資産に計上されることに注意しましょう。

さらに、個人事業主に多い自宅をオフィスを構えている場合には、オフィスとして使用している部分の割合のみを経費として按分する必要があります。このように、経費として計上できるのは実際に事業に使用したお金だということに留意しましょう。

なぜ確定申告で正確な経費計上が必要なのか

個人事業主は事業所得に応じて最大45％を所得税として納めなければなりませんが、この事業所得は合計の収入から経費や控除を差し引いたものになります。したがって、たとえ収入が等しい個人事業主であっても、計上する経費が多いほど課される税率が低くなります。そのため、事業に関する費用を適切に経費として計上することは、節税のために重要となります。

個人事業主の経費計上に上限はあるのか

実際には、計上できる経費に上限額はありません。しかし経費として計上できる額が大きいほど節税になるからと、必要以上に申請することは避けるべきでしょう。収入に対して計上する経費のバランスが悪いと、私的な費用を経費として計上していると疑われかねません。

よって以下では、経費に計上できるものとできないものについて、具体的な例を挙げながら解説します。

確定申告で経費にできるものとできないもの

経費として計上できる費目は数多くありますが、判断基準はいたってシンプルです。それは「該当する経費が事業の売上や成長に貢献するか」という観点です。ここでは必要経費の決め方を押さえた上で、いくつかの具体例に沿って、経費計上できるケースとできないケースを見ていきましょう。

必要経費の種類

必要経費には2つの種類があり、「個別対応」と「期間対応」に分けられます。

前者の個別対応に分類される必要経費は、売上原価のように収入と直接的な関係があるものが含まれます。一方で後者の期間対応に分類される必要経費には、販管費などの売上に直接の因果関係がないものが分類されます。

経費として計上できるものとできないもの

・備品の購入
事業を行うにあたって備品の購入は大なり小なり発生するでしょう。例えば製造業であれば材料や工作機械などが必須ですし、ホワイトカラーの仕事でもPCやプリンタなどの事務機器は必要になるので経費として認められるでしょう。一方、社長が趣味で購入する高級車は事業に貢献しないものなので経費としては不適切です。

・交際費
交際費については、誰に対して発生した費用であるかが重要なポイントになります。例えば営業担当者が得意先との会食費を経費として計上する場合は、会食によって得意先との関係構築につながるため経費として計上できます。一方、プライベートの関係で知り合った人との会食費は経費として認められないでしょう。

・旅費交通費
旅費交通費については、行先と目的が経費計上のポイントです。取引先との打合せや出張に関わる交通費であれば経費として計上できます。一方で、私的な旅行や用事で発生した交通費は経費計上できません。

このように、経費計上できるかどうかを判断するポイントはありますが、個人事業主の場合はプライベートで発生した費用と事業で発生した費用の判別は難しく、確定申告に時間を要する原因となります。

確定申告の基本

以下では、確定申告とは何かを簡単に解説します。確定申告とは、ある年の所得を計算し、納税する額を計算するために行う公的な手続きです。所得とは収入から必要経費を除いた額を意味しますので、確定申告においては事業にかかった必要経費を正しく算出する必要があります。また、納税額は所得の金額に応じて変わりますので、節税という観点でも経費は重要な項目です。

青色申告書と白色申告書

確定申告で使用する申告書には青色申告書と白色申告書の2種類があります。

・青色申告書
青色申告は、複式簿記または簡易簿記によって帳簿を作成し、それに基づいて確定申告する方式です。帳簿の作成が必要ですが、税金の特別控除があり、さらに家族への給与が経費と認められるなどのメリットがあります。

・白色申告書
白色申告は青色申告に比べて事前申請が不要で、提出書類が収支内訳書だけであるなど簡素化された申告手続です。しかし、青色申告で受けられた控除などのメリットはなくなります。

書類の保管、作成

経費計上する際に証拠としたレシートや領収書には保管義務があります。青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間と定められています。
今後は経費の証跡である請求書や領収書について電子のみでの保管が可能にできるよう、規制緩和が進む可能性がありますので注視する必要があるでしょう。

確定申告の手続きには、Amazonビジネスが便利

ここまでで、確定申告の手続きやポイントをお伝えしました。その内容は複雑で、工数がかかることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

そこで、プライベートと法人での経費の分別を、簡単に区別できたらどうでしょうか。法人向け購買システムの「Amazonビジネス」なら、それを実現することができます。
ここからは、具体的なAmazonビジネスの機能を解説していきます。

個人用と事業用のアカウントを簡単に区別

個人事業主の悩みの種である、個人用と法人用の経費分別もAmazonビジネスであればアカウントを使い分けることで解決できます。
万が一、税務署から指摘を受けても、個人用との区別ができていれば経費の根拠を明確に説明することができます。また、個人用のAmazonプライムアカウントを持っている場合は、無料お急ぎ便、お届け日時指定便をいつでも使い放題となるBusinessプライムのプランを、年会費2,450円(税込)で利用することができます。

面倒なレシートの仕分けが不要に

経費のデータ化は確定申告の中で最も手間がかかる作業の1つです。事業者によって1枚ずつレシートからエクセルに入力することもあれば、自前で準備した会計ソフトにデータ入力する場合もあるでしょう。

Amazonビジネスはレシートの仕分けや転記作業においても大きな効果を発揮します。個々の品目について発注履歴が電子的に残されているので、そのデータをCSVファイルでダウンロードすることが可能です。また、このCSVファイルは多くの会計ソフトにインポートできますので、自前の会計ソフトを使っていても有効活用することができます。

カード明細の細かい内容も記録

経費の支払いをクレジットカードで行う事業者の方も多いでしょう。しかし、クレジットカードの明細には店舗名や決済額といった情報しか記載されず、会計上の書類としては不十分です。また、クレジットカードの利用明細は電子的に保管されていることがほとんどですが、データの保管期限が設けられていることがあります。保管期限を過ぎてしまうと購入の履歴が消されてしまい、経費として計上できなくなってしまうのです。
しかし、Amazonビジネスでは経費処理できる十分な情報を含んだ発注履歴がWeb上に保管されます。具体的には、「利用年月日」、「経費の具体的な内容」、「取引相手」、「金額」です。さらに保管期限はありませんので、数年後に経費の実績を確認することが可能です。

買い物しながら勘定科目を仕訳できる

確定申告では計上したい経費を、勘定科目ごとに仕訳する必要があります。つまり、経費を利用用途ごとに、「消耗品費」「旅費交通費」などに分類します。しかし、これらを正確に分類するには簿記の知識も必要となり、慣れない人は時間がかかってしまいます。

Amazonビジネスには仕訳を効率化する機能が付いており、発注時に任意の勘定科目を追加することができます。例えば消耗品を購入する際には、発注手続きと同時に「消耗品費」という勘定科目を追加しておくことで、確定申告時に再度仕訳をする必要がなくなります。

領収書の紛失・劣化のリスクがなくなる

先述の通り、確定申告における経費書類(レシート、領収書)には保管義務があります。特にクレジットカード払いの場合は、データの保管期限や領収書を発行しないネットショップなどに注意が必要です。しかし、Amazonビジネスを利用すれば領収書の紛失リスクから解放されます。

Amazonビジネスに登録されているネットショップは、全て領収書の発行に対応しており再発行も可能です。また、データは電子的に保存されていますので、長期間保管していたレシートが劣化して文字が読み取れなくなるといったこともなくなります。

Amazonビジネスで確定申告を効率化しよう

領収書の管理など手作業に依存しがちな確定申告の手続きですが、Amazonビジネスを活用することで効率化させることができます。今後、経費書類の電子化や保管義務の規制緩和などが進む可能性がありますので、さらなる効率化の余地があるといえるでしょう。また、Amazonビジネスは多くの人が使い慣れたAmazonのユーザーインターフェースに沿っていることも大きなメリットです。確定申告の手続きに悩む個人事業主の方は、この機会に導入を検討されてみてはいかがでしょうか。