購買管理とは？実際の流れや課題から、一元化するメリットを解説

購買管理とは
企業にとって購買は働きやすい環境づくりの要となる必要不可欠な業務です。購買業務が正常に機能することで、各所で業務のストレスが軽減し、なめらかに流れ、滞りなく安定した企業活動が行われます。このなめらかな流れを壊さず、かつ人件費や無駄な作業の削減、発注ミス、不正を防止するために、「購買管理」が必要になってきます。
購買管理とは購買業務を適切に管理することを指し、購買プロセスを標準化し、購買内容を可視化することで多くの問題を解決し利益の最大化を図ることを指します。単純にモノの仕入れを行えば良いということではなく、「質の良いモノを」「必要な量だけ」「最適なタイミングと料金で」「効率的に」調達するという点で企業活動にとって重要な業務となります。

購買管理の5原則
購買管理は、購買業務の一つ一つのプロセスを適切かつ適正に管理することが求められます。そのために購買業務で守るべき「購買管理の5原則」と呼ばれているものがあります。

原則１：適切な取引先を選定すること
【購買で重要視されている責務が、取引先の選定です。不適切な取引先は選ばないといった厳しい姿勢が必要となります。取引先の事情によって仕入れが行われなかったり、納品されたモノに誤りがあったりすると企業活動に大きな影響を与えかねません。そのため信頼のおける取引先の選定は非常に重要です。

原則２：適正な品質を確保すること
サプライヤーによって品質が低いものも混在している可能性があります。
購買の担当者は、適正な品質の商品を確保できるよう、しっかり見極めて選択する必要があります。

原則３：商品の適正な数量設定を行うこと
余ったり、足りなくなったりすることがないよう考えながら、数量を設定する必要があります。不適切な在庫の管理は不必要な労力を生み、余ると無駄が生じてしまいます。

原則４：適正な納期を決定し守らせること
納期の設定に不備が起こった場合の代償は大きく、その後大きなトラブルに発展します。遅れが生じないよう納期を設定し、指示を送り守らせることは非常に大切です。

原則５：適正な価格で購入すること
納品する商品が、上記のようなこちらが求めている適正な品質でかつ最適な数量であるかをしっかりと評価し、それが価格と見合っているかを念頭に入れて料金を設定することが大切です。

購買管理の流れ
購買管理は以下のような流れで行います

１．購買依頼書の発行
材料や部品など各部署からの購入希望に対し、購買管理者が依頼書を発行します。

２．購入先選定
　購入依頼書に基づき、指定された材料や商材など、さらには場合によっては備品や文房具類といった消耗品まで適切に購入できる仕入れ先を何社か探し、各社に見積書の提出を求めます。

３．依頼先選定
　何社かの見積の中で、品質や納期、料金などを比較して、もっとも適した条件の依頼先を選定します。条件に合わなければ交渉します。

４．購買契約
　依頼先が決定したら、必ず購買契約を取り交わします。品名や料金、支払方法などの取り決めた事項をしっかり確認することが大切です。

５．注文
　注文書を作成し、購入先に送付します。

６．納品と検収
　必要に応じて納期の督促を行います。指定した納品先にモノが納品され、数量や品質の確認を行い、注文書と相違がないかを確認します。

７．請求書処理（支払い）
請求書が届いたら、商品や個数、金額に誤りがないかを確認し、支払期日までに支払い処理を行います。

１~４は、初回のみ行う内容です。毎回大量に購入する資材や少額の消耗品・備品等はこの限りではありません。

日本企業の購買管理の実態と共通の課題
日本企業の中には支店や工場・関連会社などを全国にいくつも抱えており、地域毎の取引や品目毎の取引関係が複雑化している企業も多いのが現状です。そもそも購買がどのように行われたか把握すること自体、困難な企業も存在しています。
このように、多くの人が関わりながら購買を行う以上、その内容は不明瞭になりがちであると言えます。
一般的に以下のような購買管理についての共通の課題があります。

購買担当者ごとに、どこで何を買ったか把握しづらい
例えば部門や支社、現場など、それぞれの拠点の購買担当者が複数のサプライヤーを相手に購買や物品の調達を行っている場合、企業全体での誤発注や重複発注、過剰在庫などが発生し余計なコストがかかってしまう原因になります。例えば、企業全体に共通して必要な資材は、まとめ購入すれば割安になるはずですが、発注情報の共有ができていない場合、それを把握できないままとなっているかもしれません。

経費精算処理が大変
購買は材料や商材などの仕入れの他、備品や文房具類といった消耗品など多岐にわたります。請求申請者が自費で立替購入をする場合、精算されるまで費用を負担しなくてはならないですし、精算申請をするまで領収書を保管する必要があります。また購入場所や金額を申請書に領収書から転記することは非常に面倒な作業です。
経理担当者もまた、その金額が妥当なのか、どこの店で、何を購入したのか、一つ一つ領収書と申請内容の突合せをしなければいけません。複数の領収書の経費精算で、他のことに手が回らない経理担当者も多くいます。

購買ルールが曖昧
購買ルールが徹底されないことで、注文した商品の品質の低下、不適切な料金での購入、不適切な注文量、さらには経費の無駄遣いといった多くの問題を招いてしまいます。
例えば、購買担当者の相見積もり作業を徹底できていないため高いコストで購入してしまったり、対応する品目が多様で、業者任せになってしまいあまり推奨されない商品を購入してしまったり、属人的・固定的な取引が蔓延してしまいます。

このように、企業の購買活動には様々な問題があり、中には簡単には解決できないものもあります。
そこで活用したいのが登録無料で始められる「Amazonビジネス」。導入するだけで、購買管理のIT化を進めることができます。

Amazonビジネスで購買管理の一元化を行うメリット
Amazonビジネスは、個人で利用するAmazon.com.jpと同じ流れで購入することができ、利便性の高さはそのままです。一般向けに提供している商品に加え、部品やパーツ類、さらにはソフトウェアまで幅広く法人向け商材を扱っています。
ここでは、Amazonビジネスで購買を一元化するメリットを具体的に解説していきます。

全ての購買履歴を一括管理
Amazonビジネスでは、購買先を集約することができ一元的な管理が可能となります。いつ・誰が・いくらで・何を買ったのかデータで把握できるため、これまで不明瞭だった購買活動はすべて可視化できるようになり、誤発注や重複発注、不正な購買を防ぐことにつながります。
また、Amazonビジネスなら簡単に複数の仕入れ先の販売料金を比べることができます。簡単な相見積もりが手に入ることも、導入における一つのメリットと言えるでしょう。

経費精算処理の簡素化
Amazonビジネスは請求書払いに対応しているため、購買担当者たちは経費精算するという手間から解放され、同時に経理担当者の精算手続きも大幅に低減できるようになります。つまり、それぞれが都度抱えていた購入における手間を一元化することができるので、工数を大幅に削減することができます。
これまで複数の領収書の経費精算で他の業務に手が回らなかった経理担当者も、大幅な時間の削減により他の業務に業務時間を有効活用できるようになります。

購買ルールの確立
Amazonビジネスでは、管理者が組織の考えに基づく購買ルールを強制的に適用します。つまり各部門や個々の購買担当者用にカスタマイズした購入ルールを作成し、購買活動をコントロールすることができるようになります。
具体的には、以下のような例が挙げられます。
・購入前に上長が承認するプロセスを設定
・企業として購入を薦める商品に誘導
・購入を控えるべき商品を制限
このように、Amazonビジネスによる購買ルールの確立によって、組織横断的に購入を追跡でき、組織全体で適切な購入がなされるよう管理できるようになります。
 

購買管理方法を確立し、業務の無駄を取り除こう
事業を継続するためには欠かせない購買活動。
適切とされる取引先、品質、数量、納期、料金、承認フローなど、整ったルールの中で業務を進め、業務の無駄を取り除き、企業の利益に貢献することが大切です。材料や商材などの仕入れはもちろん、備品や文房具類といった消耗品購買は、快適で働きやすい環境作りに必要不可欠です。業務ストレスを軽減させ、滞りなく安定した企業活動が行われるためにも、　購買管理の方法を確立し、業務の無駄を取り除く努力が必要です。
今後は購買管理でも、ITを活用した一元化が重要となるでしょう。