購買改革とは？実際の流れや課題から、一元化するメリットを解説

企業に必要な間接材購買改革とは？
企業が間接材の購買改革を目指す動機にはどのようなものがあるのでしょうか？
実際には「間接材購買にかかる現場の負荷を下げたい」といった業務量低減を目的としたもの、「日々のデータから優良な調達先を発掘したい」という戦略的なものまで様々です。
従来は購買業務をシステム化して効率化するためには、多額の初期投資が必要でした。ある程度の規模がある会社であれば、自前でサーバを準備してその上にシステムを構築していくというやり方ができます。
一方、その他多くの企業にとって、直接的に売上を生まない間接材購買に多額の投資はできません。

しかし、近年は自前でシステムを構築しなくても、月額で利用できるクラウドサービスが出てきており、購買業務効率化のハードルは決して高いものではなくなっています。

さらに、購買に特化したクラウドサービスである「Amazonビジネス」なら、年商1,000億規模の企業で非計画購買費の10%を削減でき、業務効率化によって年間28人分の業務時間を削減できるという試算結果があります。
このように、クラウドサービスの活用によって間接材購買の負荷を軽減し、より注力すべき本業の業務に限られたリソースを振り分けていくことができるでしょう。

組織が抱える調達・購買に関するお悩みとニーズ
企業活動には欠かせない購買業務ですが、直接的には売り上げを生み出さない間接業務とみなされることが多く、大きな投資の対象とならないのが実情であるとお伝えしてきました。特に、間接材購買となると現場に一任されているケースも見られます。

ここでは、間接材の購買業務が抱える一般的な問題点とニーズについてみていきましょう。

購買活動の中身が見えない
購買業務の目的の中には、過去の取引実績との比較から価格交渉の材料を見つけること、値引きに協力的に応じてくれる取引先を見つけることなどがあげられます。
例えば、メーカーにおける部品や材料の購買、いわゆる直接材購買であれば会社の利益率に関わってくるため、専門のバイヤーが価格交渉を担当するでしょう。
しかし間接材調達の場合、現場の社員が業務の片手間に備品を発注しているのが実情です。また、すぐに備品が必要となるケースも多いため、発注の際に過去の取引実績確認や価格比較を丁寧に行わないケースが多いでしょう。

購買活動の管理に時間がかかっている
企業の規模によっては、購買担当者が購買対象の間接材をピックアップ→マネージャーへの確認→購入→マネージャーの承認→経理担当者の精算…など、間接材購買だけでも、日々膨大な数が発生します。また、取引先だけではなく、経理を始めとした社内各部署との連携が生じ、申請・承認や精算を含めたコミュニケーションコストがかかります。
このように間接材購買で発生する取引や、社内調整の一つ一つが正しく行われているか人手で管理する場合、多くの時間と労力を要します。

最適な価格で発注されていない
一人の消費者として何かを購入する際、価格比較サイトなどを見てできるだけ安い商品を購入するという行動は、誰もが行ったことがあるのではないでしょうか。
しかし、日々の業務に追われる現場において、備品の一つ一つについて丁寧に価格比較することは、大きな負担になります。
また、仮に入念に価格比較を行ったとしても、そもそも間接材の単価は安いため得られるコストメリットは小さくなります。価格比較に投じた時間と現場の負荷を加味すると、得策とは言えない場合があります。

調達・購買における改革の優先事項
これまでお伝えしたように、現場に頼った購買業務にはいくつもの問題があります。では、現状の購買業務を改革するために何ができるのでしょうか。
ここでは間接材の購買改革において、始めに取り組むべき優先事項について解説します。

調達・購買の自動化
自社の間接材購買のプロセスが人手に頼ったものならば、まずは自動化を検討すべきです。
当然ながら自動化するためのコストはかかりますが、後述する調達コストと業務コストの低減を加味すれば、決して無駄な投資にはなりません。Amazonビジネスを始めとしたクラウド型の購買サービスを採用することで、初期費用を最小限に抑えることが可能です。
また、直接的なコストだけではなくこれまで目に見えなかった業務コストも、残業時間の削減といった形で効果が出てくるでしょう。

間接材調達の改革において、自動化は最初に取り組むべきテーマです。まずは、現状業務の流れを整理して、自動化の余地がある部分を洗い出していきましょう。

セルフサービス化
間接材調達を自動化するサービスは数多くあります。しかし、多くの場合は初期導入に向けて、正しく使えるよう購買部門のメンバーへのトレーニングが必要になるでしょう。トレーニングにかかる費用と時間は、企業の規模や従業員の習熟度に左右され、予測しにくくなります。このことから、初期トレーニングの負担もサービス選定時の重要な検討ポイントといえます。
Amazonビジネスの場合は、多くの人がユーザー体験を持つAmazonをベースとしたサービスです。このため直観的に使いやすく、改めてトレーニングを実施しなくても従業員が使いやすいという点でセルフサービス化を進めやすいと言えます。

調達・購買の可視化
購買業務をシステム化している場合でも、取引実績を単なる記録として残すに留まり、有効活用されていないケースが少なくありません。
例えば、Aという製品がB社から100円で購入できるにも関わらず、ある社員はC社に150円で発注していた場合、全社的に製品Aの購入をB社に統一する必要があります。
しかし、過去の実績が体系的なデータとして蓄積されていなければ、上記のようなコスト低減施策を打つことができません。間接材購買のプロセスを可視化した上で、後に分析可能なデータとして残しておくことが重要です。

 

調達・購買における改革を「Amazonビジネス」で行うメリット

先のセクションで購買改革を行うために優先すべき事項を説明しました。「Amazonビジネス」は、個人向けの購買で使用されている「Amazon.co.jp」のインタフェースを使った法人用のマーケットプレイスです。購買業務の自動化、可視化による改革を一気に進めることができます。
ここからは実際に「Amazonビジネス」を導入した際に得られるメリットについて説明します。

調達コスト削減
これまで価格交渉によって実現していた購入単価の低減が、Amazonビジネスによって可能となります。
Amazonビジネスの大きな特徴は、法人割引や数量割引の適用により、個人向けのAmazonよりも安価で購入できる商品が多数あることです。
このほか、現場で自発的に行ってこなかった購買品の価格比較も、システム上で自動化することが可能ですので、現場に負担を強いることなく、最も安価な製品の購入への誘導を実現します。

業務工数削減
Amazonビジネスの導入により、調達コストの低減以上に効果が出る領域があります。それは、間接材購買自体が生み出す業務工数の削減です。
もし間接材購買のプロセスが自動化されていなければ、備品の発注にかかる時間が業務コストになります。また、購入にかかる経費処理が紙ベースで行われている場合、購入した間接材の処理を行う経理部門の負担も軽視できません。
購買プロセスの自動化によって、現場の従業員から、承認・管理を行うマネージャー、精算処理を行う経理まで各部署における業務効率化につながります。

また、Amazonビジネスであれば購入した備品についても、消費者向けのAmazonと同じく、社員の自宅に届けることができます。これによって、在宅勤務時の出社や交通費負担を減らすことが可能です。

サプライヤーを集約しマネジメントしやすくする
「Amazonビジネス」を経由することで、備品を発注する社員がそれぞれ異なるサプライヤーに発注することがなくなります。過去の取引実績に基づき、最も優良な取引先に発注を一本化することが可能です。
これにより社員が多忙な業務の合間を縫って安く売ってくれる取引先を探す必要がなくなり、本来の業務に集中できるようになるでしょう。

また、取引の結果はAmazonビジネスの管理画面上ですぐに確認できますので、定期的に取引先を見直していくことも可能です。

購買改革で社内の労力、コストを最適化！
あまり改革の余地がないと見られがちな間接材調達の領域ですが、Amazonビジネスのシステムによって表面化していなかったコストを一気に削ることができます。

従来は資金に余裕のある大手企業しかITによる恩恵を受けることができませんでした。しかし、テクノロジーの進化によって、わずかな投資で業務効率化とコスト最適化を実現できる手段が次々と生み出されています。Amazonビジネスであれば、コストをかけることなく無料で利用を開始することができます。
まずは、短期間で効果の出やすい間接材の購買改革を皮切りに、業務全般のデジタルフォーメーションを検討してみてはいかがでしょうか。