副資材とは？業務の消耗品調達のコストを削減する方法

副資材とは

主資材がそれを商品にするための原材料などであるのに対して、副資材は、オフィス用品や備品など消耗品のことを意味しています。
商品に必要とされる主資材とは異なり、副資材は直接生産に関わるものではありませんが、欠けてしまうとスムーズに業務を行うことが難しい物も含まれています。
最近では、副資材や副資材の発注を効率化する仕組みのことを、「Maintenance」「Repair」「Operations」の頭文字を取り、MROと言うことがあります。

副資材は直接生産に関わるものではないという性質上、調達課題があっても後回しにしてしまったり、1つあたりの金額が少額であることから管理は各現場に一任しているケースが多く見受けられます。
しかし副資材こそ、効率化できるポイントが多く存在しています。

副資材を管理する上での課題

では実際に、副資材を管理するうえでどのような点が課題となっているのでしょうか。

注文する品数・種類が多い

副資材に含まれるものは幅広く、品数や種類が多いため管理が難しくなります。また全体像を把握しきれている調達担当者が少数であるため、主資材のようなマネジメントが行えず、副資材調達にどれくらいの費用がかかっているのか把握できなくなってしまいます。

部署ごとに管理体制がバラバラ

主資材の発注をまとめているのは調達部門であっても、副資材の発注に関しては部門ごとに行われている場合もあります。部門によって承認フローや、調達している資材の内容・金額が異なるケースがあります。
 

副資材を管理できないと、無駄な発注が増える

このように、注文する品数や種類が膨大かつ部門ごとに管理体制がバラバラとなると、在庫管理の不徹底から余計な費用がかかってしまう場合があります。また、経理担当者が副資材の購入を後からマネジメントしようとしても、部門ごとに管理体制が異なるので、会社全体を通しての管理が複雑になってしまいます。

副資材管理の課題を解決するには

ここまでであげてきた副資材管理の課題を解決するためにはどうすればよいのでしょうか。
具体的な解決策をみていきましょう。

副資材に関する情報共有をおこなう

主資材に関する情報は、調達部門などで示されていることがほとんどですが、副資材についての情報は共有されていないケースも多く存在します。
副資材の費用を抑えるためには、すべての調達担当者が同じ情報を共有し、品質が高く価格の低い副資材を調達する必要があります。情報の共有をこまめに行うことで費用を抑えられるだけでなく、調達に関するスキルの共有にも結び付き、さらなる効率化を図ることができます。

副資材管理をシステム化する

これはどのような業務にも言えることですが、積極的なシステム化を図り、誰もが同じやり方でその業務を行えるようにすることで、効率化に直結するだけでなく、業務的な不安も避けることができます。また、部門ごとにバラバラになっていた発注管理を1つのシステムに統一することで、調達担当者間で調達の履歴を可視化することができるようになります。経理担当者もマネジメントしやすくなるので、無駄な発注を防ぎ、費用を抑えることにも繋がるでしょう。

副資材調達を効率化する方法

では実際に副資材の調達をシステム化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
今回はAmazonの法人向けサービス「Amazonビジネス」を例にご紹介します。

法人向けの豊富な品ぞろえから、商品を選ぶことができる

個人向けだけではなく、法人向けの商品の中から商品を選ぶことができるようになり、選択肢が広がります。
Amazonビジネスでは、個人向けのAmazon.co.jpの商品に加えて法人向けの商品も取り扱っています。数億種類の品揃えから必要な商品を選ぶことができ、会社で副資材を購入したいというときにも便利です。

共通のシステムで購買をスムーズに

システム化することで、部署ごとにさまざまな方法で行われていた副資材の調達を統一することができます。しかし、社内にシステムを導入する際には、担当者がシステムを使いこなせるようになるまで時間がかかる、研修費がかかるなどの障壁があります。
Amazonビジネスの利用方法は、個人向けのAmazon.co.joと同じです。使い慣れているAmazonのUIであれば研修時間と費用をかけずに、スムーズに導入できるのも企業様にとって大きなメリットです。

法人向け価格でコスト削減

Amazonビジネスには法人価格が存在し、個人価格よりもさらに安く購入できる商品が多数あります。また、数量割引でコスト削減を実現することができます。

アカウント共有で経理の手間を省く

・組織で１つのアカウントを共有できる
Amazonビジネスを利用すれば、いつ・誰が・何を・いくらで購入したのかということを、一括管理することができます。また、請求書払いなど共通の支払い方法も選択することが可能です。


・既存システムとの連携が可能
Amazonビジネスでは、既存の購買機能が提供するコンプライアンスシステムや、マネジメントシステムを活かしたまま、Amazonビジネス内のバリエーション豊富な商品を購入することができます。
対応できるシステムはこちら＞

 
・Amazonビジネスの購買・分析機能について
Amazonビジネスでは、購入パターンをモニターでチェックすることができるので、支出の最適化に役立ちます。購買分析ダッシュボードは、グラフやその他の視覚的要素を利用して、詳しい支出データをユーザーに提供するシステムですが、視覚化された購買データから、正しい購買予算を定め、決定することが可能となります。アカウントやユーザー・グループごとに、購買履歴をマネジメントし、分析をすることもできます。

Amazonビジネスで副資材の購買を効率化

Amazonビジネスを活用すれば、業務効率化を図りながらオフィスに適した商品を見つけることができます。また、法人価格で購入することによって、コストの削減を実現するだけでなく、これまで調達を行っていた各部門の担当者や経理の社員の大幅な工数削減にも繋がるでしょう。
これを機に導入を検討されてみてはいかがでしょうか。