株式会社穴吹ハウジングサービス
購買フロー改革で月65時間の作業を10分に短縮。
本質的なコスト削減につながるのは、
バックオフィス領域の業務効率化。
- 購買フロー改革で、経理業務が月約65時間から約10分に短縮
- バックオフィス領域の業務効率化で生産性を大きく向上
- バラバラだった購買業務を、会社全体として管理する仕組みへ
購買申請から承認、立替精算、伝票処理などの業務がほぼ不要に
株式会社穴吹ハウジングサービス（以下、穴吹ハウジングサービス）は、香川県高松市に本社を置き、日本全国で不動産管理を手掛ける企業です。現在管理するのは、分譲マンション／住宅、パーキング、社宅・寮など33万戸。近年、自治体が公営住宅管理を民間委託するケースや、管理組合主導のコンペ案件が増えており、顧客ニーズに最適な提案とサービスの多様化を進めることで、ビジネスを成長させています。
新規事業にも積極的です。海外市場への取り組みを進めるほか、地元高松市では電動キックボードのLUUP（ループ）を展開。近く設置場所を100か所まで拡大する計画です。SDGs関連では、焼酎粕と糖質の食物残渣から土壌改良剤を生産するユニークな技術を開発。宮崎県で実証プラント運営しており、将来のビジネス化を見据えています。
このように、マンション管理とその周辺事業、および新規事業など、さまざまなビジネスを展開する同社は、多くのグループ企業や事業部を抱えています。しかし同社には購買部が無く、購買業務は長く部分最適で実施され、グループ会社や部署などがそれぞれで間接材を購入しており、会社全体として管理されていない状態でした。
その状況を改善するきっかけとなったのは、グループ全体のデジタル化やDXの推進、運用を担うHG経営戦略本部 IT戦略室 室長 岡部 順平氏が、Businessプライム会員プラン（有料）に気づいたことでした。
「Amazonビジネスでマイクやスピーカーなどを購入していたのですが、低価格で購入できるうえにすぐに届くので助かっていました」と岡部氏は振り返ります。ファシリティサービスを提供する同社ではAmazonで安く購入できる商品も多く、初期導入コストが発生しないうえに購買フローを簡略化できるAmazonビジネスを全社／全グループに展開できれば、バラバラだった購買業務の効率化が期待できるのではないかと考えるようになりました。こうして、同社でのAmazonビジネスの導入について検討が始まったのです。
そこで岡部氏は、まずAmazonビジネスの担当者に購買フローの効率化の説明を依頼。購買申請から承認までのプロセス、立替精算、伝票処理などがほぼ不要になる見込みであることが確認できました。さらに、コスト効果の測定でも良好な結果を得られたため、Amazonビジネスの採用を決めました。
バックオフィスを含めた業務効率化が、本質的なコスト削減につながる
2023年8月に穴吹ハウジングサービスで導入したところ、購買フローの効率化とコスト削減の効果が確認できたため、翌年1月に全グループ17社へと一気に展開しました。併せて、グループ全体でBusinessプライムのUnlimitedプランへ加入したことにより、配送料を年間400万円以上削減できました。またAmazonビジネス導入にあたり、グループ各社にAmazonビジネスアカウント管理者を選定してもらい、早期の定着化を図りました。なお、すでにいくつかの部門で使われていたAmazonビジネスのアカウントは、 この時点で統合しています。
Amazonビジネスの定着化にあたっては、社内のポスター掲示や当初行ったクーポン配布などで利用率を一気に高めました。中でも効果的だったのが、Amazonビジネスの担当者がオンライン参加する質問会の開催でした。当初は半月に1度実施し、現在も月に1度の頻度で継続しています。この質問会は、現場の疑問を素早く解消することができるため、高く評価されています。代替品の提案依頼にもAmazonビジネスの担当者が直接こたえてくれます。さらに購買プロセスは部門をまたぐため、現場の担当者の実作業ベースでは見えない部分が多く含まれています。説明会では、そうしたプロセス全体についても詳しく説明するようにしています。それにより、Amazonビジネスの活用で購買プロセスの改善につながることをグループ内の関係者に理解してもらう場としても機能させています。
さらに、経営陣のコミットメントも定着化に多大な貢献を果たしました。代表取締役社長 新宮 章弘氏は、「10円や20円安く買える手段は他にもあるかもしれませんが、Amazonビジネスを使って事務の手間を省いてもらうことが重要です。グループ全体で活用すれば大きな削減になりますし、購買総額に応じた割引も受けられます。できればすべての購買をAmazonビジネスに集約したいのです。品揃えも圧倒的です。管理物件に備え付ける消化器のカバーも売っているほどです。」と話します。
毎月約65時間かけていた経理作業が約10分に
現場は、Amazonビジネスの導入を好意的に受け入れてくれました。プロジェクトメンバーは現場社員から「Amazonビジネスを入れてくれてありがとう」と声をかけてもらえることもあり、励みになったといいます。
実際に、間接材購買をAmazonビジネスへ集約したことにより、従業員個人の立替払いが減少し、業務効率が大幅に向上しています。会計システムへの登録も簡単で、Amazonビジネスで生成されたCSVデータをインポートするだけで完了します。これまで約130拠点で各担当者が行っていたデータ入力・請求書処理にかける作業(約65時間/月)は、会社全体の購買データを経理担当が会計システムに一括インポートすることで、約10分ほどに短縮されました。
Amazonビジネスの活用が進むとともに、購買データが社内に蓄積されてきました。プロジェクトを推進してきた岡部氏は、Amazonビジネスの導入により実感している大きなメリットのひとつとして、グループ全体の購入分析を行える点を挙げています。今後は、購買分析で得た結果を推奨品に反映させて現場の使い勝手を高めるなど、Amazonビジネスをより使いやすい仕組みへと発展させていきたい考えです。
「今回のプロジェクトで、世界的な企業であるAmazonと繋がりを持つことができました。
Amazonビジネスを使った購買業務はもちろん、それ以外の社内新規事業についても担当者さんに相談して、さまざまなアドバイス頂けるような関係を作ることができました。
こうした密な連携関係は、今後私たちが進めていく新しいビジネスにも必ず役立つはずです」
代表取締役社長 新宮 章弘氏
株式会社穴吹ハウジングサービス
代表取締役社長 新宮 章弘氏 （左）
HG経営戦略本部 IT戦略室 室長 岡部 順平 氏 （右）
- 取材時期 2024年11月
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