株式会社バンダイナムコアミューズメント  

多数の拠点・従業員が求める環境を提供しながら、いかに内部統制を図るか

バンダイナムコグループは、世界中の人に「夢・遊び・感動」を提供するエンターテインメント企業グループです。なかでも私たちバンダイナムコアミューズメントは同グループのアミューズメントユニットの主幹会社として、全国のアミューズメント施設の企画・運営や、アミューズメント機器の企画・生産・販売を担っています。

全国200店舗以上のアミューズメント施設を展開するほか、屋内型テーマパーク「ナンジャタウン」、様々なIP（知的財産）と連動したエンターテインメント施設やバラエティスポーツ施設なども運営。従業員数はアルバイトも含めると5,000人に上ります。多数の拠点と従業員を擁するなかで、いかに内部統制を行っていくかは総務部のミッションの一つ。そこでかねてから課題に上がっていたのが、店舗における備品購買です。

現金精算の多い不透明な承認フローに課題

アミューズメント施設では、店舗やマシンを魅力的に見せることで、その場でしか体験できないワクワク感を創り出すことも重要な要素となります。季節に合わせた装飾を行ったり、新規マシンが登場したら特別な演出を施したりと、現場のスタッフが地域性や客層などを考慮したうえで店づくりに取り組んでいます。会社から消耗品や備品を購買できるシステムを提供してはいましたが、オフィス用品中心で、現場からすると物足りない部分があったようです。

その結果、店舗ごとにより使い勝手のよいECサイトを独自利用し、様々なサイトで複数の購買アカウントが乱立する状況になっていました。また、従業員が店舗の小口現金で経費精算するケースも多かったですね。これは内部統制の面から言えば望ましくありません。会社としては備品購入の実態を把握しづらく、お金の流れが不透明。店舗の立場にしても、立替払いによる経費精算の手間が増大し、現金管理の煩雑さが増します。現場の利便性と会社全体の内部統制を両立するにはどうすればいいか。その解決策として、Amazonビジネスの導入に踏み切りました。

３カ月間で承認フローを整備し、社員約2,000人にアカウントを付与

きっかけとなったのは、総務部で実施している「企画アイデア会議」です。総務部は定型業務が多い部署というイメージを持たれがちですが、エンターテインメント企業に在籍する以上、部署にかかわらずクリエイティブな思考で業務にあっていくべき。そこで、経営課題に対するアイデアを持ち寄る会議を実施したところ、購買管理の効率化を目的としたAmazonビジネス導入の企画案が挙がりました。

個人ではほとんどの従業員がAmazonを利用したことがあり、現場からもAmazonビジネス導入を求める声が上がっていたことから、取り入れることが決まりました。この機会に合わせ、曖昧だった備品購入における承認フローも整備。アルバイトを除く社員、パートナー社員約2,000人にアカウントを付与する大掛かりな整備が必要になりましたが、導入決定からわずか３カ月間で迅速にリリースできたのは、Amazonからのサポートも大きかったですね。

月数千万円の経費精算が激減

導入から1年半経過し、コスト面でも大きな効果が出ています。Amazonビジネスの導入以降、領収書による経費精算が急減したのです。Amazonビジネス導入前までの経費精算額は月数千万円程度で推移していました。これがAmazonビジネス導入後に漸減し、新型コロナウイルスによる営業短縮による購買の圧縮意識も高まり、1年弱経って店舗営業が安定した中でも月間の経費精算額はAmazonビジネス導入前の3分の1程度となっています。精算額の減少幅はAmazonビジネスでの利用額を上回っており、領収書による経費精算がAmazonビジネスに置き換わっただけではなく、備品購入そのものがスリム化していることがわかります。購買を可視化し、承認体系を整えたことで、備品購入が最適化された結果だと見ています。

例えば品物を重複購入してしまうような無駄がなくなったり、店長への報告がないまま現場判断で備品を購入することがなくなったということです。また、領収書による立替精算が減少したことで、店舗での現金管理の負担も軽くなりました。

現場が本当に欲しいものを買えるという、利便性向上にも貢献しています。例えばツタや造花などの装飾品をサンプルとして少量で取り寄せ、雰囲気がよければ翌日には本格発注するなど柔軟に使っているようです。Amazonビジネスの利用金額は月に1,000万円以上に上り、他の購買システムよりも頻繁に利用されているのがわかります。加えてAmazonビジネスでは購入履歴の閲覧などもできるため、店舗づくりの成功事例を横展開する際にも便利に使ってもらえるのではないかと思います。

大きな組織変更や人事異動にも安心なBusinessプライム

Amazonビジネスを購買管理に組み入れていくうえで、有償のBusinessプライム契約は我々にとって不可欠でした。ユーザー数無制限で利用できるUNLIMITEDのプランです。当社では年に１度大きな組織変更や人事異動が行われるため、承認権限の移行などを含めて大掛かりなデータ修正が必要になります。会員の特典としてAmazonのプロフェッショナルサービスの方に常時サポートしていただき、メンテナンス作業を担ってもらったおかげで乗り切れました。送料無料のインパクトも大きいですね。Amazonビジネスの購買金額は年間ベースで１億円を超えており、送料だけでも十分に回収できます。今後はオフィス用品などの定期的に購入する日用品も含めて、Amazonビジネスへの集約も検討しています。

備品購買は店舗や部署に裁量が委ねられており、本来は総務部の立ち入るところではありません。しかしガバナンスの視点からシステム改善を進めたことで、現場の利便性が高まると同時にコスト削減が見込まれるなど大きな収穫が得られました。こうした成功体験を積み重ねていくことが、総務部の本来のミッションと考えるDX推進の足掛かりになっていくはずです。