広島化成株式会社  

3つの主力事業による安定した経営基盤で新規事業にも挑戦

弊社は1947 年の創業以来、消費者向けのゴム草履の製造などで培ったノウハウや技術を元に、業務用分野にも広く進出してきました。現在では「工業用品事業」、「シューズ事業」、「化成品事業」の3 事業を柱に年間売上高は144 億円（2017 年12 月）に上ります。事業環境が逐一変化していく現代、会社を安定して経営するにはひとつの事業に依存するのは好ましくありません。今後も現在の3 つの主力事業を着実に成長させながら、新規事業への挑戦も考えています。

2017 年で創業70 周年の弊社と、デジタル化が進むIT 企業ではスピード感に大きな隔たりがあることは否めません。そこで、4 年前からIT 活用の重要性を掲げ、IT ツールを積極的に導入。ワークフローシステムを皮切りに、グループウェア、ISO 関連の文書管理システム、工場での検査業務、基幹システムとの連携部分などでもIT 化を推進しています。

効率的な運用方法を模索した結果、Amazonビジネス導入へ

Amazonビジネスは社内の「働き方改革」として生産性・業務効率の向上を期待して導入を決めました。それまで複数の他社通販サービスなどを利用していましたが、その分だけ異なるフォーマットの請求書が発生します。加えて請求書と納品内容を突き合わせて確認も必要です。さらに、当時は紙面での購入申請だったため、申請書類を作成する社員側も手間がかかり、受ける経理側もその書類を経理システムに入力するといった工数も生じていました。一件あたりの作業時間は少なくても、月に換算すると無視できない数字です。本来不要であるこうした作業時間をカットするためにも、購買プロセスのデジタル化が必須という結論に至りました。

Amazonビジネスの導入は二つのステップを踏んでいます。当時、Amazonビジネスはリリース前だったので、個人アカウントで運用を始めました。この段階では、申請システム内で購入商品のリンクと数量、金額を上げてもらい、上長の承認後に私が購入を代行していました。1 件あたり数分の作業ですが、時期によっては件数が積み上がります。また、購入依頼から承認までに時間がかかると在庫が欠品することがあり、改めてやり直しとなります。効率的な運用方法を模索して申請システムを導入したにもかかわらず、大幅な工数削減は達成できていない。そのような課題を抱えているタイミングでAmazonビジネスのリリースを知りました。Amazonビジネス上でワークフロー含めて一括管理ができ、ソフトウェアなどの追加投資が不要なことや、承認プロセスでの柔軟なカスタマイズ性が決め手となり導入に至りました。

「スモールスタート」で自社の文化にマッチするかも判断

ビジネスの導入決定後、まず情報システム部門限定の「スモールスタート」で始めました。というのも、期待していた機能や使い勝手へのギャップ、あるいは導入の効果などを検証せずに全社導入することは大きなリスクが伴うと判断したためです。また、実際に利用して自社の文化にマッチするかどうかも重要と考えました。この点はAmazonを半数以上の社員が個人アカウントで利用していたこともあり、問題は生じませんでした。

従来からの取り組みを変える場合、社員の納得が得られる進め方が必要です。これは私がIT ツールの導入にあたって強く心がけていることです。Amazonビジネスも約2ヶ月間のスモールスタート期間を経たことで、特に反対する声もなく、全社導入へのステップを着実に上りつつあります。

導入時の充実したサポートで大きな負担もなし

導入にあたってAmazonが開催するウェビナーに2 回参加しました。ウェビナーでは導入に際しての不明点・疑問点が払拭され、安心して導入を進められました。アカウントの準備完了後、念のため社内向けに説明会を開催。マニュアルをもとに説明する程度で、説明会に参加しなかった社員もマニュアルの閲覧だけで使いこなしています。承認をおこなう管理職者も、すでに導入していた申請システムを通じて「ハンコを押す」カルチャーから「承認ボタンを押す」へと変わっていたこともあり、大きな混乱もありませんでした。

社内向けに展開したマニュアルについても、Amazonで用意してくれた発注とアカウント開設それぞれのマニュアルを自社向けにカスタマイズするだけでした。導入決定時は多少ながら負担が増加することを覚悟していたので、あまりにも簡単で若干拍子抜けした印象はあります。

購入プロセスでの無駄な作業が不要に

情報システム部門だけでの運用時は主に、社員が利用するパソコン周辺の備品などを購入していました。以前の承認申請では、社員によっては例えば「○○○円ぐらいのマウス」というようにアバウトに申請を上げてくるケースもあり、詳細を詰めるためのやり取りが必要でした。しかし、Amazonビジネス導入後は具体的な品目をカートに入れた状態で申請するだけです。カートに入れた段階で1 週間は在庫が確保されるため、このようなやり取りはなくなり、工数削減につながりました。

作業時間が従来の5分の1に。全社導入でより大きな効果に期待

Amazonビジネスの導入で、購入プロセスの作業時間は5 分の1 程度に圧縮できたと思います。それぞれの削減時間はわずかでも、購入・申請回数と利用者の人数が多いほど、その効果は大きくなります。また、工数削減の効果だけでなく、本来不要な作業を削減できたことにより、社員の精神衛生面でもメリットがあったと感じています。

CSV データの一括ダウンロードで経理処理の負担を大幅に削減

現時点ではまだ購入先を完全に一本化できていません。しかし、ほとんどがAmazonビジネスで購入しているため、管理画面からCSVデータを一括ダウンロードして基幹システムへインポートすることでほとんどの購入を処理できます。わずかに残ったAmazonビジネス以外での購入は別途対処する必要がありますが、経理部では毎月膨大な請求書の処理に明け暮れることはなくなりました。

また、Amazonビジネスでは注文の明細を把握できるため、購入内容が適切かどうかをチェックできるので、コンプライアンスの観点からも良いと考えています。スモールスタートでの検証の結果、経理部からも工数削減の声が上がり、全社導入に弾みがつきました。

新機能活用も視野に入れ、さらなる生産性向上を目指したい

現在、検証段階が完了して全社導入に向けた社内調整が進んでいます。これまで30ユーザーで運用してきましたが、全社展開時にはビジネスプライムを利用し100 ユーザー程度に拡大予定です。弊社には支店やグループ会社もいくつかありますが、ひとつの契約で展開できるのは大きなメリットです。政府でまさに働き方改革が進められつつありますが、弊社もIT 化を加速させることで生産性向上につながることを期待しています。

Amazonビジネスは導入直後から次々と機能追加がおこなわれるなど、まさにリアルタイムでアップデートが進められていることを肌で感じています。今後、弊社としても新機能などをうまく活用し、より効率的な業務を実現していきたいと考えています。