一般財団法人 日本気象協会  

皆さまの安全・安心・快適な生活を気象情報で支える

日本気象協会は、国内初の民間気象会社として、1950年の創立時から蓄積してきた気象データやノウハウをもとに、皆さまの安全・安心・快適な生活を支えるための情報提供、各種コンサルティングをおこなっています。ウェブサイトやアプリで展開している「tenki.jp」をはじめ数多くのメディアに提供している気象情報のイメージが強いかもしれませんが、核となる事業は法人向けサービスとなります。具体的には、自治体や公共交通機関などへの防災情報の提供や、気象条件が企業の収益に直結するビジネスへのコンサルティング、各種指数の開発、商品の需要予測などが挙げられます。

2020年に創立70周年を迎えるにあたり、社内ではITの推進が加速しています。いわゆる「ビッグデータ」と呼ばれる気象データを生活にどのように役立てていくか。気象情報という根幹は堅持しつつ、新たな取り組みを仕掛けています。

社内改善を明確にイメージできたことで導入を即決

プライベートでAmazonを利用する社員も多く、その利便性ゆえに社内利用を認めてほしいという声も出ていました。私たち経理担当の立場としても、これまでリアル店舗で購入し立替精算で対応していた手間が削減されるなど大きなメリットを得られます。しかし、法人クレジットカードの番号を多くの社員に開示すると、不正利用やクレジット情報漏えいの心配があるため保留となっていました。

しかし、2018 年7月に社内の別の部署にAmazonからコンタクトがあり、そこからの紹介を受けてAmazonビジネスの担当者と打ち合わせをおこないました。その場で請求書払いが可能なことを知り、「即決」で導入を決めました。私たちの社内では、たとえ無料であっても即決することはほとんどありません。中長期的な視点から判断するためです。Amazonビジネスは導入におけるデメリットが見当たらず、享受できるメリットが大きい。そして、導入による工程削減や業務効率化など改善のイメージが明確な点もあり、社内での決裁もスムーズでした。

購入プロセスの最適化と透明性の確保を両立できる

導入は請求書払い対応がきっかけでしたが、私たちにとってAmazonビジネスの導入メリットはこれにとどまりません。私たちは全国に勤務拠点が点在し、各地でさまざまなものが必要となるため、商品の品揃えを重視しています。本社にて各地のニーズを吸い上げ代理購入し、送付することは大きな負担となっていました。しかし、Amazonビジネスは、各地で各自が必要なものをカートに入れるのみ。あとは上長が承認すれば商品の到着を待つだけです。

また、その承認プロセスも細かくカスタマイズできるだけでなく、購入ごとに業務コードを入力できるため、経費負担部門を紐付けできます。導入前までは送付されてきた請求書を元に、一つひとつ経費の負担先をチェックしていたのが自動化したことで作業負担も軽減しました。そして、購入予定の商品一覧もデータとして確認できるため、不要な発注が生じてしまう前に手が打てます。「必要なものを、必要な部門が、必要な数量を購入する」という流れを確立できただけでなく、透明性の高いオペレーションとなりました。

煩雑で作業工程が多かった購入プロセスを最適化

Amazonビジネスの担当者による献身的なサポートやマニュアルテンプレートの提供などもあり、当初想定の約半分となる2週間ほどで運用に至りました。導入前は、購入プロセスに関するオペレーションは煩雑で工程も多く、経理部門では大きな負担となっていました。購入は社員による立替精算と経理部門での代理購入の大きく2つパターンがあります。立替精算は金額にもよりますが、社員が複数店舗に赴き、価格調査をおこなった上で購入の承認依頼という流れとなります。価格を比較することで、無用なコストをかけないためです。そして承認完了後、改めて社員は店舗に出向き購入となりますが、社員にとって大きな負担でした。また、購入後の経理部門における処理も、それぞれの社員に振込明細の通知や銀行への入金など、軽微ながらも数が膨大で、多くの作業時間を費やしていました。

もう一方の経理部門での代理購入においても価格比較を必須としていたため、社員らの要望と選定品のすり合わせなどに1回の購入で2時間程度を要していました。こうした作業時間は、社内でも課題として認識されていました。Amazonビジネス導入後は一部の特殊な商品と他社通販サービスの価格メリットが大きい商品を除き、購入はAmazonビジネスへ一本化されつつあります。購入に関わるプロセスが大幅に削減された（イメージ参照）ことで、作業時間も約4分の1程度にまで圧縮。今後購入件数が増えるほど、作業時間削減効果はさらに大きくなると見込んでいます。

Business プライム利用は送料無料のメリットにとどまらない

本運用開始前の時点で「Businessプライム」の利用を検討しました。年会費がかかるため、想定発注回数と送料を掛け合わせて費用対効果を試算することに。その結果、これまでと変わらない発注回数であればコスト分は回収できる見込みとなり、利用が決定しました。「Businessプライム」では送料無料も魅力ですが、朝に発注したものが夕方には到着するスピーディな配送が大きなメリットだと改めて実感しています。導入前はシステム部門などで必要となった備品の入手まで数日を要することもありましたが、そういった不満が解消されたことは社員にとってプラスだったと感じています。

働き方改革、生産性向上のためのツールとして

デジタルテクノロジーの進展とそのメリットに目を向けず、旧来からのアナログな方法に固執し続けることで、不要な作業が発生している状況は好ましくありません。今回、Amazonビジネスの導入前後で大幅に工程を削減できた経理部門はもちろんのこと、現場の社員を見ていても導入のメリットを実感しています。近年、日本国内の多くの企業で働き方改革が進められていますが、購入プロセスの改善もその一つとみなせます。

Amazonビジネスの導入は、改革することの重要性と意義を改めて社内に認識させる機会ともなりました。すべての企業に推薦できるとは断言できませんが、従来の方法に悩んでいる企業などで、一つの突破口としてまず導入し運用してみる。これをきっかけに、大きな変化を創出する可能性があるのではないでしょうか。