学校法人 片柳学園

専門学校で先行導入し、事務処理を効率減

片柳学園は、1947 年に東京都大田区で設立された「創美学園」を起源とし、東京工科大学と日本工学院専門学校・ 日本工学院八王子専門学校・日本工学院北海道専門学校、日本語学校および産官学共同研究機関の片柳研究所を 運営する学校法人です。「現代社会の変化に即応し、広く社会に貢献しうる人材を育成する」という教育理念の 基、東京工科大学は「実学主義」の教育・研究を推進する理工系・デザイン系・医療系総合大学で、先端知識は もちろん、国際的な教養や豊かな人間性の養成に取り組み、教養教育において専属の教育組織である教養学環を するなど、充実したリベラルアーツを修得できる環境を整備。よりハイレベルな内容に取り組める環境を整えた 大学院も設置しています。

これまで、研究機材や教育実習機材を適切に管理し有効利用するため、高額な商品は購入担当部署が購買を代行 し、消耗品のような少額な商品は先生方に立替え購入をしていただき経費精算をするプロセスが定着していまし た。しかし近年、学校経営もガバナンスが問われる流れが生まれてきたことを受け、また各自の負担軽減を目的 として先生方の立替え購入を減らしたいと考えるようになってきました。

先生方の購買先を見ていると、個人向けの Amazon.co.jp を利用しているケースが目立ちました。購買費用を低く 抑えることができ、納品スピードが早いことに加え、商品が豊富なことからも教材調達において Amazon は優良 な調達先だったようです。特に芸術系の学科では一般的な店舗では取り扱いのあまりない特殊な商品が必要にな ることも多く、Amazon でそのような商品を購入されているケースが多いようでした。

そこで、Amazon ビジネスが部署単位で請求書を分けられるサービスを開始したことを期に、本格的な利用の検 討を開始。2023 年 1 月に北海道校を除く専門学校 2 校に先行導入しました。そのことにより先生方に Amazon ビ ジネスを使用してもらう事で個人の立替払いをなくすとともに、事務処理を行っている側の効率化をすることに 成功しました。

東京工科大学 八王子キャンパス 業務部 業務課 係長 内田 政宏 氏は、「先生方は、予算の使途として適切なも のだけを購入できます。たとえば冷蔵庫はどうでしょう？　研究室で飲むジュースを冷やす目的では承認できま せんが、研究対象物を冷やす必要がある場合は問題ありません」と話します。

「フライパンと食材の購入履歴があったため問い合わせると、ロボットにフライパンを返す動作をさせる実験の ためでした。研究活動においてこのようなケースは多く、クレープ生地でプレートに絵を描くマシンの購入など も過去にありました。応用生物学部では冷凍食品を実験で使用することもあります。研究や開発において、この ように商品本来の使用目的の異なる使い方をすることは多々あり、Amazon ビジネスと HUE-PU を使えば、使用 目的並びに明細が出るため、機材管理が容易になるというメリットがあります」（同氏）

HUE と連携させることで、Amazon ビジネスそのものの運用も楽になりました。HUE-PU から初めてパンチアウ トした際に Amazon ビジネスアカウントを自動で生成してくれる機能を備えています。そのため、事務職員が Amazon ビジネスをメンテナンスしてアカウント管理を行う手間がありません。先生方も HUE の操作の延長線上 で見慣れた Amazon の画面が立ち上がるため、違和感なく Amazon ビジネスで購入プロセスを完結できます。

東京工科大学 八王子キャンパス 業務部 業務課 係長 内田 政宏氏は、「現在のところ、先生方が個別に調達で きるのは、1 商品当たり 3 万円以内で、資産管理する必要のない金額のものに限られています。Amazon ビジネ スは、先生方と私たちのどちらにとっても便利な仕組みですし、コンプライアンスも担保できます。そのため、 将来は、Amazon ビジネスで購入できる商品について上限金額を上げることも検討しています。」と話されていま した。