国立大学法人三重大学

立替購入の7割以上が個人向けAmazon。教員からAmazonビジネス導入の要望も

三重大学ビジョン2030「三重の力を世界へ 世界から三重へ 未来を拓く地域共創大学」を掲げる本学は、国際社会、地域社会とのつながりを深めながら、多様な分野で活躍できる人材の育成と世界トップレベルかつ独創的な研究活動を推進しています。一方で、大学運営における業務効率化にも注力。各学部や研究科ごとにあった会計の一元化などに早くから取り組んできました。
そうした中、Amazonビジネスについては、立替精算の工数の軽減などを目的に導入。もともと教員による立替購入の7割以上が個人向けのAmazonによるもので、教員からAmazonビジネス導入の要望も出ていたため、一部研究科でテスト運用を行い、その後全学に拡大しました。導入効果は想定以上。学内で力を入れているRPA（ロボットによる業務自動化）とも非常に相性が良く、大幅な業務削減を実現しています。

請求書をRPAで自動処理。150分ほどかかっていた作業時間が約5分に短縮

まず大きかったのが、請求書発行処理の自動化です。繁忙期は150分ほどかかっていたのが約5分に短縮されました。これまで教職員は、立替払いで研究や教育に必要なものを購入した際、納品書や請求書、立替金の振込みを依頼する書類などを紙で提出する必要がありました。一方、それを受け取った財務部門の担当者は誤りがないかを確認し、立替金の支払伝票を作成するなど、細かな処理業務が発生し、特に月初は膨大な作業量でした。
それらの処理業務の大半が、購買件数の最も多いAmazonビジネスでの購入については不要に。テスト運用時、各教職員宛てに発行していた請求書も、利用者からの声を受けて集中管理にしたため、財務部門が直接取り扱えるようになっています。おかげでRPAも活用しやすくなり、「請求書をダウンロード」「請求書を開いて発注者名を確認」「注文履歴のCSVデータをダウンロード」「注文履歴データと教職員データをもとに請求書ファイル名を教職員名へ変更」といった手間のかかる作業を自動化できました。加えて、購入品の発送状況や教職員への支払い状況が分かるファイルも時間をかけずに作成可能になりました。
ただ、実はここまではAmazonビジネスによる業務効率化の第一段階。その後、さらなる効果を上げています。それを支えているのが「注文単位請求書」です。

注文単位請求書の発行が作業負荷を分散、精神的なストレスも軽減

当初、Amazonビジネスからは月締めの請求書が翌月の1日にメールで送られてきていました。これだと請求書の処理が自動化されても、それに続く支払伝票の作成などは月初に集中したままになってしまいます。また、教員側にとっても月締め請求書がネックとなるケースがありました。例えば外部資金には予算の使用期限があるため、時期によってはぎりぎりに物品を購入しても翌月の日付の請求書では計上できない予算もあるのです。
そこでAmazonにお願いしたのが、注文単位での請求書の発行です。注文ごとに日々請求書が届けば、いずれの課題も解決されます。正直、Amazonビジネスのシステム変更を伴うお願いですから、実現は難しいかなとも思いました。しかし、数カ月後に正式な機能として実装されたのです。Amazonビジネスを利用しながら、自ら声を上げ、その使い勝手を向上させることができたのは私たちにとって大きな成果だと感じています。Amazonの担当者も、こちらの悩みを的確に汲み取り、真摯に対応してくれました。

注文単位請求書が発行されるようになって以降、毎日30通ほどの請求書を随時RPAで自動処理する流れが確立しています。人による作業は途中で稼働を確認する程度で、実質ほぼありません。また、かつては教員から納品書などが日々送られてきても手元にためておくばかりで、翌月1日の請求書発行を待たなければ処理できませんでした。それが今は、担当者のペースで処理できる。作業負荷が分散されたことで、精神的なストレスも軽減されました。

年間11,000件のペーパーレス化に成功。目に見える成果が、DXへの意識を変化させることにつながっている

伝票処理といった日々の相当量のルーティン作業とRPAとの親和性は極めて高く、いまや一連の仕組みは生産性向上を支える不可欠なツールになっています。ここに、物品購入で最もよく使われるAmazonという購買プラットフォームがAmazonビジネスの導入によって加わり、大きな成果を上げ、大学全体のDXを牽引しています。
分かりやすいDXとして忘れてはならないのが、Amazonビジネスの最終見積書機能です。名前のとおり配送料等が反映された最終的な請求金額での見積書を発行できる機能になります。教員側で財源ごとの見積書提出要否が判断できないため、全件見積書を紙ベースで提出するようお願いしており、その件数は年間11,000件もありました。導入後は、財務部門が適宜必要なものだけをAmazonビジネスからダウンロードできるようになったため、教職員側での作業が不要となりDXを実感してもらえていると思います。

現在、大学においてもDXの推進は重大なテーマです。しかし、いざとなると何から手を付けていいか分からない、また取り組んでみたものの成果がはっきりしない、ということが多いように感じます。それが今回のように、今まで当たり前だと思っていたことをやらなくて済むようになると、周囲も含めて意識が変わってくる。“もっとできることがあるのでは”という考えが生まれてきます。
現に三重大学ではRPAの活用が着実に広がっており、2021年度は伝票作成自動化だけでも1,700時間の業務時間削減に成功。常勤職員が1名減りながら、超過勤務時間は大幅に減少しました。

配送料を年間320万円削減。コスト削減や効率化の先は、クリエーティブな業務に注力

Amazonビジネスのメリットについて、教員からは「納期が分かりやすく助かっている」「納品場所の融通が利くので、学外で研究する立場としてありがたい」などの声が上がっています。Businessプライム会員にもなっているので、配送は迅速で、配送料も年間320万円ほど削減できました。
財務部門としては、今後、業務効率化によって生み出した時間をいかに有効活用するかが重要になります。一つには学部や研究科とのコミュニケーションをいっそう密にして、こちらから戦略的な予算活用、外部資金調達などを提案していきたい。そうしたクリエーティブな業務を通じて、教育活動、研究活動の活性化に貢献していきたいと考えています。

一方でDXの取り組みもまだまだ進めていきたいです。Amazonビジネスの購買データは賢く使うことでさらなる価値を生むに違いありません。消耗品の一括購入によるコストダウン、財務会計システムへの購入データ活用などできることはたくさんあります。引き続き具体的な取り組みを通じて、その潜在的な価値を引き出していければと思います。