株式会社ノバレーゼ

店舗のテイストや地域特性に合った購買ができる体制が必須

ブライダル事業を展開するノバレーゼは、全国各地で結婚式場やレストラン、ドレスショプを運営。2000年の創立以来、常に自己改革し、新しい価値を創造し続けることを目指して、約50に上る各店舗、またそこで働く社員一人ひとりの個性やチャレンジ精神を大事にする経営を実践しています。

自主性を大事にする姿勢は店舗における備品等の購入にも表れており、各式場やレストランがそれぞれの規模や設備、さらにテイスト、雰囲気に合ったものを購入できる自由度を確保しています。実際、式場だけを見ても、そのタイプはリゾート型ゲストハウス、スタイリッシュな都市型ゲストハウス、歴史的建造物を再生した施設など多様。地域特性も考えると、備品や器材を全体で統一するのは難しく、店舗にとってのベストを追求するにはやはり柔軟な購買体制が求められます。

ただ、現場の判断による物品購入は個人による立替、精算の手間を生み、小口現金のやりとりも頻繁に発生することなどが管理上の課題です。そこで、自由度の高い購買と業務効率化を両立する手段として導入したのがAmazonビジネスでした。

立替精算の手間がなくなり、現場からは「時代が変わった！」の声も

以前から当社では、業務上必要なものを個人のAmazonアカウントで購入していた社員も多かったため、Amazonビジネス導入時は現場から「これで領収書を出力しなくてもいい」「時代が変わった！」と大きな反響がありました。実際かつては、上司に稟議を上げたり、購入品によっては業者に相見積もりを取ったりする必要があり、購入後も紙の領収書を添付した精算書を提出しなければなりませんでした。それが導入後は承認もオンラインで済み、精算も不要。大幅に手間が減っています。

特にAmazonビジネスは、圧倒的な品揃えで、同時に検索性が高いのも魅力。例えば「落ち葉　掃除」と検索すれば、多様な商品が提示され、まさに各店舗に合った種類や価格のものを見つけられます。その他、式場の控室で使うスリッパやハンガー、消毒用アルコールのスタンド、事務所用のラックなど、業務で使うものはほとんどカバーされているので、現在、社として利用を認めているオンライン通販は、オフィス用品の通販サイトとAmazonビジネスの二つだけ。おかげで店舗によっては、立替による物品購入がほぼなくなりました。

購入品の“利用目的”を明確にすることで、迅速かつ正確な会計処理が可能に

当社でのAmazonビジネス活用の特徴に、経費精算システム「楽楽精算」との連携があります。当初、Amazonビジネス単独で運用していましたが、さらなる経理業務の効率化を目指して経費精算システムの導入を検討。Amazonビジネスと楽楽精算を簡単に連携できると知り、すぐ実行しました。

使い方はシンプルです。楽楽精算の画面からAmazonビジネスを開いて商品を選び、「承認依頼」をクリック。上長による承認後、自動的に発注されます。人事異動で承認ルートなどが変わっても、楽楽精算が人事データと紐付いているので、Amazonビジネス上で設定を変更する必要がないのも便利。メンテナンスの手間がかかりません。

今回のシステム連携で一つ大事なポイントは、発注する人に商品の“利用目的”を申請してもらうようにしたことです。これによって、迅速、正確な会計処理が可能になりました。というのも、当社では全く同じ商品でも、社内で使う場合、新郎新婦や来場者が使う場合の両方があり、当然経理上の仕訳が変わってきます。そのため以前は、本社から店舗に確認したり、過去の事例を見直して判断したりしていました。そうした追加の作業がなくなり、自動的に仕訳ができるようになったことは、システム連携の大きなメリットです。

紙ベースの作業が大幅に削減され、現場も、財務経理部門も生産性が向上

現場のスタッフ、申請を承認するマネージャー職、本社の管理部門、すべてにとって価値がある今回のシステム導入。特に財務経理部門は、月初に集中していた精算処理の業務から解放されました。従来、全国の店舗から毎月月初までに届けられる書類を5、6人の社員で手分けして対応。記載内容や領収書に不備がないか、本社でも改めてチェックし、到着後数日間入力作業を行っていました。それが、現在はシステム上で随時処理できるため、月初に作業が集中するという“繁忙期”がなくなりました。

これによって助かるのは、在宅でも十分に業務ができることです。コロナ禍もあり、テレワークの率が高まる中、紙ベースの作業を減らしていくことは重要なテーマでした。もともと一連のシステム化は「電子帳簿保存法」の改正も見据えたものだったので、それへの対応と生産性の向上、在宅勤務の促進を同時並行で進められていることは、見逃せない成果だと思っています。

小口現金の廃止に成功、購買分析により、さらなる賢い購買、コスト削減を目指す

導入からおよそ１年半、経費利用に占めるAmazonビジネスの割合は6～7割程度に。その利便性は全社に浸透し、利用件数、金額とも着実に伸びています。またAmazonビジネス導入の具体的な効果として、店舗での小口現金廃止をすでに実現しました。今後は本社で購買データの分析を進め、購買をいっそう合理化していくことも目標です。各店舗のデータからベストプラクティスを見いだし、全店に共有することで、これまで以上に賢い購買、コスト削減が実現できると考えています。

私たちノバレーゼの企業理念は「Rock your life　世の中に元気を与え続ける会社でありたい」。出会ったすべての人の心を揺さぶり、感動を呼び起こすことにより、その人の人生を豊かにすることを目指しています。その実現のためにも、引き続きデジタル化やオンライン化で効率化できる部分は効率化し、本来の業務であるお客様と向き合うことに力を注いでいきたいと思います。