千葉県 白子町

地方自治体の財務規則に即し、Amazonビジネスを利用

白子町は、千葉県の東部に位置し、テニスコート数が日本一であることで知られています。さまざまなマリンレジャーや保養地の白子温泉など、多くの観光資源を抱えるほか、地域の名産品である「白子たまねぎ」は有名で、糖度の高い独特の味わいが親しまれています。

その白子町役場で企画財政課／財政係（当時）を務める渡辺 亮氏は、生まれも育ちも白子町。いまも住んでいる地元をより良くしたいという志を抱いて、日々の業務に取り組んでいます。その業務の中で、備品／消耗品を購入するたびに、渡辺氏は疑問を感じていた事があるといいます。

「役場の購入プロセスは、これまでの長く続いてきたやり方を踏襲しているために硬直化していました。私は個人向けAmazonを日常生活で利用していて、Amazonなら同じものをもっと安く買えるのに税金がもったいないと思っていました。その一方で、やり方を変えるのは難しいとも考えていました。以前からのプロセスどおりに仕事をすることで、全体最適を図れるケースもありますから」（渡辺氏）

渡辺氏がこの状況を変えたいと考え始めたきっかけは、財政係を任されたことです。白子町の財務規則では、30万円以上の購買には複数社からの見積もり合わせが必要ですが、それ未満かつ予算の範囲内であれば1者からの見積もりのみにより物品を調達することができます。ただし、地方自治法では、領収書による立替払いは認められておらず、納品・検査後でないと支払いができないことから、業者への支払いは請求書払いとする必要がありました。ただ、ECサイトにおいてこのプロセスに対応してくれる事業者は少なく、それもプロセス硬直化の一因となっていました。財政係として全庁の支出を把握するようになると、たとえば小型家電を定価近くの金額で購入しているケースなど、市場価格と乖離した金額での購買が目につくようになったのです。

渡辺氏は、「そのころ、Amazonビジネスの存在を知りました。Amazonビジネスなら見積書と納品書、そして請求書が発行されるので、財務規則をクリアしているはずだと考えました。そこで、試しに企画財政課でアカウントを作成し業務で必要な消耗品を購入し、購入プロセスを通してみました。すると、問題なく処理できたのです」と振り返ります。

費用対効果を評価され、Businessプライムの予算が議会を通過

白子町の備品／消耗品購入額は、全体で年間約4,000万円。それらの内容を精査し、Amazonビジネスを使えば少なくとも500万円は削減できると試算しました。すぐにでも白子町役場全体で使いたかったのですが、ひとつの問題がありました。Amazonビジネスでは通常配送の配送料が無料になる基準は3,500円のため、Businessプライム契約をしなければ、送料無料になる最低購入金額が発生してしまうのです。

「町の職員全員がAmazonビジネスを使うことでコスト削減効果は最大化します。そのためには少額購入でも送料無料にしておく必要がありました。経費は事業ごとに処理するため事業別の請求書が必要で、事務処理は担当者が事業ごとに発注して請求書を分けてもらう方が簡素化できることから、細かな注文が発生することが予想されたためです」（渡辺氏）

そして2024年3月、補正予算を議会に諮り、BusinessプライムMediumプランの予算が承認されました。4万円未満のコストですが、全体の10％がAmazonビジネスに切り替わるだけで十分に費用対効果は得られると判断された結果です。そして、これは白子町にとって「ものを買うためのサービス」を目的に予算がつくといった自治体の中でも稀なケースとなりました。

予算が議会を通過すると、Amazonビジネスの担当者を招いて役場内で全体説明会を実施しました。説明会に合わせて課単位でユーザーIDを発行し、本庁の全部門だけでなく、教育委員会、保育所、ガス事業所、学校給食センターなどの出先機関でも利用できる状態を整備。導入から1か月足らずの期間に、すでに半数近くの部門で発注を実施するなど徐々に浸透してきています。

なお、白子町ではユーザーIDは課単位とし、請求書を都度発行する方式を採りました。これは、以前のプロセスに合わせたためです。事業の担当者は今まで通りのスタイルで、部門や事業などの詳細が記載された請求書を注文の都度受け取ることができます。そして、請求処理担当者は、購入した商品がひもづく部門と事業を一目で把握できるため、いままでどおりのやり方でプロセスを回すことができます。