株式会社昭文社

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購買データはCSVで処理し

240時間の工数削減に

 

地図・旅行情報のプロフェッショナルとして幅広い事業を展開

弊社は 1960 年の創立以来、「地図・旅行情報事業」のプロフェッショナルとしてさまざまなサービスを提供してきました。ロングセラーの「マップル」ブランドの地図・ガイドブック、女性から圧倒的な支持を得ている「ことりっぷ」など一般消費者向けだけでなく、独自開発の地図・観光情報のデータベースを活用した企業向けサービスまで幅広く事業を展開しています。

 

「働き方改革」の潮流とマッチするAmazon ビジネス

弊社は IT 化推進の途上であったため、各種申請も紙面でおこなうことが多く、物理的・時間的に大きな負担となっていました。そこで、情報システムグループで、申請ワークフローをはじめ IT 化の加速に取り組むことにしました。中でも購買プロセスは以前から方法が確立・運用されていて、Amazon ビジネス導入にはいくつかの困難が伴いました。また Amazon が一般ユーザー向けに有名で、気軽に利用できるため、社員が好き勝手に購入するのではないかと懸念もありました。

しかし、相見積もりや承認フローの機能により適切な購買プロセスを踏むことができるのを説明し、納得してもらえました。Amazonビジネスを用いると、依頼する社員も購買担当社員も作業工数が削減されます。この点は昨今の「働き方改革」の流れもあって、上層部からも好意的に受け止められました。

 

概算で240時間以上の工数削減を実現

Amazon ビジネスは一般向けの Amazon とインターフェイスも近く、日常で利用している社 員はすぐに使いこなせました。そして、Amazon を初めて利用する社員にも一度レクチャーしただけです。両者が似ていることから、「本当にこの購買ボタンを押してしまってよいのか」という問い合わせをする社員もいたほどです。ユーザー目線で考え抜かれたインターフェイスの素晴らしさを改めて実感した一幕でした。

購買フローは Amazon ビジネスの導入で効率的な運用へと進化しつつあります。導入以前は毎月十数枚の出金伝票の作成、購入内容のチェックなど含めて一枚あたり平均 5 分程度、全社だと多くの時間を要していました。導入後は 5 分の 1 程度の時間に圧縮した上、各部署の月ごとの購買データがまとめて CSVで一括ダウンロードできるため、経理処理もスムーズです。

社内ではすでにユーザーアカウントは必要な担当者に行き渡り、導入は一段落しています。今後は「攻め」の経営戦略に向け、購買分析、BI ツールなどとの連携まで幅広く対策を検討し実行していきます。Amazon ビジネスの導入で削減できた工数は概算で 240 時間以上と見込んでおり、今後もさらなる業務効率化を期待しています。

 

今後注力する「旅ナカ事業」をサポートするためにも積極的に Amazon ビジネスを活用したい

弊社は現在、「旅ナカ事業」と呼ばれる、旅行中に焦点をあてたビジネスを積極的に推進しています。「MAPPLE アクティビティ」をはじめ、皆さまが旅行を安心して楽しんで頂くために、弊社の観光ノウハウを元にしたサービスをこれからも拡充していく予定です。

これら新しいビジネスの成長に向け、私たちの部門もスピーディな展開でサポートしていきます。Amazonビジネスの活用はその第一歩。今後も積極的に利用し、弊社のビジネスをサポートしていく一助にできればと思っています。

 

旅先での体験を提供する「MAPPLE アクティビティ」

近年、旅行の在り方が変わりつつあり、どこに行くかだけでなく、現地で何を体験するかを重視するお客様が増加傾向にあります。いわゆる「コト消費」の潮流とも重なりますが、そうした需要を受けて体験できるアクティビティの数も増えています。私たちが手がける「MAPPLE アクティビティ」では、弊社がガイドブック制作で培ってきたノウハウをもとに、アクティビティを紹介しています。ビジネスモデルとしてはアクティビティの代理販売事業という形態になりますが、私たちが介在することで、お客様に安心して楽しんでもらい充実した旅を実現できればと考えています。

 

 

急なニーズに対応できるのが Amazon ビジネスのメリット

弊社では 2018 年 7 月からテスト的にAmazon ビジネスが導入されましたが、私たちの部署で利用が始まったのは 9 月頃です。その際はプロモーションで利用するための備品を購入しました。それまで購買時には総務に依頼していたため、購入決定までのやり取りが煩雑でした。まず部署内での承認を通し、その上で総務とやり取りをすることになります。そうなると手元に商品が届くまで平均で 3 営業日以上を要することになり、必要な時にすぐに購入できませんでした。

 

Amazon ビジネスを利用し始めてからは自分自身で商品を適切に選択できるようになったため、こうしたやり取りが不要になりストレスも軽減 しました。合わせて、受け取りまでの時間も大幅に短縮されたため、「3 日後のイベントで必要」といった物を購入することができるようになったのは事業部の現場として助かっています。

 

メンバー間で買いたいものをリンクで簡単に共有できるから作業が効率的に

私たちの部署ではハワイに関連企業があり、定期的にウェブ会議をおこなっています。参加人数が増加したことでパソコンからの音声だとコミュニケーションしづらいことが課題となり、専用のスピーカーを購入する際にAmazon ビジネスを利用しました。ハワイの事業所とは物理的に離れていることもあり、冊子のカタログだと検討する商品のページを撮影し E メールで共有するといった手間が発生していました。しかし、Amazon ビジネスでは、それがリンクの共有だけで事足ります。

 

また、商品の数も一般向けサービス利用時と変わらず、豊富なラインナップから選択することができます。パソコン周辺のガジェットの場合、量販店や既存のカタログ通販だと種類が制限されるため、その中での決定を余儀なくされていましたが、その縛りがなくなったことは良かったです。また、普段から使い慣れているパソコンやモバイル端末などを利用できるというのは、作業効率の面でも大きなポイントだと感じています。

 

ウェブビジネスのスピード感とマッチしているAmazonビジネス

私たちが手がけている「MAPPLE アクティビティ」のようなウェブ上でのビジネスはとにかくスピード感が重要です。購買フローの大幅な効率化を実現できたAmazon ビジネスの利用シーンは今後、より一層広がっていくと思います。具体的には、今後のサービス認知拡大におけるキャンペーン展開などでユーザーの皆さまに提供するプレゼントやノベルティの購入で 利用する予定です。ボリュームディスカウントにも対応している上に配送もスピーディな点はキャンペーン展開において魅力的だと感じています。

株式会社昭文社
管理本部
情報システムグループ

加賀 信芳 様

株式会社昭文社

株式会社昭文社
デジタルメディア事業本部
デジタルメディア事業部
デジタルメディアグループ

関谷 麻里子 様

株式会社昭文社
デジタルメディア事業本部
デジタルメディア事業部
デジタルメディアグループ

和田 史子 様

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    • 取材時期 2018 年12月
    • 記載内容(役職、数値、固有名詞等)はすべて取材時の情報です。

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