株式会社ソラスト

業務のDX/ICT化・本社集約を進める

ソラストは医療事務全般の受託をはじめ、病院の経営支援、さらに介護事業所や保育所の運営など、幅広い領域で事業を展開しています。介護事業ではM&Aを成長戦略の柱に据え、東名阪を中心にソラスト単体で介護事業所約370ヶ所を運営するまでに拡大。それに伴いM&A後の各事業所の運営・会計基準をソラストの基準に統合する必要がありました。一方で経理業務には紙や現金でのやり取りという昔ながらのやり方が多く残っており、時間と手間がかかっていました。かねてよりソラストでは、人材が持つ力を最大限に発揮すべく、業務プロセスを根本的に見直すBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）として業務のDX/ICT化・本社集約を進めており、経理業務においても業務標準化は喫緊の課題となっていました。そこで、Amazonビジネスを活用しました。

現金での買い物が経理業務標準化のネック

経理業務標準化でネックとなったのが、各拠点での現金での買い物です。特に介護事業所や保育所は、季節行事の飾り付けや施設利用者様からの依頼などで細かな買い物をする機会が多く、現金を日常的に扱っています。領収書は、事業所の職員が手作業で処理していましたが、BPRが進めば将来的には370事業所から送られてくる領収書を、経理部が処理することになります。M&Aによって事業所数とともに経理業務も増えているなかで、手を打たなければ本社機能がパンクするのは目に見えていました。また人の手が介在する作業には常にミスの可能性が付きまといます。BPRを遂行するには、現金による買い物そのものを減らす「キャッシュレス化」と、そこで発生した購買データを基に一括で会計処理する「DX/ICT化」の推進が不可欠。その両方を同時に解決するために導入したのが、Amazonビジネスでした。

現金決済件数の約８割、金額にして約3,400万円分の減少を達成

Amazonビジネスをただ導入するだけでは既存の会計システムへの入力作業が必要となり、目指している姿に到達しない可能性がありました。そのためAmazonビジネスの購買データとソラストの会計システムへの連携を調整しました。そのうえで介護・保育の全事業所でAmazonビジネスを導入し、医療支社や本社など全社へと拡大しました。経理・会計業務に精通したメンバーがAmazonビジネス導入を進めたことで、スムーズに展開できたと思います。以前は各事業所が地元のスーパーや百円ショップなどで買い物していたため、少額品ほど購入先が乱立している状況でした。今はその大多数がAmazonビジネスへ集約されつつあり、スケールメリットを利かせやすくなっています。また突発的な買い物でもできるだけ現金を使わずにすむよう、あわせてデビットカードを各事業所に配布。二つの施策の組み合わせで、事業所での現金決済は大幅に減少しました。これら施策により、介護・保育事業所での現金決済件数8割減を達成でき、単月の現金決済がゼロの保育所も出始めています。また以前までは各事業所で現金が足りなくなったとして追加入金の要請が毎週のようにあったのですが、Amazonビジネスが普及した現在は、こういった要請が著しく減少しました。今後は各事業所の現金保有額を引き下げていく予定です。

Amazonビジネスを“ファーストチョイス”に

現金でないと買い物しづらい地域もありますし、職員によってはオンライン購買に抵抗がある人もいます。従来の購買手段は残しながらも、Amazonビジネスが職員の“ファーストチョイス”となるように環境を整備していきました。使い勝手の面でいえば社内システムとSSO連携することで、職員はユーザーIDやパスワードを入力せずとも、Amazonビジネスにアクセス可能。利便性とセキュリティを両立しています。またAmazonビジネスの利用率が低い地域には、各事業部長からエリアを担当するディレクターに声かけをしてもらい、緩やかに利用率を引き上げていきました。これらの取り組みが奏功して、Amazonビジネスのアクティブ率（1日1回以上アクセスしたかどうかの数値）は80％近くとなり、目標としていた利用率を達成できました。

自然な形で購買行動を最適化

現場で利用しやすくなるよう適宜、カスタマイズも実施しています。なかでもBusinessプライム特典である「お客様カタログ*（推奨品設定）」に取組中です。品揃えの多さはAmazonビジネスの魅力ですが、現場からは「検索結果が多く、どれを選ぶべきか悩む」との声も寄せられていました。そこで頻繁に購入するおむつや水、トイレットペーパーなどの品目では、指定した銘柄が検索上位やヘッドラインに表示されるように設定しました。表示される商品はAmazonビジネスの「プロダクトバスケット（購買価格比較）」というサービスを利用し、他社の類似商品価格を比較したうえで推奨順位を調整しています。今後はAmazonビジネス上の購買データを参照に、推奨品の入れ替えなども検討していく予定です。普段使うことが決まっている定番品については、推奨品の中から流れ作業で発注できる仕組みを作っていければ理想です。現場では「何をどれだけ買うか」に頭を悩ませずにすみ、推奨品から購入していけば割安な商品を選ぶことになり、コスト面でも良い効果をもたらし、自然な形で購買行動を最適化できるのではないかと期待しています。

入退社や異動によるアカウントの更新を仕組み化

M &Aによる事業所の増加や、職員の入退社、人事異動などがあると、そのたびにユーザアカウントの更新作業が必要となります。そこで更新作業の負荷を分散し、機械的に処理できるような仕組みづくりを試みました。各事業部の担当者が更新に必要な情報をエクセルに取りまとめ、本社経由でAmazonに渡せば、あとは自動的にシステムに反映されるという流れです。ユーザー管理は今後も継続的に発生するため、Amazonにフォローしていただけたのは心強かったですね。

サービス品質向上のため、経営陣が業務効率化を後押し

導入から約1年強でAmazonビジネスの全社展開が完了し、主要な購入手段として浸透しつつあります。経営陣が購買業務効率化の重要性に理解を示し、現場を後押ししたことがスピーディーな展開に結びつきました。Amazonビジネスはそれまで使っていたECサイトよりも商品点数が豊富で安価なため、オンライン購入はAmazonビジネスに一本化しています。今後はAmazonビジネスの購買制御やデータ分析などの機能も生かし、何か購入するならAmazonビジネスを使うのが当たり前ーーそんな購買インフラとして定着させていきたいですね。これまで以上に購買業務の最適化を図れると期待しています。医療事務であれ、介護であれ、物を買うという行為そのものは、提供すべき価値には直結しません。例えば介護事業であれば、利用者様と向き合う時間を増やし介護サービスの質を高めていくことに、時間と労力を向けていくことが本来の姿です。「人とテクノロジーの融合により、安心して暮らせる地域社会を支え続ける」ーーこれは当社の理念であり、Amazonビジネスはそれを実現する手段の一つだと思っています。