株式会社ユーザベース

「経済情報で、世界を変える」ビジネス向けに多彩なサービスを提供

ユーザベースは「経済情報で、世界を変える」というミッションを掲げ、2008年に設立されました。あらゆる経済情報を人とテクノロジーの力で整理・分析・創出することで、ビジネスパーソンの生産性を高め、創造性を解放していくことを目指し、企業戦略の分析や策定に必要な情報を提供するビジネス情報プラットフォーム「SPEEDA」をはじめ、ソーシャル経済メディアの「NewsPicks」、B2Bマーケティングプラットフォーム「FORCAS」といった多彩なサービスを提供しています。

私たちは上記のミッションを達成するために、「The 7 Values」という共通の価値観を掲げています。これは、①自由主義で行こう、②創造性がなければ意味がない、③ユーザの理想から始める、④スピードで驚かす、⑤迷ったら挑戦する道を選ぶ、⑥渦中の友を助ける、⑦異能は才能、というものです。採用や評価のタイミングでも重視したり、1年に1回「YEAR BOOK」という冊子をつくったりするなど、浸透させる活動も行っています。

もっと仕事に「わくわく」をチーム名の変更で意識が前向きに

私たちが所属する「Waku Work Team（わくわくチーム）」は、いわゆる総務部門にあたる部署です。2016年頃から組織が拡大し社員が急増するとともに、総務チームも業務に追われるようになりました。2018年、チーム内で「自分たちが何をしたいのか」を振り返るなかで、メンバー全員から「もっとわくわく働きたいし、皆にももっとわくわくして働いてもらいたい」という意見が上がりました。そこで、チーム名をわくわくチームに変更しました。名称を変えたことでメンバーの気持ちが変わり、仕事に対する意識としてより良い方向に舵を切れるようになったと実感しています。

私たちが今、日々のルーティーンを行うと同時にチャレンジしていることは、社内コミュニケーションの活性化です。そのための施策として、社員の交流を目的としたイベントである「UB Day」を月に一度、開催しています。社員の家族も参加可能なイベントで、夏祭りやミニ運動会、クリスマス会などを催しています。このように、部署を超えた社内コミュニケーションを活性化するとともに、ユーザベースの企業文化を伝えていきたいと考えています。

Amazonビジネスで“スマートでハッピー”な職場づくり

当社はコーポレート部門の目標管理設定に「OKR（Objectives and Key Results：目標と主要な結果）」を採用しています。わくわくチームも、コーポレート部門全体のOKRに関連する目標として、「会社の挑戦を加速させていくために、もっとスマートでハッピーに働ける環境を作る」ことを設定しています。そして、そのK R（ KeyResults）として、「煩雑な業務フローをスマートにするためのワークフローの再構築」及び「業務ツールの見直しや統合・新規導入」を掲げました。
この取り組みの中で、購買業務の改善に向けて2018年に導入したのがAmazonビジネスです。今やAmazonビジネスはわくわくチームだけでなく、当社の社員にとっ
て必要不可欠な存在となっています。

社員増加に伴う購買業務の負荷

なじみのあるサイトだからこそのスムーズな導入

Amazonビジネスの導入前は、購買に関してさまざまな課題が生じていました。例えば、社員が個人で発注した書籍やIT機器などの商品の受け取りをわくわくチームが行っていたのですが、社員の増加とともに受け取る商品が増えていったことに加え、伝票には発注者の個人名しか記載されていなかったことから、仕分けに手間がかかるようになっていました。社員から商品の購入依頼を受け、私たちが発注することもあったのですが、発注や到着日に関する問い合わせ対応、上長ならびに経理部門への稟議といった業務も負担になっていました。

また、IT機器などの高額な商品を購入する場合、社員個人で立て替えるのは難しいため、コーポレートカードを用いた購入を依頼されることもあり、その際にも私たちや経理チームが決済手配をするなど、手間がかかっていました。

そこで、私たちはAmazonビジネスの導入を検討し、社員に提案をしました。それ以前から、社員にとって、個人向けのEコマースであるAmazon.co.jpが普段の生活
でも利用しているなじみのあるECサイトだったことから、「Amazonを仕事でも使いたい」「立替精算処理をしなくて済むよう請求書払いにしてほしい」といった社員の声が多数寄せられていたため、Amazonビジネスの導入に対して特に大きな混乱もなく、かなりスムーズに導入することができました。現在では、導入以前と比較して、稟議を含む購買業務に充てる時間を抑制することができています。

購買業務を大幅に効率化
成功の秘訣は、可視化と工数削減

Amazonビジネスの導入により、事前に登録した部門名や社員名の通りに商品が配送されるので、仕分けの手間は大幅に抑制されています。また、社内から配送状
況に関する問い合わせもなくなり、総務チームとして本来の業務に専念できるようになりました。さらに、社員が請求書払いで購入できるようになったことで、立替精算などに時間をとられることもなくなっています。

また立替精算ですと、担当者が提出した領収書を1つひとつ経理部門がチェックしなければならず、全体で見るとかなりの時間がかかっていましたが、Amazonビジネスで購入したものであれば、請求書を部門で一枚出せば良くなるので、経理処理の手間も大きく軽減されたのではないかと思っています。Amazonビジネスの機能の一つである購買分析レポートの活用により、可視化された購買実績を簡単に確認できるようになったのも、事業部やサービスごとに予実管理を行っているという面で役立っているのではないかと思います。

Amazonビジネスは、コスト抑制の観点からも効果を発揮しています。私たちのチームでは毎月の予算状況を見ながら事務用品や飲料など、さまざまな全社備品の
購入を行っていますが、Amazonビジネスであれば、購入した商品や金額が一目で分かるので、予算内で適切な購買が行えています。また、一つの商品詳細ページで複数の出品者様の価格を比較できるので、複数のサプライヤー企業様に見積もり依頼を出さなくても納得のいく価格で商品が購入可能となり、発注にかかる手間と時間が抑制できています。さらに、対象商品の購入数量に応じて割引が適用されるという数量割引にも助けられています。

このほかにも、Amazonビジネスに購買窓口が一本化されたことで、他チームの備品の購入チェックを行えるようになり、二重購買の発生もなくなりました。配送の速さも評価すべきポイントです。当社は頻繁にイベントを開催しており、そのための資材もAmazonビジネスで購入していますが、イベントの期日が迫り慌ただしくなってくると、買い忘れが発生することもあります。しかし、Amazonビジネスであれば商品によっては発注の翌日には商品が配送されますし、時には当日に届くこともあります。社員からは「あれ、もう届いたの？」という驚きの声が上がることもあります。

このようにAmazonビジネスを導入したことで、購買業務に関する負担を大きく軽減できました。Amazonビジネスは、日常的に利用しているAmazon.co.jpと同様の使い勝手で利用でき、多くの社員にとって親和性が高いことに加えて、業務におけるさまざまな課題を解決してくれるので、まだ利用されていない企業の皆様には「導入しない理由はない」とお伝えしたいですね。