バックオフィス業務を効率化するには？具体的な方法を紹介

1. バックオフィスの概要

そもそも「バックオフィス」とはどのような業務を指すのでしょうか。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業の運営を後方支援する部署です。経理、総務、人事など、会社に直接的な利益を生むわけではないものの、企業活動を行っていく上でなくてはならない業務を担っています。バックオフィスに対し、直接顧客と関わり、利益を稼ぐ部署は「フロントオフィス」と呼ばれ、主に営業部やカスタマーサポート、マーケティングなどを含みます。
こうしたフロントオフィスを支えるのが、バックオフィスの仕事となります。

バックオフィスの業務例

より具体的に、バックオフィスの業務内容を見ていきましょう。バックオフィス業務のひとつである「財務」は、予算管理や資産運用などを行うことで経営を支える部署です。また「人事・労務」は社員の採用や異動、昇格、退職などをサポートし、「総務」は、オフィスの備品を管理したり、社内規定の整備を行ったり、ときには社内のイベントを企画したりと、幅広い業務を担当します。そのほか、法務や情報システムなど、バックオフィスにはさまざまな業務があります。

ここからもわかるように、バックオフィスでは経営資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」を管理することが多く、バックオフィスの強化が企業全体の生産性向上や効率化につながるといえます。

バックオフィス効率化が重要な理由

では、バックオフィスが上手く機能しない場合、企業の活動にどのような悪影響が出るのでしょうか。幅広い影響が考えられますが、例えば総務で購買業務が滞れば、必要なときに必要なものを使えず、納品が遅れるトラブルが発生します。ほかにも、取引先との請求処理関連に遅れやミスがあれば、企業としての信頼を損ねかねません。
このようにバックオフィスは、企業の利益や評価を大きく左右するからこそ効率化を図り、健全な運営ができるよう留意する必要があります。

2. バックオフィスの課題

効率化を検討する前に、バックオフィスが抱える課題を把握する必要があります。見当違いな認識でシステムを導入したり、人員を配置し直したりするとさらなる問題を招きかねません。ここでは多くの企業が抱えているバックオフィスにありがちな課題をご紹介します。

人為的ミスが起こりやすい

バックオフィス業務は、仕事量が多く高い集中力が必要とされるにも関わらず大半を人力に依存しており、入力漏れや記入ミスなどの人為的ミスが起こりやすいことが課題です。特に紙を用いる業務フローでは、紙からパソコンへ情報を移行する際や記録をするときに手違いが生じる傾向にあります。

業務の無駄が多い

バックオフィスはフロントオフィスと異なり、数字を追って活動しているわけではありません。そのため業務フローの見直しが行われにくく、承認や確認の方法に無駄があっても、そのまま改善されないことがあります。また、業務の進捗や内容が共有されておらず、二重チェックやすり合わせの会議で時間をとられることもあるでしょう。バックオフィスの効率化を図ることでこれらの課題が解消される可能性があります。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務の中には、法務や情報システムなど専門知識を必要とするものや人事や労務など経験が重要な判断材料となるものがあります。それらの特定の人物にしかできない業務によって、バックオフィス全体が属人化しやすいことが課題となります。
属人化の問題点は、特定の人が休んだり、退職したりすると業務が停止してしまうことです。他の人に引き継ごうとしても正確に伝達できなかったり、時間がかかったりという問題が生じます。

3. バックオフィスを効率化する方法

バックオフィス業務を効率化するにはどうしたらいいのでしょうか。主な2つの方法をご紹介します。

アウトソーシング

アウトソーシングとは、業務の一部を他社に外注することです。専門性の高い人材をそろえたアウトソーシング先に委託することで、複雑な業務であっても高い完成度で行なってもらえるでしょう。人材が不足している場合でも、対価を支払えばすぐにリソースを得ることができるのが大きなメリットです。
また、アウトソーシングをしてしまえば、社員の人件費だけでなく、オフィスの賃料や管理費用といった固定費の削減にもつながります。

ITツールの導入

ITツールを導入することで定型業務をシステムに代替させるのもおすすめです。給与計算や勤怠管理、経費の処理や人事情報の管理など、システムによって簡単に効率化できる業務がバックオフィスには数多くあります。チャットボットを導入すれば、問い合わせ対応も効率化できるでしょう。
さらに、人的なミスがなくなり、業務の正確性も飛躍的に向上します。

購買フローの見直しも業務効率化に好影響を与えることがあります。買い出しや紙での経費処理には多くの時間や人件費がかかるため、システム導入がコスト削減や就業環境の改善につながります。

4. Amazonビジネスでバックオフィスの定型業務を効率化

先述のとおり、バックオフィスを圧迫する業務のひとつに、精算処理や会計システムへの入力といった定型業務があります。購買にかかる業務処理は日々発生するもので、1件ずつ対応していると多くの時間を費やすことになってしまいます。
そこで「Amazonビジネス」の導入がおすすめです。Amazonビジネスを導入すれば、社内の購買を法人アカウントに一元化することができます。企業は一括で請求書払いを選ぶことも可能で、各購買単位での領収書のやりとりや経費申請は不要となります。
また、購買を行う際の承認フローも、Amazonビジネスの中に組み込まれているため簡単に行うことができます。購買業務に関する多くの工数を削減できるサービスです。大企業から中小企業まで、あらゆるニーズを抑えており、多くの法人や学校で利用されています。

5.【まとめ】Amazonビジネスでバックオフィスの効率化を

バックオフィスは、企業活動を支える重要なセクションです。課題を洗い出して効率化し、スムーズな運営を行っていきましょう。
購買業務に無駄が多いという課題を抱えている場合は、Amazonビジネスの導入がおすすめです。数億種類もの品ぞろえを誇っており、法人特別価格で購入できる商品も多数あります。個人で広く利用されているAmazonと操作性がほとんど変わらないため、導入がスムーズなのも嬉しいポイントです。Amazonビジネスで業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか。