【2022年1月改正】電子帳簿保存法の改定内容とは？領収書はデータで管理できる時代に

業務効率化に不可欠なペーパーレス化に寄与する「電子帳簿保存法」という法律をご存知でしょうか。この法律のおかげで、企業や個人事業主がお金にまつわる膨大な書類（レシート・領収書など）を紙で保存する必要がなくなりました。業務効率化を図る上では、ぜひとも押さえておきたい法律です。

今回は、電子帳簿保存法の内容、2022年の改正点、電子帳簿保存法の適用を受けるための要件、業務効率化に必要な領収書の電子化などについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律」というのが正式名称で、業務の効率化やコスト削減などを目的とし、税務署長の承認を受ければ、国税関係の帳簿類などを電子データで保存することを認めた法律です。

時代の流れに応じて法律を改正してきた

電子帳簿保存法は、時代の流れに対応して、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図る目的で1998年に創設されました。成立当初は法律の適用を受けるための要件が厳格すぎて、企業への導入は進んでいませんでした。たとえば、電子データで受け取った請求書などを保存する場合に、発行者側でタイムスタンプを付与しているか否かにかかわらず、受領者側で概ね3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければならないなど、運用が煩雑でした。
タイムスタンプとは、タイムスタンプを付与した時刻に電子データが存在していて、それ以降は改ざんされていないということを証明する技術のことです。しかし、何度かの法律改正を経て適用要件が緩和され、近年は導入が進んでいます。

電子帳簿保存法で認められているデータの保存方法

電子帳簿保存法で認められているデータの保存方法は、電磁的記録による保存、COMによる保存、スキャナ保存の32種類です。
電磁的記録による保存とは、パソコンで作成したデータを保存することで、国税関係帳簿書類のすべてが対象です。COMによる保存とは、PCで作成した各書類をCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）によって保存する方法ですが、これを利用する企業はほとんどないでしょう。スキャナ保存とは、紙で受領した書類をスキャナで読み取ってデータ化し、保存することです。請求書や領収書などは対象ですが、帳簿や決算書類の保存としては認められていません。

電子帳簿保存法改正後の保存方法はどのようになるのか

では、改正後の帳簿書類はどのように変化するのでしょうか。大まかに述べれば、国税関係帳簿や国税関係書類の電子化に関する要件が緩和される一方、電子取引に係る電磁的取引は電子データでの保存が義務化されます。また、スキャナ保存や電子データ保存において税務処理上の不備が発見された場合の罰則が強化されます。

電子保存の義務化に2年間の猶予：本宥恕措置に関連する改正省令（2021年12月27日公布）

電子取引の電子保存の義務化については2022年1月1日より施行される予定でしたが、2021年12月27日に関係法令が改正されたことによって、やむを得ない事情があると認められる場合は電子帳簿保存法の要件適応が宥恕（ゆうじょ）されると発表されました。以下では、なぜ電子保存の義務化が猶予されることとなったのか、また猶予の具体的な期限や内容について説明します。

（参考）財務省HP：電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止に関する宥恕措置について

電子保存の義務化になぜ猶予が設けられたか

上記で述べたように、2021年1月の電子帳簿保存法改正により、電子で受け取ったデータは印刷して紙を保存するのではなく、電子データとして保存する必要があります。これに対して、多くの中小企業から対応しきれないとの声が上がっていました。そのため、2021年12月、施行直前に国税庁から2年の猶予を設けることが発表されました。

電子保存の義務化、猶予の内容とは

国税庁によれば、電子データでの保存を行う体制を2021年1月までに整えることができない事業者においては、令和5年12月31日まで、「保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の. 際に提示又は提出ができるようにしておいていただければ差し支えありません」とされています。また、猶予される条件としては「その時点までに要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等が該当する」とされています。

電子帳簿保存法2022年1月の改正内容

電子帳簿保存法の2022年の法律改正の内容についてみていきましょう。2022年の改正は1月1日から施行されます。
電子帳簿保存法は2020年、2021年にも改正されていますが、適用させるための要件が多いために多くの企業が踏み出すことができませんでした。これを受け2022年の改正では、多くの企業が導入できるよう大幅に内容が緩和されることとなりました。

コロナ禍で働き方改革が進み、リモートワークの促進などに伴い、従業員や経理部門の経費処理の負担を軽減する必要性も叫ばれています。また、改正によりデジタルデータで領収書を管理することになると、経費精算のミスの防止にも繋がるなどメリットが多いようです。
では、実際にどのような点が改正されるのか見ていきましょう。

事前承認制度の廃止

2022年の改正では、特に電子化を阻んでいた事前承認制度が廃止されます。

・現行
電子帳簿保存法の適用を受けるためには、3か月前までに所轄税務署に申請をすることが必要。（ただし電子取引データ保存のみの場合、承認は不要）社内で電子化の要件を確定させてから半年～1年程度の期間を要する。

・改正後
税務署による事前承認制度は廃止。会計ソフトやスキャナーなど、必要な機材やツールを揃えて基準を満たせば、すぐに電子帳簿保存を開始できる。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、冒頭でお伝えした通りタイムスタンプを付与した時刻に電子データが存在していて、それ以降は改ざんされていないということを証明する技術のことです。

・現行
税務関係の書類をスキャナーで読み取った場合、受領者が署名した上で3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要。

・改正後
スキャナーで読み取った場合の署名は不要に。タイムスタンプ付与の期限は3営業日から2カ月以内に緩和。また、電子データの修正・削除などのログが残るシステムを使う場合、タイムスタンプ付与が不要となり、クラウド上での保存も認められるように。

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件とは、電子帳簿保存法の適用を受けるためにスキャナ保存を行う際の要件の1つです。

・現行
スキャナ保存前の書類の改善を防ぐため、社内規定の整備や定期検査などの対応が必要。また、検査日当日まで紙の原本を保存しなければならず、担当者は2名以上と定められている。

・改正後
適正事務処理要件は廃止に。紙の原本の保存は不要となり、担当者は1名でも可能となる。

検索要件の緩和

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、電子データを保存する際、内容の閲覧や、データ管理を必要なタイミングでできたりするよう検索機能を設定する必要があります。このため範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能を取り入れる必要がありました。

・現行
取引年月日、勘定科目、取引金額やその他の主要項目すべてを設定できることが必須。日付や金額については「範囲指定」検索が可能で、2つ以上の項目を組み合わせて検索条件を設定できることも要求されている。

・改正後
検索の必須項目が「年月日」「金額」「取引先」の3つに削減。税務署からの電子データのダウンロード要請に対応できるように対応している場合、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保は不要。

電子帳簿保存法改正に対応するために

やむを得ない事情が認められる場合には猶予期間が設けられるとはいえ、企業が行うべき電子保存の義務化への対応は多岐にわたります。以下では、電子帳簿保存法の改正に対応するため確認しておくべきポイントを紹介します。

電子帳簿保存法の対象となる書類を確認する

電子帳簿保存法では、帳簿類、決算関係書類、その他書類を電子データで保存することが認められています。それぞれの書類の具体例は以下の図の通りです。また、所得税・法人税を納める事業者が行う電子取引については、取引に関するデータを電磁的に保存しなくてはなりません。

可視性と真実性を確保する

この度の改正によって、データの改ざんなどの不正行為に対する罰則が強化されました。具体的には、不正な申告を行った場合、通常は35％である税額にさらに10％が上乗せされることになります。これを避けるためには、可視性と真実性の確保が重要です。可視性の確保とは、7年間あるいは10年間の保存期間中、見読性と検索機能を確保しておくことであり、真実性の確保とは、訂正・削除履歴、相互関連性を確保し、関係書類などの備付けを行うことです。（国税庁）

電子化を進めるメリット

2022年の改正で大幅に規制が緩和される電子帳簿保存法ですが、企業が電子化を進めるうえでどのようなメリットが考えられるのでしょうか。

テレワークの浸透

新型コロナウイルスの流行によって、「テレワーク」という言葉を耳にする機会が増えました。人との接触を控えなければならない、外出するのもままならないような緊急時に、テレワークで事業を継続できる企業はビジネス市場でも有利です。電子化を進めることで書類の印刷や捺印のための出社は不要となるため、全社的なテレワークの浸透に繋がるでしょう。


管理コストの削減

紙を使用することでかかっていた紙代、インク代が必要なくなり、またそれらを置く管理スペースも不要となります。また、年度別に書類を管理する手間も省くことができます。


セキュリティ強化に繋がる

これまで紙で管理していた書類は、紛失・破損のリスクがありました。
しかし、電子化してクラウド上にアップすることでそのようなリスクは回避することができるでしょう。定期的なバックアップで安全に管理することが可能です。


経理部門の負担を軽減

電子帳簿保存法適用のため書類や帳票を電子化すれば、税務調査時は調査官がデータ検索を行うことになります。これまで経理担当者が行っていた事前準備の手間や時間を削減し、負担を軽減することができます。

購買をシステム化することで、領収書の電子化を実現

2020年の改正でキャッシュレス決済の領収書が不要となり、デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになるようになりました。経費精算のペーパーレス化が進み、より業務が効率化されるでしょう。

領収書のデータ管理にはAmazonビジネス

Amazonビジネスでは、さまざまな拠点での購買を1つのアカウントに集約することができます。例えば、本社と現場で別の担当者が購買を行っていても、その履歴を双方が閲覧することができます。また、購入した商品の領収書は、データとして一括でダウンロードすることが可能です。これにより、領収書管理の手間を大幅に削減することができます。また、電子帳簿保存法に対応している会計システム「楽楽精算」と連携することも可能です。

領収書はデータで管理して、経費精算の手間を省こう

これまで、電子帳簿保存法の内容、2020年の改正点、電子帳簿保存法の適用を受けるための要件、業務効率化に必要な領収書の電子化などについてご紹介させていただきました。

電子帳簿保存法の改正は、要件緩和が進み、ペーパーレス化を実現して、業務の効率化を進めていく方向に向かっています。保存制度の緩和を効率的に活用していくには、クラウド会計などのサービス導入も検討していく必要があるでしょう。Amazonビジネスで領収書をデータで管理し、経費処理の更なる業務効率化を進めていくことをおすすめします。

Amazonビジネスおける対応状況

• Amazonが発行する請求書は、税法に準拠しています。

  Amazon及びその他御社のお取引先に係る帳票全てについて、整然かつ明瞭な状態で、速やかに 出力することができるように管理してください。

• Amazonが発行する請求書などの各種帳票の保存期間は10年間です。

  10年を超える保存が必要な帳票については、別途適切な保存方法をご検討ください。

• 電子帳簿保存法の改正趣旨及び改正内容の詳細は、顧問税理士にお尋ねください。

• 尚、Amazonが発行する請求書等の電子データについて、タイムスタンプの付与はありません。