電子帳簿保存法

【2022年1月版】電子帳簿保存法の改定内容とは?領収書はデータで管理できる時代に

電子帳簿保存法という法律をご存知でしょうか。この法律のおかげで、企業や個人事業主がお金にまつわる膨大な書類を紙で保存する必要がなくなりました。今回は、適用の要件、業務効率化に必要な領収書の電子化などを解説します。

業務効率化に不可欠なペーパーレス化に寄与する「電子帳簿保存法」という法律をご存知でしょうか。この法律のおかげで、企業や個人事業主がお金にまつわる膨大な書類(レシート・領収書など)を紙で保存する必要がなくなりました。業務効率化を図る上では、ぜひとも押さえておきたい法律です。

今回は、電子帳簿保存法の内容、2020年の改正点、電子帳簿保存法の適用を受けるための要件、業務効率化に必要な領収書の電子化などについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律」というのが正式名称で、業務の効率化やコスト削減などを目的とし、税務署長の承認を受ければ、国税関係の帳簿類などを電子データで保存することを認めた法律です。

時代の流れに応じて法律を改正してきた

電子帳簿保存法は、時代の流れに対応して、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図る目的で1998年に創設されました。成立当初は法律の適用を受けるための要件が厳格すぎて、企業への導入は進んでいませんでした。たとえば、電子データで受け取った請求書などを保存する場合に、発行者側でタイムスタンプを付与しているか否かにかかわらず、受領者側で概ね3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければならないなど、運用が煩雑でした。
タイムスタンプとは、タイムスタンプを付与した時刻に電子データが存在していて、それ以降は改ざんされていないということを証明する技術のことです。しかし、何度かの法律改正を経て適用要件が緩和され、近年は導入が進んでいます。

電子帳簿保存法で認められているデータの保存方法

電子帳簿保存法で認められているデータの保存方法は、電磁的記録による保存、COMによる保存、スキャナ保存の32種類です。
電磁的記録による保存とは、パソコンで作成したデータを保存することで、国税関係帳簿書類のすべてが対象です。COMによる保存とは、PCで作成した各書類をCOM(電子計算機出力マイクロフィルム)によって保存する方法です。スキャナ保存とは、紙で受領した書類をスキャナで読み取ってデータ化し、保存することです。請求書や領収書などは対象ですが、帳簿や決算書類の保存としては認められていません。

電子帳簿保存法2021年1月の改正内容

電子帳簿保存法の2021年の法律改正の内容についてみていきましょう。2021年の改正は1月1日から施行されています。
電子帳簿保存法は2020年、2021年にも改正されていますが、適用させるための要件が多いために多くの企業が踏み出すことができませんでした。これを受け2022年の改正では、多くの企業が導入できるよう大幅に内容が緩和されることとなりました。

コロナ禍で働き方改革が進み、リモートワークの促進などに伴い、従業員や経理部門の経費処理の負担を軽減する必要性も叫ばれています。また、改正によりデジタルデータで領収書を管理することになると、経費精算のミスの防止にも繋がるなどメリットが多いようです。
では、実際にどのような点が改正されるのか見ていきましょう。

事前承認制度の廃止

2022年の改正では、特に電子化を阻んでいた事前承認制度が廃止されます。

・現行
電子帳簿保存法の適用を受けるためには、3か月前までに所轄税務署に申請をすることが必要。(ただし電子取引データ保存飲みの場合、承認は不要)社内で電子化の要件を確定させてから半年~1年程度の期間を要する。

・改正後
税務署による事前承認制度は廃止。会計ソフトやスキャナーなど、必要な機材やツールを揃えて基準を満たせば、すぐに電子帳簿保存を開始できる。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、冒頭でお伝えした通りタイムスタンプを付与した時刻に電子データが存在していて、それ以降は改ざんされていないということを証明する技術のことです。

・現行
税務関係の書類をスキャナーで読み取った場合、受領者が署名した上で3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要。

・改正後
スキャナーで読み取った場合の署名は不要に。タイムスタンプ付与の期限は3営業日から2カ月以内に緩和。また、電子データの修正・削除などのログが残るシステムを使う場合、タイムスタンプ付与が不要となり、クラウド上での保存も認められるように。

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件とは、電子帳簿保存法の適用を受けるためにスキャナ保存を行う際の要件の1つです。

・現行
スキャナ保存前の書類の改善を防ぐため、社内規定の整備や定期検査などの対応が必要。また、検査日当日まで紙の原本を保存しなければならず、担当者は2名以上と定められている。

・改正後
適正事務処理要件は廃止に。紙の原本の保存は不要となり、担当者は1名でも可能となる。

検索要件の緩和

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、電子データを保存する際、内容の閲覧や、データ管理を必要なタイミングでできたりするよう検索機能を設定する必要があります。このため範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能を取り入れる必要がありました。

・現行
取引年月日、勘定科目、取引金額やその他の主要項目すべてを設定できることが必須。日付や金額については「範囲指定」検索が可能で、2つ以上の項目を組み合わせて検索条件を設定できることも要求されている。

・改正後
検索の必須項目が「年月日」「金額」「取引先」の3つに削減。税務署からの電子データのダウンロード要請に対応できるように対応している場合、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保は不要。

電子化を進めるメリット

2022年の改正で大幅に規制が緩和される電子帳簿保存法ですが、企業が電子化を進めるうえでどのようなメリットが考えられるのでしょうか。

テレワークの浸透


新型コロナウイルスの流行によって、「テレワーク」という言葉を耳にする機会が増えました。人との接触を控えなければならない、外出するのもままならないような緊急時に、テレワークで事業を継続できる企業はビジネス市場でも有利です。電子化を進めることで書類の印刷や捺印のための出社は不要となるため、全社的なテレワークの浸透に繋がるでしょう。


管理コストの削減


紙を使用することでかかっていた紙代、インク代が必要なくなり、またそれらを置く管理スペースも不要となります。また、年度別に書類を管理する手間も省くことができます。


セキュリティ強化に繋がる


これまで紙で管理していた書類は、紛失・破損のリスクがありました。
しかし、電子化してクラウド上にアップすることでそのようなリスクは回避することができるでしょう。定期的なバックアップで安全に管理することが可能です。


経理部門の負担を軽減


電子帳簿保存法適用のため書類や帳票を電子化すれば、税務調査時は調査官がデータ検索を行うことになります。これまで経理担当者が行っていた事前準備の手間や時間を削減し、負担を軽減することができます。

購買をシステム化することで、領収書の電子化を実現

2020年の改正でキャッシュレス決済の領収書が不要となり、デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになるようになりました。経費精算のペーパーレス化が進み、より業務が効率化されるでしょう。

領収書のデータ管理にはAmazonビジネス

Amazonビジネスでは、さまざまな拠点での購買を1つのアカウントに集約することができます。例えば、本社と現場で別の担当者が購買を行っていても、その履歴を双方が閲覧することができます。また、購入した商品の領収書は、データとして一括でダウンロードすることが可能です。これにより、領収書管理の手間を大幅に削減することができます。また、電子帳簿保存法に対応している会計システム「楽楽精算」と連携することも可能です。

領収書はデータで管理して、経費精算の手間を省こう

これまで、電子帳簿保存法の内容、2020年の改正点、電子帳簿保存法の適用を受けるための要件、業務効率化に必要な領収書の電子化などについてご紹介させていただきました。

電子帳簿保存法の改正は、要件緩和が進み、ペーパーレス化を実現して、業務の効率化を進めていく方向に向かっています。保存制度の緩和を効率的に活用していくには、クラウド会計などのサービス導入も検討していく必要があるでしょう。Amazonビジネスで領収書をデータで管理し、経費処理の更なる業務効率化を進めていくことをおすすめします。

Amazonビジネスおける対応状況

Amazonが発行する請求書は、税法に準拠しております。Amazon及びその他御社のお取引先に係る帳票全てについて、整然かつ明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理ください。
電子帳簿保存法の改正趣旨及び改正内容の詳細は、顧問税理士にお尋ねください。

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