小口現金とは？その仕組みと管理方法を解説

1. 小口現金とは？

小口現金とは、日々の業務の中で発生する細かな支払いのために、手元に置いておく会社のお金のことです。この仕組みのことを、小口現金制度ともいいます。多額の現金を置いておくことは様々なリスクが伴うため、部署単位などで少額の小口現金を管理しているという企業が多いでしょう。以下では、この小口現金を利用する上でのメリットとデメリットについて解説していきます。

小口現金のメリット

小口現金のメリットは、社員の手元に現金をつくることで立替作業の必要がなくなることにあります。また外出する際の電車代や、緊急の備品購入、急な来客応対用のお茶代など、すぐに現金が必要なときに役立つでしょう。

小口現金のデメリット

小口現金は、管理の徹底が求められます。金額は少額でも、大事な会社のお金であるため1円単位で把握しておかなくてはなりません。そのため基本的には毎日、現金の残高を確認し、帳簿残高とズレが生じていないかをチェックする必要があります。そして確認した出入金の状況を毎日「小口現金出納帳」へ記帳します。この作業は現金を扱うものであるため、複数の担当者で重ねてチェックするという企業も多くあります。もし1円でも数字が合わなかった場合には、再度の確認作業にさらに時間をかけねばなりません。
このようにして、小口現金の管理にかける日々の作業が、経理担当者の本質的な業務を圧迫してしまうことは避けられません。

また、小口現金を利用する際には、利用申請を提出する必要があるという企業も多いです。申請などの手続きといった非コア業務に社員の時間が割かれてしまうことはデメリットの1つと言えるでしょう。さらに現金という形あるものゆえに、紛失や盗難のリスクにも注意する必要があります。ただし、人間の手で管理する以上は絶対に紛失しないとは言い切れません。また社内外に悪意のある人物がいた場合には、盗難や不正利用のリスクも想定され、これらのリスクを完全に防ぐこと難しいでしょう。

2. 小口現金を管理しやすくする方法

メリットに比べ、手間やリスクの面でデメリットが多い小口現金制度。そこで以下では、小口現金の管理を効率化する方法について解説いたします。
小口現金に関する経理担当者の業務負担を減らすことができれば、より重要な本来の業務に時間を割くことができるようになるため会社にとっても利益となります。社員の負担を軽減するためにも以下に挙げる手法をぜひご検討ください。

法人カードの活用

法人カードを作成し、支払いをクレジットカード払いにすることで、小口現金は不要となります。立替払いが特に多い社員から、優先的に法人カードを渡すと良いでしょう。経費をひとまとめに管理できるようになるうえ、誰がどういった利用をしたかの確認も容易になります。
[小見出し2]備品や消耗品の購入はネットで
備品や消耗品など、定期的に発注する物品は、オンラインでの購入に切り替えることをおすすめします。小口現金の利用が減るだけでなく、業者が配送で届けてくれるためまとめ買いができるため、数量割引などによって単価が安くなることも期待できます。さらに、精算の頻度を減らすことで経理業務の手間を省くこともできるでしょう。

システムの導入

小口現金の最も大きなデメリットは、その管理の煩雑さにあると上記で述べました。そこで、小口現金出納帳を簡単に作成することができるシステムの導入を検討してみましょう。システムを導入することで、残金を数えて記録するという煩雑な作業が自動化されます。これまで人手を割いていた定型業務デジタル化することによって業務効率化を叶えることができます。

3. 備品や消耗品をネットで購入するなら、Amazonビジネスがおすすめ

小口現金の利用を減らすためには、備品や消耗品をAmazonビジネスで購入することがおすすめです。Amazonビジネスは、企業の需要に答える様々な機能が付随したAmazonの法人向けサービスです。個人向けAmazonの利便性や操作のしやすさはそのままに、ビジネスシーンに適したサービスが揃えられています。

請求書払いとカード払いに対応。立替経費精算を不要に！

Amazonビジネスでは、請求書払いやカード払いが可能です。消耗品・備品の細かな支払いをまとめて管理・実行できるため経理部門の業務負担を大幅に削減することができるでしょう。Amazonビジネスでは、社内で行われた購入をまとめて請求書での支払いが可能です。大勢の社員からそれぞれ提出される伝票の処理は、経理担当者にとっても負荷の大きい業務です。しかし、Amazonビジネスを利用することで、これらの負担軽減が期待できるでしょう。

便利なシステム連携

さらに、「楽楽精算」のような経費精算システムとの連携も簡単に行うことができます。Amazonビジネス上で商品を選択し在庫を確保すると、経費精算システム上でそのまま経費の申請をすることが可能です。購買情報がシステムに自動で連携されるため、購買後の面倒な経費の記帳も必要ありません。

システム連携の詳しい内容はこちら>>
 

最短で当日配送も

Amazonビジネスには、当日配送に対応している商品も数多くあります。全部で4つのプランをご用意しているBusinessビジネスプライム会員なら最短で当日配送が可能なため、急な物品購入にも対応することができます。また、法人価格で提供されている商品も多くあるため、コスト削減にも効果が期待できるでしょう。

4. Amazonビジネスで小口現金の無駄を省こう

小口現金制度の内容と、メリット・デメリットをそれぞれ紹介しました。キャッシュレス化が進むにつれ、現金の管理にかかる手間もより強く意識されるようになりました。現金を利用する際には避けられない紛失などのリスクや、経理担当の担わなければならない手間を考えると、小口現金を利用し続けるのはデメリットの方が大きいともいえるでしょう。上記で紹介した内容を参考に、小口現金の管理にかかる無駄を省くための工夫をぜひ行ってみてはいかがでしょうか。多くの企業が導入しているAmazonビジネスは、ビジネスの購買を管理・効率化するために最適なサービスです。購買に係る様々な手間やコストを減らすことができるため、効率化のための選択肢のひとつとして、ぜひご検討ください。

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