調達マネジメントとは？プロセスや成功させるポイント

1. 調達マネジメントとは何か

調達マネジメントの概要と実践することのメリットについて解説します。

調達マネジメントの概要

調達マネジメントとは、世界共通のプロジェクト管理体系であるPMBOKの中で定義されたプロセスです。PMBOKとは、プロジェクトマネジメント協会が策定した標準的なプロジェクトマネジメントのことを指します。
PMBOKではプロジェクトを成功に導くためのノウハウが体系的にまとめられており、外部からの資源調達に関わる手法が調達マネジメントと呼ばれています。

調達マネジメントでは、必要な資源の具体化、調達先の選定、契約締結、検収といった調達に関する広い分野をカバーします。

調達マネジメントのメリットとは

調達マネジメントを正しく実行することができれば、最低限のコストのみでプロジェクトの完遂に必要な資源を外部から獲得することができます。

また、資源の内製化によって生じる設備投資などが省略でき、余裕をもってプロジェクトを進めることができるでしょう。コスト削減だけではなく、プロジェクト完了までの時間短縮につながり、ビジネスのスピードを上げることにもつながります。

2. 調達マネジメントのプロセス

調達マネジメントは、計画の立案から契約完了に至るまでの広い範囲におよびます。ここでは、PMBOKで定義された調達マネジメントの4つのプロセスについて解説します。


調達マネジメント計画

まず始めに調達マネジメント計画の立案を行います。

立案には必要な資源の具体化や調達先の選定、契約形態の確保と契約締結、検収、評価など調達に関わる全ての手段について、調達マネジメント計画書として文書化します。

たとえば、委任契約と請負契約では契約の完了基準が大きく異なるため、どの契約形態を選択するかは非常に重要な検討事項となります。

また、システム開発や工事などの人による作業をアウトソーシングする場合は、外注先との間で作業範囲について合意し、責任の所在を明確化する必要もあるでしょう。

調達実行

調達実行の段階では、調達マネジメント計画に沿った形で外注先の選定を行い、契約の締結までを実施します。

外注先の分析や入札説明会の開催といったアクションを通して、最適な外注先を選定するための情報を集めることが重要です。また、外注先の選定で参考とする情報は、根拠が明確でありかつ客観的な内容であることが求められます。

調達コントロール

調達コントロールとは、調達実行で外注先と契約を締結した後、資源の確保に至るまでの過程を監視することをいいます。

契約締結後に外注先へ進行をまかせてしまうと、思わぬ形で進捗が遅れるなどのリスクが高くなります。契約締結後も作業パフォーマンスデータなどを参考に、外注先と定期的にコミュニケーションをとるようにし、必要に応じて修正できるようにすることが重要です。

調達終結

調達終結とは、外注先から納入された資源が所定の品質を満たしているかを検証し、契約の完了を判断することをいいます。調達終結は調達マネジメントの中で、まさに検収に当たる過程だといえるでしょう。

納入物が所定の品質基準を満たしていれば、外注先に向けて契約完了の書面を発行し、調達マネジメント全体が完了します。調達終結においても外注先の選定と同じく、明確な検収基準を準備しておくことが重要です。

3. 調達マネジメントを成功させるポイント

調達マネジメントでは、資源を外注するにあたって外部の事業者が関わるためプロジェクト管理の中でも調整が難航しやすい分野です。ここでは、調達マネジメントを成功させるための2つのポイントを紹介します。

外注先を客観的に分析する

調達マネジメントのポイントは適切な外注先を選定することにあるといっても過言ではありません。調達実行の段階では外注先の分析や入札説明会を通して、客観的な判断材料を集めることが必須とされています。

外注先の選定にあたっては、判断基準を客観的かつ明確にした上で、複数の候補の中から比較検討することが重要です。たとえば、過去に十分な実績があるか、品質基準に関する公的な認証を取得しているかなどの客観的な事実に基づいて判断することが求められます。

ツールの導入で業務の最適化を

調達に関する業務をシステム化することで、定型業務の自動化と業務負荷の低減を図ることができます。さらに、システムを通して業務が可視化されるため、調達に関するデータが集めやすくなり、調達マネジメントを適切に実行するための検討材料が入手しやすくなります。

たとえば調達コントロールの段階で外注先の進捗を管理する業務がシステム化されていれば、問題点を即座に把握して是正に向けて動くことができます。しかし、システムの導入に向けては十分な比較検討を行い、最もコストパフォーマンスに優れたサービスを選ぶ必要があります。

4. Amazonビジネスで効率的な調達マネジメントを

効率的に調達マネジメントを実行するには、外注先を客観的に分析できる仕組みと業務可視化の双方を実現できるツールが必須といえるでしょう。

そこでおすすめしたいのが「Amazonビジネス」です。Amazonビジネスは購買業務全体をオンラインで実施できる購買ソリューションです。専用のハードウェアやソフトウェアの準備が不要であり、大規模な設備投資ができない中小企業にとっても導入しやすいことが大きなメリットです。

また、Amazonビジネスでは複数のサプライヤーを比較する機能も提供されています。この機能を通して得られた情報によって、外注先を客観的に比較することができるでしょう。調達業務で生じるデータがAmazonビジネスによってオンラインで可視化および一元化されるため、業務のボトルネックが把握しやすくなりコストパフォーマンスの最適化が期待できます。

5.【まとめ】調達マネジメントを最適化してコスト削減を実現しよう

調達マネジメントはプロジェクト管理の中でも、外注先との交渉や調整が発生するため難易度の高い分野です。

また、外注先を選定する際には客観的なデータを効率的に集める必要がある一方で、調達業務そのものが属人化しているケースが多いため、決して効率的に管理されているとはいえない分野でもあります。

調達マネジメントを効果的に実践するためには、業務の可視化と客観的なデータの収集ができる仕組みが必要であり、まさにこのニーズを満たすのがAmazonビジネスです。サプライヤー比較の機能と購買データの可視化および一元化機能によって、調達業務におけるコストパフォーマンスの最適化が期待できます。この機会にお試しいただいてはいかがでしょうか。