調達業務とは？調達管理の課題と必要なスキル

1. 調達業務とは

調達業務とは、企業活動に必要となる物品を仕入れる業務です。物品の調達が滞ると、当然業務にも支障が出てしまいます。調達部門は、業務をスムーズに遂行するための重要なセクションです。

調達と購買の違い

調達によく似た「購買」という言葉があります。
辞書的な定義では、調達は、「品物などを用意する」こと。購買は「買うこと」それ自体だとされています。必要なものを揃えるという点では同じです。
会社によっては、調達を「購買」と呼んでいますが、ほとんど同一の業務なので、以下では「調達」と統一して説明します。

調達業務の具体的な仕事内容

調達業務の具体的な仕事は、企業活動に必要なものを調達することです。原材料や部品はもちろん、設備や消耗品などの調達も一手に引き受けます。適切な商品を適切な価格で、適切なタイミングで仕入れていく必要があります。

・仕入れ先の選定
適切な調達を実現するためにまず重要なのは、仕入れ先です。価格設定が適正な業者であることはもちろん、納期を守れるかどうかもチェックすべきポイントです。同じ商品を同じタイミングで注文しても業者によって納品日が前後することがある点に留意しましょう。

・価格交渉
提供価格が適正であるかどうかを考え、適正でない場合は価格交渉をしましょう。適正価格を知るためには、複数の仕入れ先から見積もりを取るのが良いでしょう。価格のために質を落としすぎるのはもちろん避けるべきですが、同じ質のものでも値段のばらついているケースは多いため、無駄な支払いをしないように注意が必要です。

・納期の管理
必要な納期にきちんと物品を揃えることも重要です。万一、仕入れ先の生産が遅れてしまうことがあると、社内に深刻な影響を与えかねません。そのため、仕入れ先の生産計画がどのようになっているのか、進捗は良好かを把握しておくと安心でしょう。

・受け入れ検査
調達した物品が正しく届いているのか、確認を怠らないようにしましょう。このほか、受け取った物品の品質が期待通りだったか、発注数通りに納品されているか、しっかりと確認していきます。もし問題があれば、対応策や改善策を仕入れ先に求めましょう。

2. 調達業務に必要なスキル

では、調達業務には具体的にどのようなスキルが必要なのでしょうか。以下では3つのスキルを挙げます。

コミュニケーションスキル

一般的に調達部門は、社内のさまざまな部署と関わる機会があります。社内の要望を聞き取りながら、仕入れを進めていく仕事であるためです。加えて仕入れ先は多岐にわたるケースが多く、それぞれと交渉や調整を行っていきます。
そのため、社内外の幅広い立場の人を相手にしたコミュニケーションスキルが問われるといえるでしょう。

交渉スキル

立場が違えば利害関係も違います。特に仕入れ先との交渉においては、双方の要望が衝突するケースも考えられます。すべての関係者と良好な関係を保ちながらも、自社の利益を着実に守っていくという高いレベルの交渉スキルが必要でしょう。

細かなミスを見逃さないスキル

万一調達業務に支障が出て必要な物品が届かないとなると、社内の業務にもに直接的な影響を与えます。そのリスクを回避するためには、小さなミスでも見逃さないことが大切です。支障を出さないようにするためには、確実に納期を守ること、さらに質の高い物品を仕入れることが重要です。進行中の案件について、細かいチェックを欠かさない丁寧さは、調達における重要なスキルです。

3. 調達業務を効率化するために

業務のスムーズな進行の一端を担う調達部門。丁寧な仕事が求められる環境ではありますが、だからこそ業務がかさんでしまうこともあるでしょう。調達業務の効率化のためには、どのような工夫ができるでしょうか。

適正な分析でコスト削減を

調達内容を分析することは、適正な仕入れのためには欠かせません。たとえば物品の仕入れ価格は、社会情勢を受けて変化するためです。一時的に値段が跳ね上がっているものを買ってしまうことを防ぐには、物品ごとの適正な値段をあらかじめ把握しておく必要があるでしょう。
このような場合には、社内の調達履歴を参照しながら仕入交渉するのが効果的です。

業務の属人化を防ぐ

業務が属人化してしまうと、業務上の無駄に気付きにくくなったり、改善点が見えてこなくなったりします。反対に、業務全体のフローをメンバー全員が把握しているような環境なら、効率の悪い部分を改善していくことができます。特定の個人が閉鎖的に関わっている業務があれば、よりオープンな状態に変えていきましょう。

定型業務はシステムを利用する

調達部門には、社内承認や社内申請、請求書の作成などの多くの定型業務があります。人の手で行うとミスが発生しやすく、効率が悪いものです。システムで仕組み化できる業務については、積極的にシステムを導入するのがおすすめです。それによって人的・時間的なコストが削減でき、結果としてより重要な業務にリソースを割くことができます。

4. Amazonビジネスなら調達業務を無駄なく最適化！

調達業務の無駄をなくしたい場合は、Amazonビジネスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
法人の需要にも応える数億種類もの商品を取り揃えており、同じジャンルの商品を一覧で見ることができるので、適正な価格・品質の商品を選ぶことができます。ひとつの場所から豊富な商品にアクセスできることで、商品探しを効率化することができるでしょう。さらに3,000万種類以上の商品が、お得な法人価格で販売されているのも嬉しいポイントです。
発注内容の管理については、Amazonビジネス内で複数階層の承認フローを設定することが可能で、承認が降りた内容のみ購入することができます。コンプライアンスの面でも安心です。また、請求書を法人単位でまとめて発行できるので、細かな請求処理を各々で行う必要がなくなります。

このように、Amazonビジネスなら人的・時間的コストがかかっていた従来の業務を改善することができます。導入は無料なので、試してみてはいかがでしょうか。  

5.【まとめ】Amazonビジネスで調達業務の最適化を

調達部門は、事業活動に必要な物品を仕入れる重要な仕事を担っています。社内外のさまざまな立場の人と関わり、丁寧かつ正確に業務を回す必要があるため、業務が圧迫されるケースも多くあるでしょう。
Amazonビジネスを導入すれば、定型業務の効率化や、適正価格での購入がより簡単になります。調達・購買に関する業務を最適化したいという方は、ぜひご検討ください。