領収書の管理は電子化で解決！そのメリットとは

領収書の管理・処理は、細かく面倒な作業です。しかし当然ながら、売上や経費の証明という観点で、疎かにはできません。
そこで今回は、領収書の管理について法的な基本事項や電子化についてまとめていきます。また、少しでも領収書の管理の手間を減らすアイデアとして、法人向けの購買システム「Amazonビジネス」の便利な機能をご紹介いたします。

領収書管理は義務

大前提として、経費に計上する領収書を管理することは義務とされています。個人事業主であっても、法人であってもその義務は変わりません。税務署の調査が入る可能性がありますし、その調査の際に差し出せる状態になっていることが求められるのです。
税務調査の対策のためだけではなく、何にお金を使っているのか、その内訳を把握しておくことは事業のためになります。
 

領収書の保存期間

では、発行された領収書はいつまで保存しておけばいいのでしょうか。その保存期間について触れていきましょう。

個人事業主の場合   

法律で定められている領収書の保存期間は、個人事業主と法人で異なります。

・個人事業主の場合
まず個人事業主の場合ですが、白色申告の場合は5年と定められています。これは、確定申告の期限日を起点としてのカウントです。
ちなみに、2014年1月までは「事業所得が300万円以下」である場合、保存義務はありませんでした。現在はそれが見直され、事業所得の規模に関わらず義務とされているのでご注意ください。

一方、青色申告の場合は7年の保存が義務付けられています。青色申告の場合は、領収書が「現金預金取引等関係書類」という扱いになるため白色申告とは差があるのです。ただし「前々年の所得が300万円以下」である場合は、保存期間は5年とされています。

法人の場合

一方、法人の場合保存期間は7年とされています。以前は法人の規模によって年数が異なりましたが、2004年の税制大改正を機にすべての法人一律で7年に設定されました。
なお、法人の場合は、法人税の申告期限日から起算します。
 

その他の場合

念のため、いくつかの特殊なケースの場合についても触れておきましょう。

まず、仕入れ税額控除を受けている場合です。仕入れ税額控除を受ける場合、仕入れに係る一定の事項が記載された帳簿と領収書・請求書の管理が求められます。白色申告・青色申告に関わらず、領収書の保存期間は7年とされています。

次に、もし赤字決算となった場合です。赤字決算となった場合は、欠損金の控除というものを行うことができます。翌年以降に利益が出れば、その欠損金を埋めるのに使用できるという考え方です。この控除ですが、繰越に期限があります。2019年4月1日以降の赤字決算分であれば、繰越期限は9年間と定められています。これに伴う形で、領収書の保存期限も9年間とされています。

領収書管理の問題点

このように、事業で発生する領収書は何年にも渡りしっかり管理し続けることが求められるのですが、その管理には様々な障壁が存在します。

保存期間がバラバラ

まず、いつまで保存すれば良いかを把握するためには一枚一枚の発行日まで管理する必要があります。そのために月ごとにファイリングするなどの手法をとるケースが多いですが、1枚ずつ糊付けするような作業も、長い目で見ると膨大な時間的コストがかかると言えるでしょう。

領収書発行の媒体が異なる

近年では、ECサイトを通じた購買など、電子形式で領収書が発行されるケースも多いです。もしすべての領収書をファイリングにて管理することにしている場合は、データを紙に印刷してから糊付け…といった二度手間にもなります。

紙媒体の保管は劣化・紛失のリスクあり

そして、何より紙媒体の保管にはリスクが伴います。誤って破棄し紛失してしまう、火事で消失するなどの事態も考えられるためです。また、何年間も保存することになるので、経年劣化によって印字が薄くなってしまうケースもあるでしょう。

領収書管理は電子化で統一がおすすめ

このような領収書管理にまつわる様々な問題点を解消するための1つの手段が、領収書の電子化です。2020年には電子帳簿保存法が改正され、キャッシュレス決済の場合、紙の領収書が不要になりました。電子化にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

領収書の電子化でデータを管理・分析

これまでは紙の領収書で行っていた管理を電子データ化することで、いつ・何を購入したのか可視化し、簡単に管理することができるようになります。また、購入履歴を参照できるので次回同じものを購入する際に金額や分量の目安とすることもできるでしょう。
電子データとして領収書を保存する場合も、確定申告の期限日を起点として7年間の保存義務があります。また、電子帳簿保存を取り入れる際には所轄税務署の承認が必要ですのでご注意ください。

領収書の劣化・紛失もない

電子データで保存することができるようになれば、経年劣化の心配はありませんし、紛失のリスクもほとんどないと言えるでしょう。また、データ名を丁寧に管理すれば、必要な領収書をすぐに参照することもできます。システムを整えれば、PC1台でどこにいてもアクセスが可能になり、会社の倉庫に入ってファイルを探して確認する…という手間も省けます。
リモートワークが推進され、ビジネスの多くの場面で電子化が推奨される昨今、領収書の電子化は多くの企業で進んでいくのではないでしょうか。

しかし、電子化したところで変わらない手間もあります。それは、電子データにしても紙データにしても、結局一枚一枚の領収書を管理しなければならないという点です。領収書は日々発生し続けるものですので、その量が変わらない場合、どうしても手間がかかり続けるのです。

Amazonビジネスで領収書を一括管理

その手間すら惜しいという方に向けてご紹介したいのが、「Amazonビジネス」です。
Amazon.co.jpの法人向けサービスで、ビジネス向けの商品が多く取り扱われており、様々な業種のニーズに応える品揃えを誇っています。また法人限定価格が設定されている商品もあり、特別な価格で購買することが可能で、請求書払いにも対応しています。さらに、個人が普段使っているAmazonとほとんど変わらないインターフェースですので、初めて使う時から無理なく操作できるのもポイントです。

このサービスについて今回最も強調したいのが、「経費処理の際の便利さ」です。Amazonビジネスなら、様々な購買を1つのビジネスアカウントに一元化できます。そのため、一括で請求書を発行し、後払いすることができます。領収書も都度発行されるのではなく、まとめて発行することが可能です。これにより、領収書の管理の手間を大幅に省くことができるのです。

領収書は、電子データでダウンロードが可能です。また、電子帳簿保存法対応システムである「楽楽精算」などとシステムを連携しています。
もちろん電子データでのダウンロードだけでなく、印刷をすることもできます。それぞれの都合に合った使い方が可能です。
Amazonビジネスなら経費処理の作業量を大きく減らせるのはもちろんのこと、発生した細かい購買を可視化することもできます。何にどのくらいのお金が使用されているのか等のレポートを非常に簡単に出力することができるため、購買状況の分析や見直しが簡単にできます。

領収書は電子化して、しっかり管理しよう

領収書の管理は、重要なことだと分かっていても煩雑で面倒な作業です。あらゆる面で電子化が奨励される昨今、その管理の仕方を見直すべきタイミングが来ているのかもしれません。
今回ご紹介したAmazonビジネスを導入すれば、購買が一元化されるので領収書の枚数が減り、手間をさらにカットすることができます。
日々の経費処理にかかる時間も、事業にとっては立派なコストです。少しでも削減できるように工夫してみてはいかがでしょうか。