集中購買と分散購買のいいとこ取りをする購買管理システムとは

企業が販売先からモノを効率的かつ経済的に調達・購入するために、様々な購買方式があることをご存知でしょうか。たとえば入札による方式や見積合わせ方式、定量で購買する方式や定期的に購買する方式など、その種類は多岐にわたり、企業にとって最適な購買方式を選択し管理しているのが一般的です。中でも、代表的な購買方式として「集中購買」と「分散購買」があります。それぞれに特徴があり、どちらが優れた購買方式かはケースバイケースと言えます。
今回、「集中購買」と「分散購買」について、その違いやそれぞれのメリット・デメリットを解説したうえで、集中購買と分散購買の良いところを取り出した「購買管理システム」についてご紹介します。

資材購入の方法：集中購買と分散購買

企業が必要なモノを購買する場合、かかる費用や製品、納期(対応速度)などに応じた購買方式を採用するのが一般的です。「集中購買」と「分散購買」はそれぞれが真逆の特徴を持っており、事業活動においてどちらを採用すればベストなのかは一概に言えません。最近では、購買業務の効率化を目標に「集中購買」に取り組む企業が増えてきましたが、あえて「分散購買」を選んでいる企業もまだたくさんあります。下記に「集中購買」と「分散購買」の概要を解説します。

集中購買とは

本社以外にも複数の拠点を運営している場合、本社一括で購買管理をする方式を「集中購買」といいます。
集中購買は大量購入を武器にし、過去の購買データをもとに、仕入れ値などの取り引き条件を有利かつ効率的に進めることができるのが特徴です。また、管理面においてもメリットがあり、業務の標準化や単純化への取り組みが推進しやすくなります。本社が全ての購買管理をコントロールできるため、一貫した購買プロセスを構築できます。

分散購買とは

各拠点が独立した購買活動を行う方法を「分散購買」と言います。状況に応じた柔軟性の高い購買活動が行えるのが特徴です。

集中購買と分散購買は使い分けが重要？メリットとデメリットとは

何(モノ)をどのくらい(量)、いつまで(期間)にいくら(費用)で購入するのかによって集中購買と分散購買を使い分け、自社に合った適切な購買方式を検討することが重要です。
たとえば、価格交渉が有利になりやすい高額なモノや共通に使用されるモノは集中購買で本社管理したほうが良いかもしれませんし、各拠点でスピード感を持って購買したいものは分散購買を採用するとよいでしょう。

集中購買と分散購買は真逆の購買方式ではありますが、使い分けるのか、それとも組み合わせて考えるのか、それぞれのメリットとデメリットについて以下に解説します。

各方式のメリット

・集中購買のメリット
モノを大量に購入する場合、仕入値などの価格交渉を有利に進めやすくなり、値引きしてくれる可能性があります。それにより、仕入にかかる購買費用を低く抑えることができ、販売する製品や自社の利益に反映させることができます。
また、購買機能を一括して管理することによって、購買データをまとめることができ、データに基づいた戦略や方針を立てやすくなります。在庫量の把握、品質も管理できるため、ムラが生じにくい仕組みを作り上げることができます。

・分散購買のメリット
本社管理とは異なり、事業所個々で自主的な購買管理を行うため、柔軟な対応が可能です。
たとえば、顧客からの要望で急な納期短縮があった場合、電話1本で生産計画や購買計画を変更し、即座に取り掛かることができます。地域に根差した事業所などであれば、近場で経営している仕入先と友好関係を築きやすく、顧客満足度向上につながるメリットがあります。

各方式のデメリット

・集中購買のデメリット
発注から納期までのタイムラグが避けられない点や、対応の柔軟性に乏しい点が大きなデメリットです。顧客からの急な要望や納期に対応することが難しく、流動的で常に顧客に合わせた調整が必要な場合には不向きです。さらに、本社で一括して在庫管理しているため、各事業所への運搬費用も掛かることもあります。

・分散購買のデメリット
発注量が少ないため価格交渉は難しいでしょう。また、各事業所で購買管理を行うので、品質や費用にムラが発生し、コスト低減の意識が低くなる傾向にあります。さらに購買データの収集・統合・分析といった購買データの管理は不向きです。

調達は各部署、管理は本社で実施できるのが理想

調達を各事業所や部署で行うことができれば、発注から納入までのタイムラグの発生を防ぐことができ、急な要望や納期にも対応ができます。また、本社がデータや情報の一元管理を行い、品質や費用のばらつきを抑えることができれば、「集中購買」と「分散購買」の双方のメリットを生かしつつデメリットを補う理想的な購買活動が行えます。

Amazonビジネスで理想的な集中購買・分散購買を実現

こうした集中購買、分散購買にぜひ活用いただきたいのが法人向けの購買サイト「Amazonビジネス」です。実際に、Amazonビジネスを使った購買には、どのようなメリットがあるのかご紹介します。

1つのアカウントで、購買は拠点ごとに
1つのアカウントに複数のユーザーを登録できるため、本社・拠点・各部署やグループ間でアカウントや支払い方法を共有しながら、購買は個別に行うことができます。

承認ルールの統一で工数を削減

Amazonビジネスでは、承認ルールを統一することができます。
これまで拠点ごとに異なっていた承認ルールを統一することで、購買担当者もそれを承認するマネージャーも、購買にかける工数を削減することが可能です。

購買をコントロールすることができる

本社や拠点、各部署や個々のグループで特定の購買をコントロールすることができます。自社が推奨する商品へ誘導してくれる一方で、自社の購買ルールに適さない特定の商品カテゴリーの購入を制限または禁止することができます。各部署や各グループの購買活動と購買コンプライアンスを管理しやすくなります。
この購買コントロールを活用したい場合は、Businessプライム会員になる必要があります。
詳細はこちら › 購買コントロール

集中購買と分散購買、両方のメリットを活かした事例

様々なビジネス購買のニーズに対応するAmazonビジネスは、機能とサービスの豊かさで数多くの導入実績があります。

星野リゾート様（オペレーション統括／購買ユニット／飛田 光彦 様）

４つのブランドを中心にリゾートホテルを展開する星野リゾート様。
それぞれのホテルでコンセプトは異なり、施設ごとの魅力や地域に即した魅力を伝えるための多様なサービスに応じた購買活動は、合理的でかつ柔軟性が求められ、施設数の増加に比例してその課題も増大していました。
そこで、「お客様の満足につながる購入を優先する」という軸に当てはめ、

①豊富な商品数ながらも希望のものを探しやすいこと
②商品到着まで迅速であること
③自社の承認プロセスに合わせられること

などの理由からAmazonビジネスを導入し、業務効率化と顧客満足度向上の両立を実現しています。
新しいサービスを全社で導入する場合、スタッフが利用方法を習得するまでにある程度時間を要するケースがほとんどです。しかしAmazonビジネスであれば、普段から個人でAmazonを活用されている方が多く、操作性もほとんど変わりません。実際にスタッフの方も、Amazonビジネスの導入には歓迎の姿勢を示している方が多かったそうです。この導入障壁の低さは、他の企業様にとっても魅力的ではないかと飛田様はおっしゃいます。

また、客室の備品は室内デザインに合わせるよう、デザイナーと共同で選定して決めているそうです。季節ごとに備品や小物、イベントで利用するものなどはその都度、選定・調達しており、拠点ごとのこだわりを軸に選定するものの、少ない品揃えだと希望するものが見つからないケースも。これまではわざわざ東京まで出向いて購入という対応をとらざるを得ないこともあったと言います。しかし、豊富な商品数を抱えているAmazon ビジネスを導入したことで、ほとんどの選定がAmazonビジネスで完了し、助かっているとのお言葉をいただきました。

さらに、星野リゾート様ではAmazonビジネス導入の結果、サポート部門での購買対応件数は35%、立替精算の件数は20%削減することに成功。
立替精算、購買の件数削減で要する時間も軽減できただけでなく、手間のかかる申請なども不要となったことで、各拠点から感謝の声を多数いただいているとのことです。
星野リゾート様　活用事例 ›

それぞれの拠点で、最適な購買を

今回、「集中購買」と「分散購買」について、メリット・デメリットの解説に加えて、集中購買と分散購買双方の良いところを取り出したAmazonビジネスについてご紹介しました。
自社に最適な購買管理方式とはなにかを十分に検討せず、安易に購買活動を行っている企業は少なくありません。コスト削減や購買活動の効率化を図るためには、メリットとデメリット、過去データなどを活用し、詳細に分析したうえで適切な方法を選択することが重要です。
また、管理は本社で行い、それぞれの拠点で最適な購買活動が行えることが理想であり、顧客満足度の向上につながるケースもあるのではないでしょうか。
様々なビジネス購買のニーズに対応するAmazonビジネスで、理想的な購買を実現していただければと思います。