バックオフィスの業務とは？効率化のメリットと方法を解説

1. バックオフィスに含まれる職種と業務

ここではバックオフィスに分類される業務について解説します。バックオフィスとは、顧客と直接的な接点を持たない部門のことです。反対にフロントオフィスは顧客接点のある部門のことで、バックオフィスの対義語にあたります。

経理・財務

経理・財務部門の主要な役割は、企業の資金や資産を管理することです。経理・財務で扱う情報は、現状の把握や経営指標の方針を立てる上で重要な指標となります。具体的な業務としては日々の経費精算、決算書の作成、予算管理、税務申告などです。

調達・購買

調達・購買部門では企業経営に欠かせない資材の調達や管理を行います。企業の生産活動に直接的に影響するため、購買・調達部門の重要性は高いといえるでしょう。具体的な業務としては、調達先の比較と選定、発注業務、購入品の検収、請求書の処理があげられます。

人事・労務

人事・労務部門では、会社経営において最も重要な人材に関する業務を担います。具体的な業務内容は、採用活動、人事評価の仕組みづくり、従業員の給与や社会保障の手続き、働き方改革に関する仕組み整備などです。

総務・庶務

総務・庶務部門では、企業活動や従業員をサポートする活動全般を担うため業務内容は多岐に渡ります。具体的な業務内容としては、オフィスの設備や備品の管理、福利厚生に関する業務、株主総会や取締役会の企画運営などです。

法務

法務部門では企業活動における法律や司法に関わる業務を担います。大企業では社内で弁護士を雇っている場合もあるでしょう。具体的な業務内容は、契約の確認、コンプライアンスの整備、訴訟対応などです。

営業事務

営業事務部門では、営業担当が営業活動に集中できるようにサポートします。営業担当の業務負荷を低減することが主な役割です。具体的な業務内容としては、顧客からの電話対応、営業活動の中で発生する事務処理などがあげられます。

2. バックオフィス業務を効率化すべき理由

バックオフィス業務は多岐に渡りますが、いずれも企業活動の中で重要性が高いものです。しかし、売上に直結しないがゆえに旧来の業務フローが残りがちであり、効率化の余地が大いにあるといえるでしょう。ここではバックオフィス業務を効率化すべき理由について解説します。

バックオフィスの重要性

フロントオフィスと違いバックオフィスの業務は売上や利益に直結しないため、業務フローの見直しや効率化の観点において軽視されがちです。しかし、バックオフィス業務は企業の経営資源であるヒト・モノ・カネに関わる根幹業務でもあります。バックオフィス業務を正しく管理できなければ事業運営に支障をきたし、企業の生産性に多大な悪影響を与えます。重要性が高い業務であるがゆえに正しい方法で効率化を実現すれば、企業活動をより円滑に運営できるようになるでしょう。

バックオフィス効率化のメリット

バックオフィス業務は企業活動に不可欠であるがゆえに、効率化に成功すれば数多くのメリットがあります。

人件費の削減

バックオフィス業務では手作業で行う業務が残っていることが多く、人件費がかさみがちです。バックオフィス業務の効率化により、業務工数や人員数を削減できれば会社全体のコスト削減につながります。また、業務量が減ることで残業時間が削減され、時間外手当によるコスト増加を抑えることができるでしょう。

従業員がコア業務に集中できる

バックオフィス業務の効率化により非効率な業務フローを改めることができれば、より利益につながるコア業務に人員を割くことができます。たとえば、調達部門であれば発注書作成や各部門への確認などの定型業務を効率化することで、新たな取引先の開拓や価格交渉などコアな業務に人員を振り向けることができるでしょう。

社員のモチベーション/生産性の向上

非効率な業務を見直すことで、従業員の負荷軽減と業績改善を同時に実現することができます。業務の効率性を上げることは会社のみならず従業員にもメリットがあります。たとえば業務の負荷軽減によって、従業員が働きやすい環境を実現することができるでしょう、働きやすい環境ができることで従業員のモチベーションアップや生産性の向上につながります。

3. バックオフィス業務効率化・改善の方法

企業と従業員の双方にとってバックオフィス業務の効率化は重要なテーマです。以下では、バックオフィス業務の効率化を実現するための具体的な手法について解説します。

アウトソーシングの活用

バックオフィス業務を外部に委託することで、バックオフィス業務に関わるコストを低減できます。しかし、業務の専門性、情報セキュリティの観点でアウトソーシングが不可能な場合もあるため、業務の性質に応じてアウトソーシングの対象を選定する必要があります。また、アウトソーシング先の選定についても過去の実績などを加味して慎重に行うことが重要です。

クラウドシステムの利用

クラウドサービスを活用することもバックオフィス業務効率化の手段です。クラウドサービスはインターネットへの接続環境があれば利用できるため、初期費用の負担が小さいことが大きな特徴といえます。また、場所の制約を受けないため近年広がりつつあるリモートワークにも対応できることも大きなメリットです。また、給与計算などの業務に特化したクラウドサービスを利用すれば、税制改訂などにより発生した変更についても開発元で対応してもらえます。

IT活用で業務の自動化

これまで手作業で実施していた業務をRPAやAIを活用して自動化することも、バックオフィス業務効率化における1つの手法です。自動化によって人為的なミスを防ぐことができるため、ミス防止のためのチェックや手戻りによる工数を削減できます。また、紙ベースの業務をコンピュータ上で自動化することで紙資料の管理や保管のコストも削減できるでしょう。

4. Amazonビジネスで購買・経理を効率化

バックオフィス業務効率化の中でも、手作業に依存する割合が多く業務の無駄がわかりにくいのが購買業務です。また、ペーパーレス化によって経理業務には煩雑な作業が発生するでしょう。
購買業務の効率化のためシステムを導入するなら、低コストで導入できるAmazonビジネスがおすすめです。Amazonビジネスは購買ソリューションであり、個人向けAmazonと同じように操作することができるので、誰でも簡単に商品の購入をすることができます。また、Amazonビジネスによって購買に関するデータが一元化され、一目で現状が把握できるようになります。これにより、業務効率化のための施策立案やボトルネックの発見がしやすくなるでしょう。また、経理業務においても経費精算に付随する煩雑な業務の手間を省くことができます。

5. Amazonビジネスでバックオフィスの効率化を図ろう！

フロントオフィス業務に比べて、バックオフィス業務の効率化は後回しにされがちです。バックオフィス業務の中でも、全社的に統制および管理することが特に難しい購買業務においては、Amazonビジネスの導入をおすすめします。
業務が可視化され効率化すべき課題が見つけられるでしょう。