「非計画購買（テールスぺンド）」とは？購買に潜む隠れたコストを見逃していませんか

突発的に必要になったものを購入することを「非計画購買」（別名：テールスペンド）と言います。

非計画購買はその内容を管理できていない企業が多く、購買担当者や部署によって購入先や承認フローが異なり、経理担当者の処理が煩雑になるなど、多くの問題を抱えています。またこういった現場任せでコスト意識の低い購買行動は、当然企業にとって多くの無駄なコストの発生を招きます。
今回はこの、「非計画購買」に焦点を当てて問題点を解説。また、Amazonビジネスによる解決方法をご紹介します。

「計画購買」と「非計画購買」の違いとは

購買は、大きく分けて２種類に分類することができます。

１つ目は、コピー用紙やトイレットペーパーなど、定期的に必要なものを購入する「計画購買」。これに対し、突発的に必要になったものを購入するのが「非計画購買」です。少額、小ロット、多品目、非計画といった要素から、その内容を把握しにくいという特徴があります。

昨今ではテレワークが普及してきていますが、社員が自宅で勤務するために必要な設備が整っていないケースがあるのではないでしょうか。

例えば

・テレビ会議が円滑に進むよう、社員に自宅勤務用のヘッドセットを購入した

・社員のマウスが突然壊れてしまい、購入した

このようなケースは、非計購買となります。

非計画購買（テールスペンド）は多くの社員にとって負担

では実際に非計画購買をしている各担当者は、どのような負担を抱えているのでしょうか。ここでは現場で働く社員と、承認作業を行うマネージャー、そして最終的に確認を行う経理の視点から、解説をしていきます。

まず現場で働く従業員の場合。商品を探したり、立替経費精算を行ったりなど非計画購買に業務工数がかかることで、本業と言える接客や営業などの業務に割くべき時間が取られてしまいます。もっと接客に時間を確保できれば売れていた商品があったかもしれません。現場の接客や営業があってこそ会社の利益に繋がるため、現場が本業に割くべき時間が減るということは企業にとっても大きな損失と言えます。

続いてマネージャーの場合。マネージャーは、自分の管轄の従業員がそれぞれ突発的に計画外の購買を行うことで、承認作業の量が膨大となったり、予算管理が難しくなったりしてしまいます。別の従業員がすでに購入したものを、また別の部署の従業員が購入しているケースがあるかもしれません。

こういった購買のマネジメントをすることは部署の売上に直結するようなものではなく、かつ現場の負担を上げてしまうことにもなるため、マネージャー自身が良くないと思いながらも現状を維持してしまうケースは多く見られます。

そして経理の場合。企業によっては、従業員がその都度実費で代理購入し、月末に精算しているケースもあるでしょう。この際、レシートと申請内容の金額の付け合わせを行ったり、購入先を確認したりと購買内容の把握に膨大な時間を割くこととなってしまいます。

このように非計画購買の多くは、社員の作業工数として「見えないコスト」と化してしまうのです。

購買改革は、短期間で大きな利益を生み出す可能性がある

企業が利益を伸ばしていくためには、売上を伸ばすか、現状のコストを削減するかの2択しかありません。売上を伸ばすことはそう簡単にはできませんが、コスト削減はものによってすぐに取り組むことができます。そこで、コスト削減の一環として購買改革を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

非計画購買は企業全体の購買のうち20%を占めると言われています。20%と聞くとそこまでインパクトが無いように思えますが、例えば年商1000億円の会社なら、購買改革を行うことで3600万円のコスト削減につながるという試算もあります。*

企業の売上に直結するわけではなく、後回しにされてしまいがちな購買の改革ですが、実は短期間で大きな利益を生み出す可能性を秘めているのです。

*年商1000億の企業を基準とした場合

※算出根拠

売上高1,000億円/売上原価400億円/販管費500億円

間接材費 90億円 ※総費用の10~15%想定

うち物品費 18億円 ※20%想定

うち非計画購買費 3.6億円 ※20%想定

Amazonビジネスが非計画購買の課題を解決

そこで、購買を効率化させるためのシステムとして取り入れたいのがAmazonビジネスです。Amazonビジネスは、法人・個人事業主様のための購買専門サイトです。

プライベートで使える個人向けAmazonに、ビジネス向け専用の機能を備えました。もちろん無料で登録が行えて、すぐに、そして簡単に利用することができます。

ここでは、Amazonビジネスを利用することで、解決できるお悩みを解説します。

・急いで購入したいものがある

そんな時は「お急ぎ便」をご利用が便利です。外出する必要もなく、最短で当日に商品が届きます。さらに、Business プライムならお急ぎ便・お届け日時指定便が無料で使い放題。

・比較する時間もなく、最適な値段で購入できているか不安

Amazonビジネスなら、複数のサプライヤーの販売価格を一覧表示することが可能です。その他に、数量割引を行っている商品や、法人割引となる商品もあるため、急いで適正価格のものを購入したいときにも便利です。また、Amazon.co.jpの商品に加えてビジネス向け商品を追加しているため、様々な業界のビジネスニーズにも応えます。

・経費に関する社内規約が、購買活動時に守られていないケースがある

Amazonビジネスでは、購入前に独自の承認ルールを設定することができます。

これまでは部署によってバラバラだった承認ルールの統一、申請内容の可視化など、すべてデータとして管理することができるため、社内規約の強化・購買の可視化にも直結します。

・立替経費精算が現場にのしかかり、経理における作業量は果てしない

請求書払い、法人カード支払いなどの支払い方法に対応しており、立替経費精算をなくすことができます。現場が精算や申請の作業に追われて本業にかける時間が減らなくても済むよう、無駄な手間や時間を徹底的に省くことができます。

・購買データを把握しきれておらず、現場購入商品の管理もできていない

購買データは膨大なので、管理しきれていない企業は多いのではないでしょうか。Amazonビジネスで購入した商品はデータが集約されるため、予算管理やコストの最適化へつなげることができます。

Amazonビジネスを使った事例

ここまでで解説したように、企業ごとに抱えている様々なニーズに、Amazonビジネスなら応えることができます。

では実際に、Amazonビジネスを活用して、非計画購買問題を解決されたお客様事例をご紹介していきます。

非計画購買の見直しで、損益を短期間で改善しよう

企業内での非計画購買は、日常の中に溢れています。一つ一つの金額は小さくても、日々の積み重ねが後に大きな損益を発生させてしまう可能性があります。これを未然に防ぐために非計画購買の見直しを行い、短いスパンで解決していく必要があるのです。

Amazonビジネスは無料で始めることができ、法人価格や数量割引により、大幅なコストの削減が見込めます。また、請求書払いや承認フローの設定、データの一元管理によって、現場からマネージャー、経理の業務負担も大幅に削減することが可能です。

この機会にAmazonビジネスの導入を検討してみてはいかがでしょうか？