Amazon Business Exchange 2022

自らを変革し未来を切り拓く

企業の経営や購買に携わる方々が、知見を高め、業務改革・改善を実現していくためのビジネスカンファレンス"Amazon Business Exchange2022"を開催します。各界のビジネスリーダーから、戦略とその戦略を実現するための障壁の乗り越え方を直接聞いてみませんか?

調達を理解する:簡易ガイド

 

組織における製品やサービスの購買プロセスが、どの様にビジネスの成果に直結するのか

大規模企業にとって、調達は成功を遂げるための重要な要因となる。調達について理解することは、より優れたビジネス成果につながる実用的な手順を作成する際の最初のステップである。ここでは、調達の定義、調達の種類と機能、調達管理のメリットについて取り扱う。

調達とは


組織における調達の役割は、適切な時間・場所・量・価格で入手すること。調達には、以下のような商品やサービスの購買に関連するすべての活動が含まれる。 

  • ベンダーの選択
  • 支払条件の確立
  • 戦略的調査
  • 契約の選択と交渉
  • 実際の商品購入
  • サプライヤーの管理
 

調達は大規模企業および規模の大きい公的機関で最も一般的に実施される。急速に変化し続ける組織にとって、調達部門は革新的かつ機敏で柔軟性をもつ必要がある。

 

調達組織

  • 集中型

    すべての購入が単一部門によって管理および制御される。会社全体の支出、予算管理、無駄なスタッフの重複作業の抑制、および購買活動の標準化に関して総合的かつ視覚的に把握する。

  • 分散型

    特定の要件を満たすために各部門が現地で調達を管理する。地域のニーズをより良く理解する現地マネージャーが主な役割を担い、迅速に購入を行う。

  • 調整またはハイブリッド型

    集中型調達と分散型調達の組み合わせ。ハイブリッドモデルは、現地の要件と企業目標の両方での役割を果たす。調達要件を満たし、変則的な管理を簡素化することで現地の購買ニーズを満たすメリットがある。

調達の種類

  • 直接調達

    企業の主力商品の製造に関連する原材料および生産物の調達が含まれる。通常、優先順位が高く、取引額が高い傾向にある。

  • 間接調達

    企業に必要ではあるが、主力商品の製造には関連していない購入が含まれる。 通常、取引額が低いのでより高頻度で購入が行われる。社内ステークホルダーの多様で複雑なニーズにより、間接調達にはより多くのサプライヤーが関与し、マーベリック支出(交渉された契約外で行われた臨時の購入、"不正支出"または"テールスペンド")がより高くなる。

  • 直接調達の例

    • 金属、プラスチック、およびゴムなどの原材料
    • コンポーネント
    • ハードウェア
    • 下請け製造サービス
  • 間接調達の例

    • オフィス用品と家具
    • コンピュータやプリンターなどのIT機器
    • ゴーグル、手袋、エプロンなどの安全装備
    • 清掃用具とサービス
    • 公益事業
    • 保守、修理、運営用製品(MRO)
    • マーケティング、法務、人事などの下請け業務サービス

調達はどのように機能するのか


調達は、製品またはサービスを受け取る最終ステップ、およびサプライヤーの継続的な管理を通じて、企業の要件またはニーズを特定するための手順に沿って行われる。これらのステップは、調達ライフサイクルと呼ばれるプロセスを形成する。

  • ステップ1:ソーシング

    ソーシングは、数年ごとに作成する提案依頼書(RFP)などにおける戦略的な作業の一つであり、コスト抑制およびハードセービングやソフトセービングに繋がる。

    また、サプライヤーの比較評価により、最適な価値(価格、品質)を提供するサプライヤー選択に繋げる。

  • ステップ2:契約

    法務チームは、署名済みの契約を受諾するまで契約条件についての交渉を行う。

  • ステップ3:調達

    エンドユーザーは、契約ベンダーからすべての購入を行うことが求められる。 支払いは、多くの場合、組織の会計部門によって処理されるか、または企業クレジットカードのような支払方法を使用して処理される。

    会計部門は、合意した期間内にベンダーに対する支払いを行う。そして、透明性、今後の参考、監査および税務上の目的で、組織は購入を注意深くトラックし記録する。

  • ステップ4:販売者管理

    サプライヤーの管理には、四半期ごとのビジネスレビュー、契約におけるコンプライアンス監査、各サプライヤーに対する財務状態とリスクの監視および報告が含まれる。

    サプライヤー管理には、新規サプライヤーと既存のサプライヤー間のサプライヤー関係を育むことも含まれる。

  • 課題:長期的なRFPプロセスには、社内の複数の部門からの相当なリソース、エネルギー、時間が必要です。

  • 課題:交渉価格で契約条件を確定することができますが、一部の場合は、契約期間に沿って価格契約を締結することがあります。その場合、価格が落ちたら、割引は適用されません。契約条件で特定商品の価格を確定することもできます。

  • 課題:特に複数のユーザーによる頻繁な購入を必要とする購買活動に対して、エンドユーザーの管理を行うのは困難です。

  • 課題:多くの場合、企業は複数のサプライヤーを管理する必要があり、これには時間とコストがかかります。さらに、エンドユーザーは、特定の商品をどこから購入するかについて混乱が発生する可能性があるため、マーベリック支出が増加します。

優れた調達管理のメリット


大規模企業におけるビジネスの成功にとって調達は非常に重要である。調達はビジネスの最前線にあり、企業が効率性を最大に引き上げ、市場の需要に柔軟に対応するための重要な一要素となっている。調達には次のような幅広いビジネス上のメリットがある。  

  • 効率性の向上

    調達は、企業の収益性に直接影響を与えるコスト抑制を実現します。 購買分析ツールを通じて、調達は購入パターンをトラックし、よりスマートな予算決定を行えます。また、既存のシステムとの連携して購買業務の利便性をより向上させることも可能です。

  • リスク管理とコンプライアンス遵守

    調達部門の重要な役割は、調達リスクを管理し、間接支出のコンプライアンスを高めること。間接支出(テールスペンド)の場合、購買分析ツールの活用と承認ルールの設定により、不正な支出を防ぎ、無駄をなくすことができる。

 

Amazonビジネスは、調達の最適化をサポート


Amazonビジネスは、組織が長期RFPプロセスや個別販売者との契約を必要とせずに、最適な調達ができるようサポートし、何百ものカテゴリーにわたってサプライヤーを統合し、包括的な法人向けの品揃えを提供する。Amazonビジネスには、以下の特長がある。

競合するサプライヤーからの複数のオファーを比較。適格な商品について、迅速な無料配送を行い、法人価格、数量割引、および最適な配送コストを適用。

共通の支払い方法として会社で購買に利用している法人向けクレジットカード、請求書払いが利用可能。その他クレジットカード、デビットカード、コンビニ、ATM、代金引換、一部のネットバンキングおよび電子マネーなど、幅広い選択肢で支払いが可能。

チーム全体を1つのアカウントに追加し、完全な可視性を実現。購買グループと承認ワークフローを作成して購買を管理。調達指標をトラックし、より優れた購買判断を行う。

調達に関するよくある質問

マーベリック支出とは

不正支出またはテールスペンドとしても知られるマーベリック支出は、組織の調達方針以外のサプライヤーから購入することを意味する。従業員がマーベリック支出購入を行う理由には、次の場合がある。

  • より多くのベンダーを利用する

    従業員は、調達によって制限された数量と比較して、多数のベンダーを利用することを好む場合がある。

  • 契約サプライヤーを知らない

    社内コミュニケーションが不十分であることにより、特定の部門は契約上のサプライヤーを知らず、これらのサプライヤーの固定料金について認識していないことがある。

  • 複雑さを避ける

    従来の調達プロセスおよび購買ツールは、時間がかかり、複雑になる場合がある。

  • 購買データの可視性が低い

    調達部門が過去の支出を確認できない場合は、しばしば臨時購入を行う場合がある。

  • 強制されていない

    ペナルティや強制が課されていない場合、契約サプライヤーから購入するエンドユーザーへのインセンティブは少なくなる。

課題:管理が困難。支出データに対する可視性が限られていることにより、調達において必要な管理ができず、企業は予算外の支出を出してしまう可能性がある。一方で、調達によって組織の間接支出(テールスペンド)の大部分を効果的に測定及び、定量化することを防ぐことができる。

調達と購買の違い

  • 調達

    組織の商品やサービスの購入に関連するすべての活動を含む包括的な概念。

  • 購買

    商品仕様の開発・検証、および受領した商品の領収書、検査、処理など、購買に関連する活動が含まれる。購買のほかに、調達には、ベンダーの選択、支払条件の確立、契約の交渉に関連する活動が含まれる。

調達とサプライチェーンの違い

  • 調達

    ビジネスを運営し、独自の商品を製造するために必要な材料を入手するためのプロセス。サプライチェーン管理全体の中で、戦略的な部分と言える。

    例:貴社が自動車を製造している場合は、自動車を作るために必要な材料を仕入れるプロセス

  • サプライチェーン

    原材料の調達から製造および流通を通じて、最終顧客に提供される商品の流れを運用するために必要なインフラストラクチャ全体。

    例:自動車の製造と最終消費者への配送に関わるプロセス全体

調達専門家とは

 

調達専門家の主要職務は、組織の商品およびサービスを提供すること。調達専門家は、材料の注文及び、企業のベンダーとの契約を管理する。コスト分析、契約の交渉、在庫管理、注文の追跡、価格紛争の解決を行い、企業が供給コストとベンダーサービス管理をより適切に行うための戦略を提供。

調達における戦略的ソーシングとは

 

戦略的ソーシングは、企業の購買を継続的に評価および改善するプロセスを表し、データ収集と購買分析、市場調査、RFPプロセス、交渉、契約、履行、および継続的な改善が含まれる。

調達におけるRFI、RFQ、RFPの違い

  • 情報依頼書(RFI)

    比較目的で様々なサプライヤーの能力に関する情報を求める際に使用され、通常、RFQまたはRFPより前に使用される。

  • 見積依頼書(RFQ)

    サプライヤーがお客様のニーズをどのように満たすか、およびコストがいくらかかるかに関する情報を確認するために使用される。

  • 提案依頼書(RFP)

    コンテンツ、タイムライン、回答に対して厳格な規則が設けられた最も正式なプロセス。特定のプロジェクトの要件を概説し、適格なベンダーの入札を促す。

大規模企業向けAmazonビジネスを活用した調達の最適化