確定申告サポート

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個人事業主必見!

確定申告前の経費処理を楽にする方法

Amazonビジネス 5つの解決策

 

決済手段や購入方法が多様化している今、確定申告にあたって必要となる経費処理はこれまで以上に煩雑な作業になっている。税務上のルールを守ったうえで、仕分けや入力作業などをいかに効率化できるか。Amazonビジネスを使えば、個人事業主の経費処理の面倒を解消できる。

取材協力・記事監修:みやき税理士事務所 宮木貞人氏

1  プライベート用と事業用を簡単に区別できる

確定申告前に多くの個人事業主がぶつかるのが、プライベート用と事業用の買い物の仕分け。特に、1 枚のレシートやクレジットカード明細の中で両方が混在する場合は、確定申告用の書類をつくるために購入した商品名を一つ一つ確認して抜き出したり事業用を抜き出したりと、一気に作業が繁雑になってしまう。


 【ポイント】 クリックで切り替えられる

「プライベート用」と「事業用」を、アカウントの切り替えで簡単に区別できる。
事業用の備品購入はAmazonビジネスで、プライベートなものは個人のAmazon アカウントと使い分ければ、明細が混ざらず、すっきりする。


税理士からのアドバイス
「私用と業務用の明細の区分は、経費処理の大前提。正しく経費を把握するためにもきちんと仕分けしましょう。経費計上の根拠があれば税務署の指摘を受けても説明できます」

2 レシートを1枚1枚、入力する手間がなくなる

紙のレシートや領収書などを集めて、会計ソフトやエクセルに入力するのもわずらわしい作業の一つ。処理量が多いと入力だけで数日かかってしまう。OCR(画像自動認識)でレシートを読み込むソフトもあるが、数がたまるとやはり面倒になる。


 【ポイント】 データをCSV でインポート可能

Amazon ビジネスの発注履歴はCSV 形式でダウンロードして利用可能。
エクセルでの集計はもちろん、ほとんどの会計ソフトにインポートできる。購入した日時、品目、金額などのデータを読み込ませれば、経費の入力は瞬時に完了する。月次や四半期でいくら経費がかかっているのかなども検証しやすい。


税理士からのアドバイス
「仕分けや入力作業を外注することもできますが、費用がかかります。ここをうまく内製化すると、税理士へ確定申告作業を依頼する際の価格交渉をしやすくなります」

3 大ざっぱなカード明細を補完してくれる

クレジットカードの明細では店舗名と決済額という大雑把な項目しかわからないため、経費処理の書類としては不十分。また、最近は明細を郵送せずダウンロードで対応する会社もあるが、ダウンロード期限が1 年未満のケースも多い。うっかり保管し忘れないように注意が必要だ。


 【ポイント】 検索性・保存性の高い明細データ

発注履歴がウェブ上に保存されるため、クレジットカード明細だけではわからない内訳の確認として役立つ。ダウンロード期限がないので、数年経過してからも振り返り可能。購入した品目や日付からすぐに検索可能なので、税務調査などで経費の使途の説明を求められた時の資料としても使いやすい。


税理士からのアドバイス
「経費に関する書類には『年月日』『支出の具体的な内容(購入した品物・サービス)』『取引の相手方(店舗名など)』『金額』の情報が必要となります。これが網羅された明細を保管しておくと安心です」

4 買い物しながら勘定科目を仕訳できる

確定申告で面倒な作業の一つが、勘定科目の仕訳だ。入力の際には「消耗品費」「新聞図書費」「荷造運賃」などにあてはめる必要があるが、「この支払いはどの勘定科目に当てはまるのか」に悩んでいる時間ももったいない。


 【ポイント】 プルダウンで任意の項目を設定できる

Amazonビジネスには、発注画面に自分の好きな選択項目を追加できる機能がある。よく使う勘定科目を加えておけば、発注時に自然と仕訳まで終えられる。最終的にCSV データで書き出せば、勘定科目ごとの集計作業も楽々。


税理士からのアドバイス
「支払いのたびに仕分けをすれば勘定科目を分けやすく、後々の作業が楽になります。また、経費の使い方を検証するうえでも役立ちます」

5 領収書の紛失や劣化のリスクがない

経費計上したレシートや領収書はかさばるのでもう用済み……とはいかない。法律で定められた7 年間※は保管しなければならない。紛失や劣化には要注意。ネットショップによってはカード払いの場合領収書が発行されないため、取引明細とカード会社の明細を合わせて保管するなどの手間もかかる。

※青色申告の場合。白色申告は 5 年


 【ポイント】 安心の領収書・明細発行

Amazonビジネスはどのセラーから購入しても明細付きの領収書が発行されるため、安心して買い物ができる。領収書や発注履歴はウェブ上で保管されているので、万が一書類を紛失した場合も再度出力できる。


税理士からのアドバイス
「経費計上したレシートや領収書などは、紙か電子データのいずれかで保存しなければなりません。領収書の紛失や感熱紙のレシートが感光しないよう配慮しましょう。紙を電子データで保管するには、税務署で別途手続きが必要です。なお今後クレジットカードや電子マネーなどキャッシュレス決済による経費精算で一定の条件を満たせば、データで発行される領収書の保存を認める動きがあります」

経費を効率的に処理して、経営の足腰を強くする

個人事業主が正確に経費を把握すべき理由は主に二つ。

①必要な経費をもれなく計上することで、所得税の払い過ぎを防げる。
②経費を管理することで事業の損益を正しく把握できる。

これからもっとビジネスを伸ばしていこうと考えるとき、どんな無駄があり、効率的に経費を使うにはどうすればいいかという判断の助けにもなるでしょう。
 一方で、経費処理には、レシートや領収書といった証憑類の管理や仕訳、入力などの手間がかかります。近年は現金やカード決済に加え、電子マネーなども登場し、経費処理がいっそう複雑になっています。本業へ力を投じて売上を伸ばすためには、煩雑な経費処理を効率化することが求められます。
幸いにも近年は、Amazonビジネスや会計ソフトなど、経費処理を効率化する便利なサービスが登場しています。これらを賢く使えば、確定申告を乗り切るだけではなく、経費の内訳や推移を分析し、より良いお金の使い方を検討することも可能です。経営の足腰を強固にするために、ぜひ経費処理の効率化に向き合っていただければと思います。

みやき税理士事務所 宮木貞人氏

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* 取材時期 2019 年12 月
* 記載内容(役職、数値、固有名詞等)はすべて取材時の情報です。