【イベントレポート】大学でのAmazonビジネスの活用ノウハウを共有！「JAB-DAI」第二回を開催

●150を超えるビジネスアカウントが乱立して振込手数料や振込作業の負担が増加

最初のセッションでは鹿児島大学財務部経理課出納係の半渡聡氏が登壇しました。
鹿児島大学では2017年からAmazonビジネスを教員の皆さまが独自にご登録しており、2018年以降は毎年20~30個のビジネスアカウントが増加している状況でした。Amazonビジネスではアカウント毎に請求書の振込先口座が発番されるため、アカウントの登録数に比例して振込手数料や会計システムへの振込先情報の登録数が増加していました。
アカウントの統合を決めた21年末時点では、150を超えるビジネスアカウントが乱立しており、金銭面・工数面でかなりの負担となっていました。

●公式管理するアカウントを作成して既存アカウントからの移行を促す

150を超えるビジネスアカウントを統合するために、鹿児島大学は公式管理するビジネスアカウントを作成して、既存のアカウントと併存させながら、徐々に公式管理するアカウントに移行させるという手順を取りました。
Amazonビジネスの登録はメールアドレスがキーとなるため、既存のアカウントに登録していた大学ドメインのメールアドレスを別のフリーメールに変更した後、公式管理するアカウントの配下に大学ドメインのメールアドレスを再度登録するという流れです。
アドレスの変更をスムーズに行うため、情報を収集するフォーマットの作成や、メールソフトを活用して対象となる教員に個別文面でのメール送信するなどの工夫を行っていただきました。
さらに、公式管理するアカウントへの移行が完了した後には、既存アカウントの請求書払いにおける与信額を0円に変更、教員が大学ドメインのメールアドレスでビジネスアカウントを勝手に新規作成することをブロックする機能を利用するなど、再度アカウントが乱立することがないようにしていただきました。
また、推進する上で学部会計担当係への協力依頼や教員からの戸惑いの声もありましたが、半渡氏が上手く学内を調整し、各方面から了承を得ることができました。

●振込手数料・工数の大幅削減に加えて4か月で30万円を超える配送コストを削減

当初の目的であった振込手数料の削減に加えて、法人全体でのBusinessプライムのご加入により、4か月で約37万円の配送料削減を実現しました。
また、支払作業という観点でも、多くの場面で工数削減を実現できており、導入のメリットは非常に大きかったという感想を頂いております。

（「●●●円」の部分は鹿児島大学様の非公開情報のためマスキングされています）

●今後のAmazonに期待すること

請求書払いではポイントを利用することができませんが、長期的にはポイント利用が出来るようになることをご要望いただきました。

●Amazonビジネス導入により、請求書払いへの業務効率化へ

以前からAmazonビジネスを利用したい旨の声が教職員から上がっていたこともあり、Amazonの営業担当者と打ち合わせを持つ機会を得てAmazonビジネス導入の具体的な検討をスタートしました。課題となっていたこれまでの法人カード利用や立替払いの扱いや学内の課題がクリアできることがわかり、Amazonビジネスの利用による請求書払いへの切り替えを決定。検討から半年で、学内説明のうえ、試行運用を開始しました。

●導入により、「事務処理が軽減された：64％」、「他の購買先より安い：45％」と利用者が回答

Amazonビジネスを導入することで、これまでの事務処理が大きく軽減されたことに加え、商品購入においても安価に入手できるようになったと、教職員から好反応があったようです。（22年10月実施の学内アンケート結果）。

さらに、

• 個人アカウントと区別されることで、プライベートでの買い物と混同せずにすむ
• （Businessプライムに加入しているため）送料がかからなかったり、お急ぎ便を利用できるようになった・（Businessプライムに加入しているため）送料がかからなかったり、お急ぎ便を利用できるようになった
• 個人向けAmazonと同じ操作性なので、迷わず気軽に商品を選べるようになった
  
  など、事務手続きや値段、スピードにおいて、嬉しいお声が挙がっていることを白原氏よりご共有いただきました。

他大学の経理ご担当者必見！Amazonビジネスのグループ構成や日々の運用をご共有

セッションの後半では、財務部経理調達課の中出氏より、神戸大学でのアカウントグループ構造や各伝票書類の利用方法・運用浸透の工夫など、普段Amazon営業担当者にも多くの大学からご相談いただくことの多い、日々の運用の内容を細やかにご共有いただきました。

特にアカウントの構造をどう構成させるのか、各管理者の役割の持ち方、見積書・納品書・請求書を各工程でどのように使用しているかを、１問１答で中出氏にお応えいただくことで、他大学は学内運用と照らし合わせて、具体的なケースをご質問するケースが多くみられました。ぜひ、当日の発表資料をご覧ください。

参加されたお客様からの声

今回の国立大学法人鹿児島大学と、国立大学法人神戸大学の取り組みについては、学内のアカウント乱立を課題とする他の大学や、Amazonビジネスの日々の伝票処理の運用改善を検討される経理ご担当者の関心も高く、セッション中・セッション後にも多くのご質問やご感想をいただきました。

• 本学はAmazonビジネス導入前のため、大学内での導入に向けたフローを聞くことができ、大変参考になりました。
• 振込件数が70件から1件になったということで、業務効率化という点では導入のメリットが大きいと思います。本学でもぜひ検討したいと思います。
• アカウントの統合など、事前の準備を十分にされた結果が現在の導入に至っているということが非常によく理解できました。
• 導入効果のアンケート等、グラフも交えながらの説明で大変参考になりました。
• 規模が大きい大学ならではの設定は大変参考になりました。
• 本学はこれから導入を検討しているところで、発注番号を使って個人Amazonと区別しているなど、参考になることが多かったです。
  

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