【イベントレポート】システムを活用したペーパーレス化と購買コスト削減を実現 -学校法人阪南大学

システムを用いた電子帳簿保存法対応

株式会社NBソリューション 藤川氏より改正電子帳簿保存法とペーパーレス化についてご説明がありました。

電子帳簿保存法への対応が求められる中で、「どのような対応が必要なのか」「いかに効率よく対応を進めていくか」お話しがあり、また予算管理WebシステムDr.Budgetのご紹介がありました。Dr.Budgetは電子取引の電子データ保存やスキャナ保存制度に対応しており、ペーパーレス化と電子帳簿保存法対応の両方を推進できるシステムです。

年間2万件以上の伝票処理をペーパーレス化

学校法人阪南大学財務課 鹿目氏より、同校でのペーパーレス化についてお話がありました。

「以前までは年間2万件以上の伝票を手書きで作成し、それぞれに捺印を実施。それにより伝票起案から財務処理までに非常に時間がかかっていました。また、手作業による作成ミスや、紙の伝票をファイリングしていくことにも負担がありました。
そこで、Dr.Budget導入により紙の伝票および伝票捺印を（一部を除き）廃止し、基本的にはシステム上での伝票チェックに移行しました。加えて、Dr.Budgetと会計システムを連携させることで、伝票作成から支払い処理のプロセスが大幅に効率化され、同時にデータが会計システムにおいて自動仕訳されるので、決算業務にかかる時間削減も実現できました。」

当初は従来業務が変わることに対する反対の声も一部あったようですが、ペーパーレス化により改善される項目を関係部署に丁寧に説明することで、運用開始後は混乱なく進んでいったとのお話でした。

Amazonビジネス導入で購買コストを950万円削減

学校法人阪南大学施設課 井上氏よりAmazonビジネスを用いた購買コスト削減についてお話しがありました。

「Amazonビジネス利用開始前は各部署よりDr.Budgetを通じて起案される調達伝票をもとに、施設課が複数サプライヤーにて金額比較の上、購入を実施していました。しかしながら、調達にかかる時間が施設課の担当者の業務スピードに依存してしまうことや、当時はAmazonがそのサプライヤーとして含まれておらず、「Amazonの方が安いのに…」という現場からの不満の声もありました。
昨年よりDr.BudgetとAmazonビジネスを連携して利用開始し、伝票起案から商品発注、支払までの業務改善に取り組んだところ、これらの問題は解決でき、施設課の発注業務にかかる時間も大幅に削減できました。利用者からも、商品が届くのが早いと非常に好評です。
また、従来よりもAmazonビジネスの方が安い商品が多く、徐々にその利用頻度も増加。その結果、Amazonビジネス導入前年と比較し約950万円の購買コスト削減ができました。」

続いて、Amazonビジネス事業本部 文教営業部 小嶋より、Amazonビジネスの最新機能（注文単位請求書/見積書 再ダウンロード）について紹介しました。
機能詳細については、以下のページをご参照ください。

注文単位請求書について詳しくみる >

最後のパートでは、NBソリューションから新機能であるパンチイン連携を用いたAmazonビジネスとDr.Budget連携デモンストレーションがありました。パンチイン連携は、お客様がAmazonビジネスから直接購買を開始し、連携システムにカートを送信して、発注書の作成・照合を行えるようにするものです。

パンチインについて詳しくみる >