Amazon Business Exchange 2022

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企業の経営や購買に携わる方々が、知見を高め、業務改革・改善を実現していくためのビジネスカンファレンス"Amazon Business Exchange2022"を開催します。各界のビジネスリーダーから、戦略とその戦略を実現するための障壁の乗り越え方を直接聞いてみませんか?

注文単位での請求書発行の設定方法と注意点

注文単位での請求書発行の設定方法と注意点

Amazonビジネスの請求書払い※において、注文単位請求書発行機能(以下、本機能)が2021年12月に正式リリースされました。本ブログでは本機能の説明や設定方法、ご利用時の注意点についてまとめました。 月次単位の請求書が会計プロセスに合わなかったお客様におすすめの内容です。 ※請求書払いには審査が必要です。

この記事の内容

  1. 注文単位請求書発行機能の概要

  2. 注文単位請求書の発行タイミングと送付先 
     
  3. 設定の前に:請求書設定の反映タイミングについて

  4. 設定方法
    <4-1>請求書払いの利用を開始する
    <4-2>注文単位の請求書のご利用をすぐに開始する場合
    <4-3>注文単位の請求書を次回の請求書締め日以降に利用開始する場合
    <4-4>注文単位請求書発行を選択する

  5. 支払い明細書について
    <5-1>支払い明細書作成の注意点
    <5-2>支払い明細書をお送りいただかない場合のAmazonにおける処理について

  6. よくあるご質問

1.注文単位請求書発行機能の概要

  • 注文単位で請求書がPDF形式で発行されます。
  • 1つの注文に複数商品が含まれ、出荷と出荷が10日以上空く場合には、10日ごとに1枚の請求書が発行されます。また同様のケースで出荷と出荷が請求書締め日を跨ぐ場合も請求書は分かれて発行されます。
  • 注文単位請求書のお支払い期日は、お客様が設定した締め日を基準に決定されます。前月の締め日の翌日から今月の締め日までの間に発行された注文単位請求書の支払い期日はすべて同日です。
    <例: 締め日が月末の場合>
    12/1~12/31の間に発行された全ての注文単位請求書の支払い期日は1/31です。
    ※注文単位請求書の発行にあわせてお支払いいただいても、支払い期日にまとめてお支払いいただいても構いません。
  • Amazonがお客様のお支払いを正しく請求書に充当するために、請求書番号と支払い期日を含んだ、支払い明細書を提出いただく必要があります。ご提出が難しい場合は<5-2>をご確認の上ご利用ください。

2.注文単位請求書の発行タイミングと送付先

注文単位請求書は注文に含まれる最後の商品が出荷されてから24時間以内に発行されます。発行された注文単位請求書の送付先として以下が選択可能です(複数選択可)。

  • 注文した購買依頼者
  • グループの管理者
  • グループの会計担当者

3.設定の前に:請求書設定の反映タイミングについて

設定の前に:請求書設定の反映タイミングについて

請求書払いの利用状況や注文単位請求書発行機能の利用開始希望日によって設定手順が異なります。上の図をご確認の上で設定へお進みください。

<4-2><4-3>に該当されるお客様は、ビジネスアカウントの設定画面から「請求書払いの設定」をクリックしてください。

請求書払いの設定

4.設定方法

<4-1>請求書払いの利用を開始する

Amazonビジネスご登録後3営業日以内に、請求書払いが利用可能なお客様の管理者Eメールアドレスあてに、「Amazonビジネスでの請求書払い」という件名のEメールが配信され、ビジネスアカウントの設定画面にもメッセージが表示されます。
ビジネスアカウントの設定画面から請求書払いを始めるには、以下の画面の「請求書払いの設定」をクリックください。

請求書払いの利用を開始する

<4-2>注文単位の請求書のご利用をすぐに開始する場合:請求書払いの設定を新たに作成します

注文単位の請求書のご利用をすぐに開始する場合

ビジネスアカウントの設定の 「請求書払いの設定]で [既存請求書設定の編集、または追加設定] の「変更する」 をクリックします。表示される画面で 「新しい請求書設定を作成する」 をクリックし、新しい請求書払いの設定を作成します。請求先住所を設定したら<4-4>にお進みください。

<4-3>注文単位の請求書を次回の請求書締め日以降に利用開始する場合:既存の請求書払いの設定を編集します

注文単位の請求書を次回の請求書締め日以降に利用開始する場合

ビジネスアカウントの設定の [請求書払いの設定] で [既存請求書設定の編集、または追加設定] の「変更する」 をクリックします。表示される請求書設定の一覧にある任意の設定の右側にある [アクション] ドロップダウンで 「設定を編集」 をクリックしてください。請求書設定の詳細画面で [請求書発行形式の設定] 内の 「編集する」 をクリックしたら<4-4>へお進みください。

<4-4>注文単位請求書発行を選択する

注文単位請求書発行を選択する

請求書発行形式の設定画面で「注文ごとに請求書を発行」を選択し、ご希望の締め日を選択して「保存」をクリックしてください。

PDF請求書の送付先画面

PDF請求書の送付先を選択してください。
※複数選択が可能です。上記メールアドレスに加えて、選択した人にPDF請求書が発行のたびに送付されます。

以上で設定は完了です。

5.支払い明細書について


Amazonがお客様のお支払いを正しく請求書に充当するために、請求書番号と支払い期日を含んだ、支払い明細書を提出いただく必要があります。作成手順は以下です。

  1. 請求書に記載の請求書番号をすべてお控えください。
  2. 支払い明細書のテンプレートへ、お客様名、送金日、請求書番号、金額を入力ください。
  3. 入金予定日の3日前までにメールで〈jp-ar-businessworkbench@email.amazon.com〉までお送りください。その際、メール件名にはお客様番号をご記載ください。

<5-1>支払い明細書作成の注意点

  • Amazonでは支払い明細書を自動処理しているため必ず所定のフォーマットに沿って作成をお願いします。正しく作成されていない場合には支払いがご希望通りの請求書に充当されない可能性がありますのでご注意ください。
  • 必ずExcel形式で作成いただき、1セルに1データとなるようご記入ください。
  • 必ずExcel形式で、1回の支払い入金に対して1つの明細書データをご提出ください。
    (例えば同日の支払いでも、支払元の口座が異なる場合は、1支払いにつき1枚の支払い明細書を1つのメールに添付していただく必要があります。例えば5回に分かれる場合は、5通のメールを送付いただく必要があります。 )
  • ビジネスアカウントの管理者もしくは会計担当者のEメールアドレスから送付してください。
  • 以下の例のように同じ請求書番号が複数行に含まれていたり、税込・税抜など複数の金額列が含まれていたりするとうまく自動処理ができません。
支払い明細書作成の注意点

<5-2>支払い明細書をお送りいただかない場合のAmazonにおける処理について

 

Amazonは請求総額とお客様からの振り込み総額を突合しているため、請求書ごとの未払いが確認できません。
お支払明細書をお送りいただかない場合は、発行日が古い請求書ならびに請求額が大きい請求額から順に消込処理をいたします。そのためお客様のご希望どおりの請求書の消込が行われなくなる可能性がありますので予めご了承ください。

 

<5-3>支払い明細書の作成には購買データが便利です

請求書番号と支払い金額を簡単に表にするには購買データの出荷レポートや注文履歴レポートが便利です。

›› 詳しくはこちら


また、Amazonビジネスの受領記録機能を使うことで、商品と検収情報を紐付けることが可能になります。記録した受領情報は購買データの注文履歴レポートで参照できます。
›› 受領記録機能についてはこちら

よくあるご質問

Q:すでにAmazonビジネスを請求書払いで利用しています。月中に月次の請求書から注文単位請求書に変更した場合、請求書はどのように発行されますか?

A:次の請求書の締め日までは変更前の設定が有効です。月中に注文単位請求書に設定を変更されても変更前の月次請求書が一度発行されるまでは設定変更は反映されません。

<例: 締め日月末で、12/25に月次請求書から注文単位請求書へ変更した場合>
12月月末まで:12/1~12/31の間に出荷された注文に対して1枚の月次請求書が発行※
1月以降:1/1以降に出荷された注文に対して注文単位請求書が発行

Q:注文単位請求書の場合の返品はどうなりますか?

A:注文単位請求書をご利用の場合は返品ごとにクレジットメモ(マイナス請求書)が発行されます。クレジットメモは商品の返品処理が完了してから24時間以内に発行され、PDF請求書の受信者に送付されます。クレジットメモは当該注文に対する請求書が未払いの場合は、自動的に相殺されます。支払い済みの場合は、相殺されませんのでクレジットメモ番号と相殺を希望する請求書番号を記載の上、 jp-ar-businessworkbench@email.amazon.comまでご連絡ください。詳しくはこちらをご確認ください。

Q:大学全体としてAmazonビジネスの導入を検討したいがどのような運用が可能か相談したい。

A:ぜひお問合せください。右記の例をはじめとして大学での様々なご利用形態を網羅した導入事例資料を準備しています。
購買フローや規定についてヒアリングの上、最適な導入方法を提案いたします。「お問い合わせ」からお気軽にご相談ください。

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