Amazonビジネスから始まる大学のDX ――滋賀県立大学と早稲田大学の活用事例と、東北大学のDX事例を紹介

公立大学法人滋賀県立大学 全教員の75％が利用し、物品の立替払いが半減

滋賀県立大学は、彦根市に4学部13学科が学ぶキャンパスを構える公立大学です。「キャンパスは琵琶湖。テキストは人間。」をモットーに、「地域に根ざし、地域に学び、地域に貢献する」大学として地域とのつながりを重視。実習調査船を使って琵琶湖の水質や生物相の調査を行うなど、実践的な教育・研究に力を入れています。

同大学は、教職員が研究や業務に必要な物品の購入にあたり、すべて事前承認を必要としています。納品・検品後の支払いとなり、請求書は必須です。やむを得ない場合の立替払いは発生しますが、コンプライアンスの観点から厳しく運用しています。

この事前承認プロセスにおける執行協議が、教員側にも事務方にも負担になっていました。中嶋氏は、「執行協議にかかる案件は思いの外多く、協議になると業務量が増えます。協議の判断基準が微妙にぶれることがあり、以前通ったものが通らなかったりするケースも見られました」と振り返ります。この労力を削減するために立替払いをゆるめてしまうと、事務方が検品に忙殺されることになり現実的ではありません。

この状況を打開するため、教員側からAmazonビジネスを導入してほしいという声が多数上がるようになりました。中嶋氏自身も導入したいという希望があり、事務方で本格的な検討を開始。2021年9月にAmazonビジネスが注文単位で請求書を発行できる仕様を搭載したことで採用を決定しました。承認フローの整備やマニュアル作成を実施し、運用を開始したのは2022年4月です。

Amazonビジネスを導入した結果、立替経費精算は25％減少しました。「教員は学会参加費などがあるため、立替払いが完全になくなることはありません。物品購入に絞れば50％削減できています。事務方にとっても、注文情報機能を利用して購買管理が行えるため、検品効率が大幅に向上しました」（中嶋氏）。

この購買管理プロセスですが、Amazonビジネス導入前に少し工夫して伝えるようにしました。「購買管理」というと、発注者が「管理される」と感じられてしまうケースが出てくると想定し、「ボタンを押すだけで承認に進める仕組みですよ」と仕事が楽になることをアピールしたのです。その結果、導入は多くの賛同を得ることができました。コスト削減も加速し、法人割引や数量割引で調達コストは5～15％削減。支払事務の負担は減り、支払手数料も削減できました。

登録は希望制とし、現時点で75％以上の教員がAmazonビジネスに参加済み。すべての登録者がすでに購買を行っています。キャンパスは1か所のため、配達された物品を一旦文書集配センターで受け取って検品し、1日2回の定期便で各学部事務室へ運搬する流れとしています。

今後は、2025年度に実施予定の財務会計システムの更新に合わせて、Amazonビジネスと連携した経理事務の電子決裁と完全ペーパレス運用を目指します。

国立大学法人東北大学 Amazonビジネス立ち上げ時からのユーザーが、大学DXでやっていること

Amazonビジネスが日本でサービスを開始したのは、2017年9月にさかのぼります。東北大学は、その直後に全学利用を開始しました。藤本氏は、「細かくは覚えていませんが、少なくとも2017年度中には始めています。みんな面倒くさがりで、少しでも楽をしようとするのですよ。新しいものに飛びつく文化ですね」と話します。

その東北大学は、2024年10月の改正国立大学法人法の施行をもって、正式に国際卓越研究大学に認定される見込みです。教員と職員はどちらも新しい取り組みに積極的で、デジタルでもさまざまな改革に取り組んでいます。Amazonビジネスを先駆者として活用している大学は、どんなDXをやっているのでしょうか。今回のイベントで藤本氏は、同大学のDXについて語ってくれました。

藤本氏が推進するDXは、コロナ禍で一気に進むことになりました。「3つのフリー」として印鑑フリー、働き場所フリー、窓口フリーに邁進することになったのです。

印鑑フリーでは、電子文書保存と電子署名を可能にするプロセスおよびツールの整備をはじめ、申請業務のデジタル化に取り組みました。それに伴い、ノーコード・ローコードツールを活用しています。働き場所フリーでは、オンライン会議ツールの導入などでテレワーク環境を整備しています。

そして窓口フリーでは、学生が窓口に来なくてもほぼすべての手続をオンラインで行えるようにするという目標を掲げています。国立大学法人として初となるAIチャットボットを2021年に本格稼働させ、学生からの質問にAIが答える仕組みを作り上げました。大学院入試手続きをすべてオンラインで完結できるようにしたことも、窓口フリーの一貫です。

これらの取り組みの中で、AIを随所に活用していることも特色のひとつです。契約審査にAIレビューサービスを導入したケースでは、法務関連業務を年間1000時間削減。AIナレーターの導入で会議／講演資料の動画化を進めています。現在は、汎用の生成AIを導入し、活用促進のための研修を実施するなど、さまざまな施策を展開中です。

さらに、コロナ前から継続的に取り組んでいる経営の見える化も大きく進展しています。2019年に各種KPIの算出根拠を明確化して共通の指標を作り、ダッシュボードとして可視化することに成功。その後、この仕組みをベースに、データはフルクラウドで構築した次世代経営戦略データベース上で管理するようにし、高品質なデータ分析ツールを導入してよりビジュアルなダッシュボード上に表現できるようにしました。現在は、人事の高度化にも取り組み、「才能を埋もれさせない教職協働の実現」を目指した取り組みを進めています。

なお、同大学では、こうした取り組みを加速させるために、「情報系職員」を新たに定義しました。以前は事務系、技術系の2系統でしたが、情報系職員たちは、事務－技術融合型の新たな役割を持って業務を進めています。それと同時に、組織編成も見直し従来の係制度を廃止し、新たにプロジェクト単位で動くフラットなユニット制を採用しています。

藤本氏は、「来年には、各部局から集めた資料を読み込み、資料を作るという大変な業務があります。人が欲しいのですが、大学の内部情報に詳しく、ライティングスキルのある人材を発見するのは難しいでしょうし、育てる時間もありません。というわけで、AIにやらせてしまおうと考えています（笑）。大変だから楽にしたい。これがDXです」と話してくれました。

第2部のスタートにあたり、Amazonビジネス事業本部 事業本部長 石橋 憲人氏より来場者の皆様にご挨拶させていただきました。

Amazonビジネスの導入や利用拡大に関して個別に社員に相談

会場では、特定のニーズのあるお客様に向けて、個別相談を受け付ける場も設けました。このブースでは、Amazonビジネスのスペシャリストがお客様の悩みに直接対応し、アドバイスを行っています。